Планируем на льдине, или Березки в тумане
Хотел бы поделиться с сообществом тремя метафорами, уместными при разговоре о планировании: о долгосрочном (на много лет вперед), среднесрочном (на неделю или месяц) и краткосрочном (на день). Итак: «туман», «берёзки» и… «льдинки». Сейчас поясню.
Вы когда-нибудь попадали в густой туман, как ёжик в знаменитом мультике? Особенность тумана в том, что вы более-менее хорошо видите предметы вблизи, плохо видите чуть дальше, и практически не видите то, что далеко. С вашими долгосрочными целями то же самое. Представьте, что у вас есть цель, реализовать которую вы хотите, ну скажем, в 2020 году. Имеет ли смысл сегодня тщательно, по дням, планировать события августа 2018 года? Вряд ли. А как насчет следующего месяца? Самое время спланировать его. Особенно ближайшую неделю. А тем более сегодняшний день.
«Туман» символизирует собой принцип о том, что детальное планирование имеет смысл на ближайшие к вам периоды времени. Чем дальше от вас, тем мыслим схематичнее, широкими мазками.
Переходя от долгосрочного планирования к средне- и краткосрочному, уместен пример из знаменитой книги Бориса Полевого «Повесть о настоящем человеке», о летчике Алексее Маресьеве, чей самолет был сбит в бою (нынче в школах читают такие книжки?). Будучи тяжело раненным, с перебитыми ногами, Маресьеву предстояло добраться до линии фронта к своим.
«Чтобы заглушить боль, которую причинял ему каждый шаг, он стал отвлекать себя, обдумывая и рассчитывая свой путь. Если делать в сутки десять-двенадцать километров, он дойдет до своих за три, самое большее - за четыре дня… Километр - это две тысячи шагов; стало быть, десять километров - двадцать тысяч шагов, а это много, если учесть, что после каждых пятисот-шестисот шагов приходится останавливаться и отдыхать... Вчера Алексей, чтобы сократить путь, намечал себе какие-то зримые ориентиры: сосну, пенек, ухаб на дороге - и к ним стремился, как к месту отдыха» (фрагмент книги)
Добравшись до пенька или березки, и отдохнув, Маресьев намечал себе следующую близлежащую цель, и двигался к ней. Так, перемещаясь небольшими отрезками, он прошел путь, казавшийся непреодолимым.
Суть этой иллюстрации такова: далекая цель пугает неизвестностью, трудностями, сомнениями. Но всегда можно наметить ближайшую «березку» - видимую, осязаемую, простую. И к ней идти. По сути, речь идет всё о том же «нарезании слона на бифштексы». Не пытайтесь охватить все подробности и детали на пути к конечной цели (помните про «туман»), но наметьте несколько базовых этапов, четко сформулировав, чего Вы хотите добиться на каждом этапе, и к какому сроку. Если до цели 5 лет, выпишите 5 «березок» на каждый год. Если до цели год - по одной «березке» на месяц или квартал. Еще лучше, если «березки» привязаны не к дате, а к естественным стадиям проекта. Пример - покупка квартиры по ипотеке. Возможные промежуточные этапы (они же «контрольные точки», они же «верстовые столбы», они же «березки»): 1) выбор банка-кредитора, 2) выбор риэлтера, 3) выбор объекта недвижимости - квартиры, 4)оформление сделки купли-продажи, 5) оформление прописки, 6) новоселье
Выбрав «ближайшую березку», точно также разбейте на отрезки путь к ней (среднесрочное планирование). Так, довольно быстро Вы сформулируете ближайшую цель, на достижение которой требуется неделя-другая. И тут уже можно переходить к краткосрочному планированию (эта тема больше подойдет для работающих мам и пап, чей рабочий день еще поддается рационализации и планированию :) ).
Многие планируют свой день, набивая его планами и делами «под завязку». Такой план, если записать его в ежедневнике или Outlookе, похож на реку, по которой впритык друг к другу плывут дела-льдинки. Если какая-то льдинка начинает расти (дело потребовало больше времени, чем вы изначально запланировали), или если внезапно потребовалось вставить незапланированное дело («вставить» дополнительную льдинку»), остальные льдинки или раскрошатся (вы просто не выполните намеченное), или они «уплывут» туда, где кончается день, и вот вы уже сидите за недовыполненными делами допоздна, жертвуя сном и отдыхом.
А если между льдинками оставить промежутки? Тогда если какая-нибудь льдинка «вырастет» или «вклинится», остальные просто немного сдвинутся, не вызвав неприятных последствий. Из этого следует, что между планируемыми делами в течение дня стоит оставлять «пустые» промежутки (до 25% всего планируемого времени!), которые вы используете как буфер, «на всякий случай».
Итого:
- долгосрочное планирование: формулируйте и анализируйте долгосрочные цели (их может быть много!) и планируйте действия по их достижению (указывайте конкретные промежуточные шаги-«березки»)
- среднесрочное планирование: если ближайшая березка все еще «не видна в тумане», снова разбивайте путь к ней на промежуточные шаги, и начинайте двигаться к ближайшей, уже обозримой «березке».
- краткосрочное планирование (день) - оставляйте до 25% времени «запаса», чтобы оставить промежутки для ваших дел-льдинок.