О пользе обратной связи в планировании. Часть 1
Те из вас, кто решили использовать наработки моих постов «Организуйте свою жизнь»,
Часть 1.
Часть 2.
Часть 3.
Часть 4.
на последнем этапе - планировании задач нижнего уровня, могут столкнуться с проблемами, которые способны привести к потере запала, демотивации и, в конечном итоге, прекращению работы над собой в ожидании очередной «более подходящей» программы.
В цикле постов «О пользе обратной связи» я постараюсь в краткой форме раскрыть эти проблемы и показать путь их решения через обратную связь.
При планировании нельзя недооценивать принцип обратной связи. На начальных этапах, когда нет опыта в планировании задач, сталкиваешься с кучей проблем:
1.Ошибки во временной оценке задачи;
2.Нечеткое определение задачи, отсутствие измеримых результатов;
3.Уровень собственной производительности;
4.Влияние внешних факторов;
5.Неверная разбивка цели на задачи;
6.Неверная постановка глобальной цели;
7.Психологические барьеры;
8.Неверная оценка приоритетов задачи.
Итак, потратив достаточное количество времени, мы смогли составить план на 5 лет, обозначив самые поверхностные границы своим жизненным целям. Затем конкретизировали их, составив план на ближайший год. После этого сделали максимальную конкретизацию по задачам нижнего уровня на ближайшие месяцы и соответствующим образом распланировали ближайшую неделю.
Находясь на пике энтузиазма, задачи первой недели получилось выполнить по максимуму - проведя оценку в конце недели получилось, что вы сделали 90% задач. Осталось 10% малозначимых задач нижнего приоритета. Воодушевленные результатом вы решили не документировать анализ и продолжить работу по плану.
Однако на второй неделе получилось выполнить 85% задач, на 3й неделе - 60%, на 4й - 45%. Здесь я рассматриваю пессимистичный вариант. Может быть в конкретном случае получается поддерживать планку высокой производительности. Несмотря на такой результат - это не повод для отказа от подробного анализа. По нескольким причинам:
1.Неучтенные нюансы рано или поздно выйдут наружу;
2.Опыт анализа пригодится в любой деятельности, не только в планировании - это в-первую очередь дисциплинирование своего ума.
Итак, согласно пессимистичному варианту, производительность начала падать. Это происходит в основном из-за:
1.Груза незавершенных дел, оставшихся в предыдущих недель;
2.Снижением уровня самооценки в связи с невозможностью выполнения поставленных себе задач.
Чтобы этого избежать, используем принцип обратной связи.
В этой статье коснусь ошибок во временной оценке задачи.
В конце недели смотрим на неверно оцененные задачи, начиная с тех, у которых наибольший приоритет. Например, остался следующий остаток (использую все тот же пример с «макаронной корпорацией»):
поиск в интернете вариантов оформления визитки, составление визитки, 1 час, приоритет 1 - потрачено 3 часа;
поиск будущих мероприятий по пищевой промышленности в ближайших районных центрах, 1 час, приоритет 1 - потрачено 6 часов;
Итак, причина невыполнения 1го задания - ошибка времени для оценки визиток. Получил огромный объем информации, которую не успел обработать. То есть имеется риск оценки времени на анализ информации в неизвестной отрасли.
Для второй задачи - при выполнении столкнулся с тем, что в интернете нет информации на эту тему и ее нужно искать в местных газетах. Ближайший киоск с газетами находится в соседнем городе. Имеется риск отсутствия информации в стандартных источниках и локализации ближайших источников информации.
Создаем документ, в котором описываем риски и добавляем его туда. Туда же записывается процент неточности оценки. Итак:
Риск 1. Оценка времени на анализ информации в неизвестной отрасли - 300%;
Риск 2. Отсутствие информации в стандартных источниках. Оценка локализации альтернативных источников информации - 600%
Теперь у нас есть тетрадь с временными рисками! Ее используем при дальнейшем планировании и корректируем процент риска в соответствии с новыми данными. В результате получится оптимальный вариант оценки.
To be continued...
Часть 1.
Часть 2.
Часть 3.
Часть 4.
на последнем этапе - планировании задач нижнего уровня, могут столкнуться с проблемами, которые способны привести к потере запала, демотивации и, в конечном итоге, прекращению работы над собой в ожидании очередной «более подходящей» программы.
В цикле постов «О пользе обратной связи» я постараюсь в краткой форме раскрыть эти проблемы и показать путь их решения через обратную связь.
При планировании нельзя недооценивать принцип обратной связи. На начальных этапах, когда нет опыта в планировании задач, сталкиваешься с кучей проблем:
1.Ошибки во временной оценке задачи;
2.Нечеткое определение задачи, отсутствие измеримых результатов;
3.Уровень собственной производительности;
4.Влияние внешних факторов;
5.Неверная разбивка цели на задачи;
6.Неверная постановка глобальной цели;
7.Психологические барьеры;
8.Неверная оценка приоритетов задачи.
Итак, потратив достаточное количество времени, мы смогли составить план на 5 лет, обозначив самые поверхностные границы своим жизненным целям. Затем конкретизировали их, составив план на ближайший год. После этого сделали максимальную конкретизацию по задачам нижнего уровня на ближайшие месяцы и соответствующим образом распланировали ближайшую неделю.
Находясь на пике энтузиазма, задачи первой недели получилось выполнить по максимуму - проведя оценку в конце недели получилось, что вы сделали 90% задач. Осталось 10% малозначимых задач нижнего приоритета. Воодушевленные результатом вы решили не документировать анализ и продолжить работу по плану.
Однако на второй неделе получилось выполнить 85% задач, на 3й неделе - 60%, на 4й - 45%. Здесь я рассматриваю пессимистичный вариант. Может быть в конкретном случае получается поддерживать планку высокой производительности. Несмотря на такой результат - это не повод для отказа от подробного анализа. По нескольким причинам:
1.Неучтенные нюансы рано или поздно выйдут наружу;
2.Опыт анализа пригодится в любой деятельности, не только в планировании - это в-первую очередь дисциплинирование своего ума.
Итак, согласно пессимистичному варианту, производительность начала падать. Это происходит в основном из-за:
1.Груза незавершенных дел, оставшихся в предыдущих недель;
2.Снижением уровня самооценки в связи с невозможностью выполнения поставленных себе задач.
Чтобы этого избежать, используем принцип обратной связи.
В этой статье коснусь ошибок во временной оценке задачи.
В конце недели смотрим на неверно оцененные задачи, начиная с тех, у которых наибольший приоритет. Например, остался следующий остаток (использую все тот же пример с «макаронной корпорацией»):
поиск в интернете вариантов оформления визитки, составление визитки, 1 час, приоритет 1 - потрачено 3 часа;
поиск будущих мероприятий по пищевой промышленности в ближайших районных центрах, 1 час, приоритет 1 - потрачено 6 часов;
Итак, причина невыполнения 1го задания - ошибка времени для оценки визиток. Получил огромный объем информации, которую не успел обработать. То есть имеется риск оценки времени на анализ информации в неизвестной отрасли.
Для второй задачи - при выполнении столкнулся с тем, что в интернете нет информации на эту тему и ее нужно искать в местных газетах. Ближайший киоск с газетами находится в соседнем городе. Имеется риск отсутствия информации в стандартных источниках и локализации ближайших источников информации.
Создаем документ, в котором описываем риски и добавляем его туда. Туда же записывается процент неточности оценки. Итак:
Риск 1. Оценка времени на анализ информации в неизвестной отрасли - 300%;
Риск 2. Отсутствие информации в стандартных источниках. Оценка локализации альтернативных источников информации - 600%
Теперь у нас есть тетрадь с временными рисками! Ее используем при дальнейшем планировании и корректируем процент риска в соответствии с новыми данными. В результате получится оптимальный вариант оценки.
To be continued...