Как я #vovremya создала свой идеальный ежедневник
Эта статья стала моим ответом на вызов, брошенный участникам проекта #vovremya.
Я загорелась идеей создать удобный и подходящий именно для меня инструмент планирования. Дело в том, что я фрилансер. Работаю журналистом, помимо этого развиваю еще два интернет-проекта. Мое расписание не отличается постоянством. Порой приходится вставать в 4 утра по Владивостоку, чтобы послушать вебинар московского тренера, а в другой день сплю до обеда.
Это накладывает свой отпечаток на мою схему планирования дел. Естественно, стандартные ежедневники, рассчитанные на рабочий день с 9 до 18 мне не подходят. Поэтому, я воспользовалась своим любимым принципом «хочешь того, чего у тебя нет, сделай это сама».
Стратегическая картонка
Термин я позаимствовала у Сергея Храмова, идеолога проекта #vovremya. Это действительно твердая картонка, на которой я записываю стратегические цели. Так они всегда у меня перед глазами и не дают мне в ежедневной рутине забыть о главном.
Общий план на месяц
Табличка с 30 ячейками, дает общее представление о событиях месяца. Благодаря такой табличке я не забываю про дни рождения, дедлайны, платежи.
Недельный планер
Это табличка, в которую я вписываю важные дела, про которые никак нельзя забыть.
Бланки ежедневного планирования
Идея этого бланка принадлежит Дмитрию Литваку и подробно изложена в его блоге. На мой взгляд, это один из самых совершенных инструментов дневного планирования, по крайней, мере из тех, с которыми я сталкивалась.
Итак, рассмотрим пример бланка с размеченными областями:
1. В эту табличку я вписываю дела, которые привязаны к конкретному часу. Что-то занимает несколько часов, а что-то - минуту, как телефонный звонок. Но если задача начинается строго в 15.00, то ее - сюда.
2. Колонка для указания точного времени начала задачи.
3. Карта времени дня, аналог диаграммы Ганта. Это просто невероятно удобный инструмент планирования. В строку я пишу дело дня, и в клеточке соответствующего часа отмечаю, когда его нужно будет сделать. Колоссальным удобством является то, что вам не нужно впихивать новую задачу на 11 часов между 10.30 и 11.30. Я пишу ее в самый низ списка, а в клеточке времени рисую кружок. Все, сканируя слева направо карту дня прекрасно видно, что и когда запланировано. И по барабану, где оно записано. Кстати, хвостики перед кружочками означают, что необходимо время на дорогу или перед встречей на всякий случай стоит позвонить и уточнить, точно ли она состоится. Это позволяет мне не забывать про время на дорогу.
4. За что люблю свой бумажный органайзер - так это за возможность переноса задач. Попробуйте повторить этот трюк на листе классического формата. Сама задача на месте, изменилось только время.
5. Область списка дел. Сюда пишется то, что не имеет временной привязки. Можно группировать по разным признакам, например удобно иметь в одной группе телефонные звонки, или объединять по территориальной принадлежности: «Офис», «Банк», «Почта», «Фирма АБС» и так далее.
6. Область произвольных заметок.
7. А вот это - дневной чек-лист. Содержит девять стабильных задач-элементов, выполнение которых отмечается галочкой. Например, «Выполнено задание Марафона», «Заполнен отчет дня» и другие вещи, которые, например, я хочу ввести в привычку. «Упражнения для лица», «утренние страницы», «медитация 10 мин» и так далее. Вошло в привычку - меняю бланк, только и делов.
Отчет за день
На оборотной стороне бланка ежедневного планирования я разместила форму с вопросами, которые помогают мне оценить качество прожитого дня. Этой технике я научилась на Марафоне взаимной осознанности, который проходил в январе. Вот вопросы, которые я задаю себе каждый вечер перед сном:
Что я сделала для своей мечты?
Главное достижение дня. Этот вопрос помогает мне оценить, действительно ли я днем концентрировалась на важном, или потратила время на текучку.
ЧМУ (что можно было бы улучшить) - я анализирую свои ошибки, и эффективность в целом. Как говорится, не бойтесь совершать ошибки, бойтесь совершать их дважды.
Инсайт дня - то, что меня поразило. Это может быть мысль, книга, человек, событие, в общем все, что делает мою жизнь ярче и осмысленнее.
Вывод дня. Здесь я оцениваю весь прожитый день с позиции эффективности и позитивных эмоций. Отмечаю, на что стоит сделать упор в будущем, а на что можно не уделять столько внимания.
ПроПоПну (проверить-похвалить-пнуть)
Это изобретение тоже досталось мне на Марафоне взаимной осознанности.
Табличка ПоПроПну состоит из двух частей - колонки с делами или привычками, которые мне бы хотелось выполнять ежедневно, и календарика. В клеточках дней я галочками отмечаю факт сделанного дела. В идеале, за месяц должно получиться 30 галочек и тогда меня ждет поощрение. Если галочек меньше - то я себя наказываю. В то же время табличка ПоПроПну позволяет вовремя отследить динамику движения к цели. Если я больше двух раз пропускаю намеченное дело, то это повод задуматься, а в правильном ли направлении я иду? Может мне стоит снизить нагрузку или пересмотреть приоритеты? А может это не моя цель и я хочу другого? В общем, повод еще раз оценить важность результата и необходимые ресурсы, скорректировать план и действовать дальше.
Идейник
Идейник - это раздел ежедневника с чистыми страницами, куда я записываю родившиеся мысли, синопсисы статей, заметки. В последнее время помимо записей в нем стали появляться скетчи. Книга Майка Роуди «Визуальные заметки» буквально открыла мне глаза на то, что мысли можно не только записывать, но и зарисовывать. Мне очень нравится, как сам процесс, так и прикольные схематичные картинки, в которых потом намного проще разобраться чем в обычных записях.
Дополнительные разделы:
Страницы для записей
Это аналог блокнота, куда я заношу информацию после телефонных разговоров, деловых встреч и т.п.
Архив
С собой я ношу малый вариант ежедневника - стратегическую картонку, месячный план на текущий период, недельный план, листы ежедневника в количестве 7 штук, 2-3 листа идейника и 2-3 листа для записей.
Остальное, как и листы за прошедшие недели, хранится в архиве. Это вторая тетрадь на кольцах, куда по воскресеньям перекочевывают исписанные листы.
Вместо эпилога. Шесть советов, с чего начать создание своего идеального ежедневника
1. Выберите удобный носитель. Пусть это будет блокнот, который вам действительно нравится. Для себя я выбрала тетрадь на кольцах в жесткой обложке. В ней легко менять листы, и формат А5 мне подошел идеально. Вы можете порадовать себя стильным Moleskine или создать свой блокнот самостоятельно, благо мастер-классов по переплетному делу и декору обложек в сети предостаточно.
2. Проанализируйте, какие провалы в общении со временем существуют в вашей жизни. Может вам не хватает фокуса на стратегически важных целях, или вы в ежедневной суете забываете покупать продукты и звонить маме. Выпишите все эти пункты в отдельный список, и переходите к совету № 3.
3. Подумайте, чем вам не подошли прошлые ежедневники, чего вам в них не хватало. Мне, например, вечно не хватало места для заметок и списков, а еще конвертика для мелочей. К середине года все мои ежедневники раздувались до невероятных объемов из-за обилия вложенных в них, приколотых и приклеенных бумажек. Теперь все эти «нужности» я храню в архиве.
4. Полистайте существующие ежедневники, некоторые шаблоны в них очень хороши. Это не значит, что их стоит в точности копировать, но например строчки «Зачистить хвосты» или «Первый рабочий час» могут сильно продвинуть вас к вашим целям.
5. Выпишите, какие инструменты планирования вы используете, а какие изобретения гуру таймменеджмента только думаете внедрить. И создайте на их основе свои странички для записей. Верстать их можно в любом редакторе, а самым ленивым посоветую поискать шаблоны в сети.
6. Распечатайте свои странички на принтере или в типографии, сшейте и ваш идеальный ежедневник готов!
http://interesno.co/myself/37defe2b3424