Непридуманные истории об управлении проектами. История первая: договор Ариадны
Менеджер проектов Леша Шрудкин сидел на своем рабочем месте и никого не трогал. Не то чтобы состояние «никого не трогать» было для Леши любимым и естественным. Совсем нет, был он человеком активным, общительным и энергичным, и у коллег заслужил репутацию оптимиста. Но сегодня был особенный день, какой в жизни обитателей московских офисов случается от силы два-три раза в год. День этот называется первым днем после отпуска, и даже мазохисту со стажем не придет в голову отметить его в календаре красным цветом.
Каких-то двадцать часов назад Леша лежал на пляже далекой солнечной страны, покусывал соломинку, стараясь растянуть удовольствие от ледяного мохито, и лениво наблюдал за гарцующими вдоль береговой линии девушками в бикини. Сейчас же было совершенно ясно, что все это происходило не с Лешей, а с кем-то другим, потому что за окнами был октябрь, Москва натянула вместо неба кусок грязного брезента, и опыт подсказывал, что снимет она его не раньше апреля.
Как это ни банально, но из пучины послеотпускной депрессии Лешу вывел телефонный звонок. Звонил Олегыч, руководитель проектного офиса.
- С возвращением! - с неуместной в такой день бодростью сказал Олегыч, - как настроение?
- Спасибо, все чудесно, снова на службе, готовлюсь решать стратегические задачи родного банка.
- Ну и замечательно, - сказал Олегыч, проигнорировав Лешину иронию, - Слушай, у меня для тебя задание срочное есть, чтобы ты быстрее, так сказать, обратно к нам вернулся. Мы тут новенького взяли, пока ты в морях своих плавал. Он менеджер неплохой, деловой такой, с хваткой, но в банках никогда не работал, пришел к нам из небольшой айтишной компании... Ну, сам понимаешь. Ты уж помоги ему советом, тонкости какие-нибудь, местный колорит, hints, tips and tricks...
Леша вспомнил все tricks, которые он применял в работе в последнее время, и вздрогнул.
- Ладно, расскажу, что смогу. Что у него там самое противное намечается?
- Да мы ему проект дали самый что ни на есть айтишный - систему построения отчетности внедрить. Но там сейчас сложности начнутся, не дай ему сильно буксовать.
***
Фамилия новенького была Пастухов, был он весел и румян, и сразу взял быка за рога.
- Вот, посмотри, - сказал он, быстро раскладывая перед Шрудкиным страницы распечатанного плана проекта, - я уже со всеми поговорил, команду утвердил, бюджет у правления банка получил, управляющий комитет собрал...
Леша взглянул на план и ткнул пальцем в одну строку:
- Что это?
- Где? Это? Это мы должны много доработок сделать, программеры и аналитики нужны, своих ресурсов пока нет. Привлечем аутсорсинг, я знаю отличную команду, официальный партнер Оракла. Они и для ВТБ, и для Сбера, и еще для кучи банков такое делали, отзывы клиентов завтра обещали выслать, а к концу недели можно будет договор подписывать - и вперед! Если хорошо поработаем, к Новому году уже первый этап сдадим!
Шрудкин почувствовал себя злодеем, который вот-вот расскажет маленькому мальчику, что Деда Мороза не существует.
- Меня тут начальство попросило тебя в курс дела ввести, чтобы тебе легче в нашем банке работалось. До трюков и уловок мы еще дойдем, а пока я тебе расскажу, как у нас устроен процесс подписания договоров с подрядчиками. В общем, слушай и постарайся не перебивать - тебе по этому процессу работать. В крупных компаниях, тем более в банках, нельзя нанять какого угодно подрядчика на проект. Потому что в таких компаниях всегда есть документ, который называется «Закупочная политика». А в нем сказано, что все проекты стоимостью, скажем, больше 500 тысяч рублей требуют проведения тендера. Это означает, что для начала нужно подготовить RFP - Request For Proposal, по-русски это называется «запрос коммерческого предложения». Документ этот будут готовить заказчики проекта и айтишники, ты им всем только поможешь запятые правильно расставить, у них с этим не очень. Так вот, когда RFР будет готов, его надо будет...
- ... разослать компаниям-участникам?
- Нет, передать в подразделение, занимающееся тендерами. Это подразделение само решит, кому разослать RFР. А ты не вздумай в эту процедуру влезть! Иначе потом обязательно окажешься виноватым - не тем разослал, не так разослал, не имел полномочий... Впрочем, ты можешь тоже какие-нибудь компании добавить в список участников. Всем им будет разослан запрос на предоставление коммерческого предложения, они создадут команды под наш предпроект и будут писать свои предложения, постоянно нас отвлекая глупыми вопросами. За это время ты должен организовать подготовку критериев отбора предложений. Кстати, в нашем банке самый важный критерий...
- Деньги?
- Молодец, правильно. Стоимость имеет вес примерно 60% от всех параметров. Остальные параметры - качество команды, опыт выполнения подобных проектов, рекомендации, - имеют куда меньший вес. Да, и не забудь организовать хотя бы парочку референс-визитов. Олегыч поможет, у него хорошие связи среди банкиров.
Пастухов вздохнул.
- Ну хорошо, тендер так тендер. Я хотел как можно меньше формальностей соблюсти, но раз надо - значит надо. Мы просто тогда минимум на две недели позже начнем. А то и на три со всеми этими делами.
- Не на две недели, а минимум на полтора-два месяца позже. И это в лучшем случае, без учета времени на подписание договора. В худшем - месяца на три-четыре, а то и на полгода. Ведь с первого раза коммерческие предложения никогда не проходят. Их приходится уточнять с технической точки зрения, биться на переговорах за снижение стоимости, у нас тоже специальное подразделение этим занимается. Не забудь, что все коммерческие предложения надо вскрыть в один день и час, проанализировать на соответствие RFР, служба безопасности должна проверить компанию и ее генерального директора, ну и т.д. Все это ты должен организовать, разумеется. Ну и в конце всей этой истории ты должен собрать тендерный комитет для фиксации финального решения по выбору подрядчика. Не забудь пригласить всех заинтересованных лиц - от бизнеса, от ИТ, от рисков, от маркетинга, от нас... Потом список обсудим, если хочешь.
Пастухов снова вздохнул. Он уже давно перестал улыбаться.
- Это-то понятно. Но хоть когда тендер будет завершен, мы быстро договор подпишем, как по-твоему?
Теперь уже вздохнул Шрудкин.
- А теперь слушай, как происходит согласование договора. Когда он впервые попадает к нам (потенциальные подрядчики обычно ребята активные, они сами «рыбу» готовят), то сначала надо переслать его начальнику одного из юридических управлений, чтобы он передал договор в работу своему подчиненному юристу. Произойдет это в течение двух дней по внутреннему регламенту. Юрист, который получит этот договор, прочитает его и дня через три выкатит тебе кучу замечаний. Он же перешлет его налоговикам, которые тоже сделают ряд замечаний. Молись, чтобы договор был обычным, не требовал многих часов обсуждений и десяти этапов согласований. Будь готов к тому, что тебе понадобится нашим юристам разъяснять каждую буковку в каждом слове - они-то в твоих проектных делах совсем не специалисты. И еще - наши юристы очень неохотно напрямую общаются с юристами подрядчика, только через менеджера, и не спрашивай, почему. Ну или надо их долго уламывать. То есть скорость согласования документа упадет еще из-за этого. Параллельно с юридическим и налоговым согласованием договора, начинай его согласовывать с другими ключевыми участниками. Однозначно нужны бизнес-аналитики, представители ИТ, будущие пользователи твоей системы, может, кто-то от хозяйственников... Когда все вопросы будут улажены, от всех участников получено подтверждение, что их все в тексте договора устраивает, можно начинать процедуру подписания. Сам понимаешь, скорость согласования сильно зависит от тебя. Как побегаешь, так и пообедаешь, или как там в пословице?
- И это что, еще не конец? - могильным голосом спросил Пастухов.
- Не хочу тебя расстраивать, но дальше начнется самое интересное. Понимаешь, в нашем банке внедрена система документооборота. Называется PDaRS.
- Достойное название. И что оно означает?
- А хрен его знает, не помню. Мoжет, ‘Processes, Documents and Resources Storage’? Хотя, вряд ли. История умалчивает, ниточка теряется в начале двухтысячных, то есть в средневековье практически. Не важно. В общем, все документы, в том числе и договоры, проходят через эту систему и в ней хранятся. Подписываются они тоже в PDaRS. Но прежде чем запустить процедуру подписания, надо завести заказ в SAP. Это нужно, чтобы финансовые службы знали, что с бюджетом все в порядке. Так вот, просишь специального человека завести твой заказ в SAP. Потом заполняешь карточку договора в нашей чудо-системе...
Леша развернул свой ноутбук так, чтобы был виден экран, и стал показывать:
- Смотри, тут добавляешь тех, кто будет подписывать договор. Обязательно добавь директора по ИТ, ведь проект предполагает закупку ИТ-ресурсов. Ну и еще кого сочтешь нужным. Вопрос тонкий - чем больше людей добавишь, тем медленнее будут подписывать. А кого-то система сама добавит, Олегыча, например, как владельца бюджета. Еще автоматически добавит все тех же юристов, налоговиков, бюджетников... Я тебя потом с одной девчонкой познакомлю, если найдешь к ней подход, она для тебя сама будет карточки заполнять. Ну и как ты понимаешь, бумажные копии договоров в нашем банке подписывают только самые крутые топ-менеджеры, их всего человека три, включая председателя правления. Все люди, которых ты добавил в PDaRS, нужны просто как доказательство для финальной подписи, что с договором все ОК. Без их электронной визы не появится бумажной подписанной версии.
Пастухов мрачнел все больше.
- Дальше ты нажимаешь вот эту кнопку, и - вуаля! - договор ушел на первый этап подписания. Тут тоже есть свои нюансы. ИТ-директор сам договор читать не будет, отдаст своим заместителям. Для этого он должен перенаправить им документ через систему. Проконтролируй, что он это сделал. Когда заместители подпишут, то и его подпись можно требовать. Также не забывай контролировать, что все остальные участники взяли документ в работу.
- Подожди-подожди, перебил Пастухов, - но ведь к моменту размещения в PDaRS договор уже согласован по банку, все в курсе, все довольны!
- А вдруг они что-то пропустили? Мало ли. В общем, у них по регламенту на подписание есть три дня. Если ты не будешь их прессовать, три дня легко превратятся в три недели. Но это еще не все! Пока мы говорим только о первом этапе - о людях, которых ты сам добавил в число подписантов. Причем делают они это все параллельно, никто никого не держит. И только потом договор попадает к юристам. И если они найдут там какую-то пропущенную ошибку, они ее исправят, текст договора изменится, и - внимание! - он автоматически вернется на первый этап подписания.
- Зачем?!
- А вдруг новая редакция договора кого-то из ранее подписавших уже не устроит? А ведь измениться могла какая-нибудь запятая... Или даже просто размер шрифта.
- Идиотизм!
- Ага. Но пока юристы не нажмут ОК, договор дальше не двинется. А вот когда нажмут, он попадет к налоговикам. Затем к финансистам, в общем, там еще примерно три остановки. И на каждой у него есть шанс вернуться на первую стадию! А потом снова пройти все остальные. И после каждого возвращения у каждого участника опять есть три дня на подписание.
На Пастухова было жалко смотреть.
- Скажи, вообще, возможно подписать договор в нашем банке? - жалобно спросил он.
Шрудкин ободряюще улыбнулся.
- Можно, конечно. Кстати, многое зависит от тебя в этот период - познакомиться со всеми участниками, пусть они узнают тебя получше, станут к тебе хорошо относиться... Тогда и сроки подписания сократятся, и исправлений будет меньше. А не сможешь - все будет очень формально. И очень долго... Ну вот, а когда все подпишут в PDaRS твой договор, ты должен его распечатать, приложить к нему лист согласования со списком всех подписавших, отнести на подпись Большому Боссу. Он подпишет бумажную копию в двух экземплярах, ты закажешь курьера и отправишь документ подрядчикам, а в PDaRS выставишь у договора статус «На подписании у поставщика». Те подпишут договор со своей стороны, вернут тебе одну копию, ты ее отсканируешь и прикрепишь к карточке договора в системе. После этого ты переведешь договор в статус «Подписан» и отправляйся на второй этаж, там в левом крыле сидит тетенька под фикусом. Тетенька сидит там целый день, но договоры принимает только с 9 до 11. Сдашь ей подписанную копию договора, она при тебе проверит, что в системе есть его скан, переведет договор в статус «Готов», ты распишешься в двух книгах, что сдал договор... И можешь начинать работы по проекту.
Пастухов молчал несколько секунд, потом тихо спросил:
- И сколько на это все обычно нужно времени?
- Если все пойдет гладко, то месяца за два-два с половиной справишься. Если у проекта много противников, то... как повезет. Только на подписание не очень большого договора в PDaRS обычно уходит месяц. Не забудь, что скоро предновогодняя лихорадка, потом каникулы, потом еще неделю после каникул люди в себя приходят. В общем, ближе к весне начнешь работы. План поправь.
- А может, тогда проще людей в штат нанять? - с надеждой спросил Пастухов.
- У нас своих нанимать еще дольше. Это надо такие пляски устроить, что и говорить скучно.
- А как-то надавить сверху, ускорить этот кошмар?
- Попробуй, но вряд ли. Проект у тебя важный, но не критичный для банка, банк годик еще вполне обойдется без твоей системы, я думаю. А раз бизнесу срочно результат не нужен, то никто активно проталкивать проект не будет. Но ты можешь попробовать, на то ты и менеджер.
Пастухов встал.
- Пойду работать. Хочу до праздников хотя бы договор подписать, он помедлил, - Спасибо тебе. И как вы в этом ужасе вообще живете-то?
- Вертимся, работаем. Знаешь ли, проектом рулить - не карасей удить.
- И это все никак изменить нельзя? Точно никак?
- Пока нельзя. Но мы с тобой обязательно что-нибудь придумаем, - улыбнулся Леша.
Пастухов вышел.
«Молодец», - подумал Шрудкин, надевая наушники. «Сразу не сломался, значит толк будет, побольше бы нам таких. Надо будет ему в следующий раз что-нибудь позитивное рассказать».
Он включил плейер и начал просматривать накопившуюся за время отпуска почту.
А в наушниках играло: «Я знаю пароль, я вижу ориентир, я верю только в...»