Спонсор, спонсор! Ты могуч!
пингвин бобру твердил про море
про льды про мачты каравелл
бобр вяло слушал но про мачты
просил подробней рассказать
источник
Если спросить человека неопытного, кто в проектной иерархии самый главный, он ответит: руководитель проекта. Но в реальности для проекта гораздо важнее другая фигура - спонсор проекта.
Давайте разберемся кто это, и зачем он нужен.
Чтобы проект начал жить и дышать - получил бюджет, менеджера, команду, измеримые бизнес-цели и критерии их достижения, финансовое обоснование и т.д. - он должен быть подключен ко всем управленческим структурам организации. Для того, чтобы это случилось, и существует роль бизнес-спонсора проекта или, как часто говорят, спонсора.
Откуда берется спонсор проекта? Обычно это топ-менеджер компании. Он должен быть влиятелен настолько, чтобы мог решать большинство вопросов, просто подняв трубку и пару минут поболтав с таким же топ-менеджером, своим коллегой. Если спонсору для решения проблемы требуется каждый раз созывать совещание, это недостаточно влиятельный спонсор, от него больше вреда, чем пользы. Если представить компанию как иерархическую структуру, где руководитель компании имеет идентификатор N, то спонсор должен быть из слоя N-1. Спонсоры из слоев N-2 и ниже, повторюсь, бесполезны.
За что отвечает спонсор? Во-первых, за бизнес-успех проекта. Предположим, компания «Надкусанная груша» решила выпустить на рынок новый продукт - треугольный смартфон. Руководство компании в нужности этого продукта убедил директор по маркетингу. Нашли бюджет, назначили менеджера, проект пошел. Кто отвечает за то, чтобы треугольный смартфон был создан? Менеджер проекта. Кто грудью стоит за то, что этот новый смартфон будет востребован? Спонсор проекта, им вполне может быть назначен тот самый директор по маркетингу. Если смартфон будет выпущен, но рынок его проигнорирует, то именно маркетолог будет отвечать за бездарно потраченные время и деньги. Он же должен на старте и обосновать необходимость этого проекта и продукта высочайшему начальству.
Такая заинтересованность очень важна - она мотивирует спонсора и побуждает его вести себя активно в проекте, живо им интересоваться и следить за результатами.
Во-вторых, спонсор - евангелист этого проекта. Благодаря его энергии, настойчивости и убежденности в правильности выбора продукта, сначала проектная команда, а потом и вся компания убеждена - это классный выбор (а менеджер проекта ему в этом изо всех сил помогает).
В-третьих, спонсор помогает обеспечить проект всем необходимым - людьми, оборудованием, бюджетом. Соответственно, он же контролирует использование ресурсов проекта.
В-четвертых, спонсор помогает менеджеру устранять административные барьеры. Административные барьеры, как мы знаем, могут появляться на пути проекта не только из-за недоброжелателей, но и просто потому, что таков уровень бюрократии в этой компании. Согласование договоров с подрядчиками по полгода, бесконечные тендеры, требования безопасников и юристов, сложное до абсурда подписание документов - все это может убить творческую составляющую проекта еще на старте. И тут опять нужен спонсор с его волшебным арсеналом - телефоном, грозным басом и мощным пинком.
В-пятых, спонсор - это защитник и покровитель проекта. Ах, сколько влиятельных врагов будет у треугольного смартфона - один только круглый смартфон, детищеИТ-директора, чего стоит. )) Ах, как энергично будут враги бороться против клевого треугольного смартфона. Поэтому и нужен спонсор - защищать проект от недоброжелателей.
Пожалуй, это основные задачи спонсора.
Возникает разумный вопрос: если спонсору так нужен результат, может ли спонсором быть заказчик? В общем случае - нет. Дело в том, что заказчику плевать на вышеописанные процессы, кроме, быть может, связанных с определением бизнес-контекста проекта. Заказчик хочет однажды проснуться и взять с прикроватной тумбочки работающий треугольный смартфон, ему внутрипроектные дрязги не нужны и не интересны. А спонсору придется ими заниматься. Поэтому, далеко не всегда спонсор и заказчик - один и тот же человек.
Пример: заказчиком может быть руководитель бизнес-подразделения, а спонсором - директор по развитию. Но если проект внутренний, то бывает, что роль заказчика и спонсора выполняет один человек.
Как связаны менеджер проекта и спонсор? Менеджер проекта, очевидно, очень сильно зависит от спонсора. Основная задача менеджера в отношениях со спонсором - держать его в курсе все важных событий. Если менеджер не сообщил спонсору о риске или проблеме, спонсор не сможет помочь их победить. Для того, чтобы спонсор имел основания для принятия решений и адекватных действий, в арсенале менеджера есть простые инструменты: встречи, письма, звонки, отчеты.
Но возникает одна проблема: откуда вообще спонсор должен знать, как быть спонсором, и уметь им быть? Менеджеру проектов хорошо - для него написали кучу книжек и тренингов, даже создали целый ГОСТ (там, кстати, спонсора называют куратором) . А кто позаботился о спонсоре? Где найти книжку «Как стать клевым спонсором»? Ну, на своих тренингах я этот вопрос обязательно освещаю, это понятно. )) Но спонсоров-то гораздо больше!
Именно поэтому менеджер проекта обязан помогать спонсору быть хорошим спонсором, ненавязчиво показывая, что именно тому надо делать, когда и зачем. Для этого, скажу еще раз, менеджер должен поддерживать непрерывный контакт со спонсором.
Но и этого мало. Менеджер проекта должен не только помогать спонсору. Он должен и принимать помощь спонсора. Сами подумайте, спонсор - человек занятой. Проект для него - важная, но не основная задача. В то же время, спонсор - это чрезвычайно эффективный, мощный инструмент. Надо уметь им пользоваться, нельзя пренебрегать его помощью.
Какие ошибки в управлении проектами связаны со cпонсорами и каковы их последствия?
-В вашем проекте нет спонсора. Жаль, но, скорее всего, проект обречен.
-В вашем проекте есть спонсор, но он недостаточно влиятелен (иногда назначают спонсором кого-то из «руководителей среднего звена»). Жаль, но, скорее всего, проект обречен.
-Менеджер проекта вовремя не сообщает спонсору о проблемах в проекте. В критический момент спонсор ничем не сможет вам помочь. Мало того, что проект будет под ударом (это плохо, но не трагично), так еще и спонсора вы выставите дураком, недобрым людям на потеху. И, поверьте, он не забудет, не простит.
Молодые и неопытные менеджеры считают, что успех проекта чуть ли не целиком зависит от них. Это не так. Успех проекта, как и сам факт его существования, очень, очень, очень сильно зависит от того, насколько хорош и влиятелен спонсор проекта.
У вас ведь всегда в проекте есть спонсор? )