GTD & App
А ещё мне прислали инвайт из kin.today -- это такой календарь-агрегатор в духе sunrise, выкупленного и убитого закрытого Microsoft. Что дает мне повод немного порассуждать о продуктивности, Getting Things Done и отсутствии идеальных приложений для этого.
Проблема, как мне кажется, в том, что множества функции предусмотренных GTD, предоставляемых приложением и потребных пользователю может и пересекаются, но точно не совпадают. Какие функции нужны, чтобы на самом деле "разобраться с делами"?
Входящие / средство для фиксации идей. Характерные представители: электронная почта, записная книжка, Evernote.
Источник получения разнообразной несортированной информации и задач, а также отстойник, куда сбрасываются пришедшие в голову мысли, чтобы держать её свободной от рутины. Проблема в том, что "входящие" редко ограничиваются почтой и собственной головой, к этому часто добавляются задачи, поставленные по телефону или устно, полученные в разнообразных мессенджерах или соцсетях и т.д.
Иногда скорость обработки входящих сообщений настолько важна, что GTD-система на самом деле строится вокруг "входящих". Это CRM-системы, где входящее сообщение сразу привязывается к карточке клиента на основе почтового адреса или номера телефона. Это helpdesk-системы, где предусмотрена быстрая переадресация и эскалация сообщений и т.д.
Второй функцией является обработка списков задач. Характерные представители: todoist, wunderlist.
В зависимости от задач, потребность в данной функции может варьироваться от обычных TODO-списков, минуя простые системы управления проектами вроде канбана и заканчивая весьма изощренными средствами.
Управление проектами, кстати, это третья функция. Характерные представители: Trello, Microsoft Project.
Четверой функцией является календарь. Характерные представители: Google Calendar, Sunrise, Kin.
Если человек постоянно общается с разными людьми, функция календаря в приложении становятся критически важной, важнее всех остальных. Соответственно, какое-нибудь навороченное средство фиксации идей вроде Evernote ему уже не подходит.
Пятой функцией является управление справочной информацией. Характерные представители: тысячи их.
Раньше (а частично и сейчас) моей проблемой являлось то, что я пытался использовать GTD-приложения как средства управления информацией. Для чего они, разумеется, не подходят, потому что система GTD сфокусирована на действиях. Вроде очевидная мысль, но до меня долго доходила.
А информацию можно хранить много где, хотя разнообразность средств хранения и управления представляет собой проблему, т.к. приводит к фрагментации информации. Для книг есть Calibre, для видео Plex, для аудио iTunes, для фото Picasa. Стуктурированную текстовую персональную информацию можно хранить в персональной вики, неструктурированную в какой-нибудь десктопной системе полнотекстового поиска типа "Архивариус 3000" или Unity Dash. Ссылки -- в системах отложенного чтения (Pocket). И так далее.
Наконец, шестой функций является возможность автоматизации процессов и интеграции с другими приложениями/сервисами.
Это на самом деле очень важно, потому что часто общая схема процессов в приложении не вполне удовлетворяет workflow конкретного человека. В результате люди годами жду, когда разработчики добавят необходимый функционал (обычно довольно простой) в приложение, которое их по остальным параметрам устраивает. Кроме того, в ходе постоянной работы над личной продуктивностью "бизнес-процессы" имеют тенденцию видоизменяться, а не имея возможности "скриптинга", человек становится привязанным к схеме разработчиков.
С учетом вышесказанного, думаю, не удивительно, что идеальных GTD-приложений нет, есть локальные максимумы. За исключением, конечно же, emacs, но у него свои особенности.
Из таких более-менее удачных локальных максимумов можно назвать omnifocus под iOS и NirvanaHQ для всех остальных. Да и для яблочников, пожалуй, тоже. По крайней мере нирваной с удовольствием пользуются люди, использующие GTD по 5-10 лет. Премиум функции там платные, но составить представление о том, что из себя представляет "референсное GTD-приложение", можно и так. Из недостатков: нет API/автоматизации/интеграции (даже с Google Calendar или Trello), разработка идёт очень неспешными темпами.
Проблема, как мне кажется, в том, что множества функции предусмотренных GTD, предоставляемых приложением и потребных пользователю может и пересекаются, но точно не совпадают. Какие функции нужны, чтобы на самом деле "разобраться с делами"?
Входящие / средство для фиксации идей. Характерные представители: электронная почта, записная книжка, Evernote.
Источник получения разнообразной несортированной информации и задач, а также отстойник, куда сбрасываются пришедшие в голову мысли, чтобы держать её свободной от рутины. Проблема в том, что "входящие" редко ограничиваются почтой и собственной головой, к этому часто добавляются задачи, поставленные по телефону или устно, полученные в разнообразных мессенджерах или соцсетях и т.д.
Иногда скорость обработки входящих сообщений настолько важна, что GTD-система на самом деле строится вокруг "входящих". Это CRM-системы, где входящее сообщение сразу привязывается к карточке клиента на основе почтового адреса или номера телефона. Это helpdesk-системы, где предусмотрена быстрая переадресация и эскалация сообщений и т.д.
Второй функцией является обработка списков задач. Характерные представители: todoist, wunderlist.
В зависимости от задач, потребность в данной функции может варьироваться от обычных TODO-списков, минуя простые системы управления проектами вроде канбана и заканчивая весьма изощренными средствами.
Управление проектами, кстати, это третья функция. Характерные представители: Trello, Microsoft Project.
Четверой функцией является календарь. Характерные представители: Google Calendar, Sunrise, Kin.
Если человек постоянно общается с разными людьми, функция календаря в приложении становятся критически важной, важнее всех остальных. Соответственно, какое-нибудь навороченное средство фиксации идей вроде Evernote ему уже не подходит.
Пятой функцией является управление справочной информацией. Характерные представители: тысячи их.
Раньше (а частично и сейчас) моей проблемой являлось то, что я пытался использовать GTD-приложения как средства управления информацией. Для чего они, разумеется, не подходят, потому что система GTD сфокусирована на действиях. Вроде очевидная мысль, но до меня долго доходила.
А информацию можно хранить много где, хотя разнообразность средств хранения и управления представляет собой проблему, т.к. приводит к фрагментации информации. Для книг есть Calibre, для видео Plex, для аудио iTunes, для фото Picasa. Стуктурированную текстовую персональную информацию можно хранить в персональной вики, неструктурированную в какой-нибудь десктопной системе полнотекстового поиска типа "Архивариус 3000" или Unity Dash. Ссылки -- в системах отложенного чтения (Pocket). И так далее.
Наконец, шестой функций является возможность автоматизации процессов и интеграции с другими приложениями/сервисами.
Это на самом деле очень важно, потому что часто общая схема процессов в приложении не вполне удовлетворяет workflow конкретного человека. В результате люди годами жду, когда разработчики добавят необходимый функционал (обычно довольно простой) в приложение, которое их по остальным параметрам устраивает. Кроме того, в ходе постоянной работы над личной продуктивностью "бизнес-процессы" имеют тенденцию видоизменяться, а не имея возможности "скриптинга", человек становится привязанным к схеме разработчиков.
С учетом вышесказанного, думаю, не удивительно, что идеальных GTD-приложений нет, есть локальные максимумы. За исключением, конечно же, emacs, но у него свои особенности.
Из таких более-менее удачных локальных максимумов можно назвать omnifocus под iOS и NirvanaHQ для всех остальных. Да и для яблочников, пожалуй, тоже. По крайней мере нирваной с удовольствием пользуются люди, использующие GTD по 5-10 лет. Премиум функции там платные, но составить представление о том, что из себя представляет "референсное GTD-приложение", можно и так. Из недостатков: нет API/автоматизации/интеграции (даже с Google Calendar или Trello), разработка идёт очень неспешными темпами.