Как я успеваю
Не так давно моя френдесса задала мне вопрос: «Как вы планируете свои дела и как успеваете? Дел много, расстановка приоритетов, конечно, спасает, но не всегда.
Тоже решила сделать об этом отдельный пост.
КАК Я УСПЕВАЮ
Ты ничего не успеваешь? Ни на что не хватает времени? Специальное предложение! Планета Венера: 1 сутки - 2803 часа!
Тайм-менеджмент - одно из «больных мест» для множества людей. И если попытаться здесь сформулировать общие правила, то первое, видимо, будет таким.
Правило первое: «Никогда не стремитесь успевать ВСЁ».
По аналогии с известной фразой «Как стать неудачником? Есть только один рецепт: пытайтесь понравиться всем».
Поэтому сразу скажу, что я не успеваю всё и не стремлюсь к этому. Подобное отношение позволяет не заставлять себя «садиться на несколько стульев сразу», особенно если сидение на каждом стуле требует отдельной сосредоточенности. Но об этом подробнее будет чуть ниже.
Правило второе: «В очередь, сукины дети! В очередь!»
Супруг часто цитирует шуточную задачу: как съесть слона. Ответ - по частям. И если вы чувствуете, что у вас «куча дел», эту кучу желательно распределить по ранжиру. Или как опять же муж смеется иногда - «по рангу и жиру». Одна часть - «если не сделать к сроку, будет реальный песец», вторая - «желательно бы сделать в течение недели/месяца/года», и третья - «это в принципе хорошо бы сделать, но по большому счету сроки не поджимают». Здесь самое сложное - распределение. Как в анекдоте про человека, у которого была очень нервная работа - сортировка картошки. Потому что, например, можно отнести какое-то дело в категорию срочных, а оно на самом деле не очень срочное, или есть что-то срочнее: и наоборот.
Кстати, не забывайте планировать и отдых: это тоже дело важное. Иногда бывает просто необходимо то ли посреди дел «полежать на диване и почитать книжку», то ли отвести целый день на какие-то приятные дела. Сходить на выставку или в театр, покататься на велосипеде или прогуляться пешком, поиграть в игры, пообщаться с друзьями - по желанию и возможности. Это тоже важно: в первую очередь в целях элементарной рекреации и «выгуливания внутреннего Ребенка».
И если уж вспоминать теорию Эрика Берна про три внутренние субличности (Ребенка, Родителя, Взрослого), то ведущая субличность в таком ранжировании - это Взрослый. Именно он оценивает с точки зрения логики (а не «так надо (с)»), в каком порядке лично вы будете располагать дела.
Правило третье: «Александр Македонский - герой, но зачем же стулья ломать?»
Не стоит садиться на два стула сразу, если стулья на это не рассчитаны. Хотя это совсем не значит, что нельзя делать сразу несколько дел: можно, если лично ваш подход к делам это позволяет.
Например, можно одновременно варить суп и писать статью. Только при этом суп варится в скороварке под давлением и при всем желании не выкипит и не убежит. Но если для кого-то варка супа - это постоянное нахождение у плиты, снятие пены шумовкой и так далее - этот «стул» к какому-то другому подставлять сложно. Точно так же сложно одновременно сочетать, допустим, поклейку обоев и написание годовой декларации, если во время поклейки вы можете так устать, что все цифры в декларации перепутаются. Особенно если вы не профессионально искушены в ее составлении.
То есть для реализации этого правила нужно знать свои собственные потребности и возможности - как конкретно вы осуществляете то или иное дело, какой у вас темп работы в той или иной области, и что лично вы можете сочетать, а что не можете. Я вот, например, всегда удивляюсь, как люди могут одновременно вести машину и говорить по телефону. А супруг еще удивляется, как я могу одновременно вести машину и слушать музыку. (Кстати, сейчас я это делаю все реже: обстановка на дорогах такая, что не расслабишься).
Правило четвертое: «На шею не давите - не люблю».
Иными словами - если вы уже выстроили дела «по рангу и жиру» и выяснили для себя, что вы можете делать одновременно, а что нет - не ешьте себя поедом за то, что, делая одно дело, вы не делаете какое-то еще, которое лично вы не можете сочетать с другими. Вот, например, если у меня отведен день на хозяйство и всякие бытовые дела, я не буду страдать из-за того, что у меня висит статья: и пусть висит, к ней я приступлю завтра, сроки позволяют, а во время уборки заниматься писучкой я не могу (но могу обдумывать какие-то моменты, это совершенно делу не мешает). Или если у меня в планах в какой-то день стоит написание статей, работа с ЖЖ, почтой и прочие писучие дела - значит, в этот день я не буду, скажем, разбирать кухонные шкафы, и когда я во время обеда загляну в эти шкафы и увижу, что они требуют разборки - я не буду прессинговать себя за то, что «такая ты сякая, до сих пор это не разобрала». Если эта уборка стоит в планах - ок, шкафы будут разобраны в назначенный день. Внутренний Родитель говорит себе «хорошо!» и затыкается.
Правило пятое. «Если на голову внезапно упадет мешок с деньгами - это все равно поначалу неприятно».
Любой форс-мажор. Как правило, это дела, требующие немедленной реализации. Под них приходится корректировать планы. Допустим, если в какой-то день мы с супругом запланировали вместе работать над статьей, а ему позвонил клиент и попросил принять его именно в тот самый день - упс, работа со статьей подвинется на денек, а планы с этого денька (если они завязаны только на меня) я перенесу на день приема. Или, например, другие ситуации: если срочно надо куда-то ехать, или кто-то заболел, или еще какие-то дела, которые по объективным причинам были не учтены в списке «по ранжиру». Они просто вызывают очередную корректировку планов, и это не трагедия. Да, здесь необходима еще и определенная гибкость и подвижность: далеко не всё упирается в умение «четко следовать планам», иногда надо еще уметь их менять.
Правило шестое. «Совсем незаменимых людей у нас нет».
Это, наверное, касается только тех, кто живет и работает вместе: но раз уж спрашивали, как что-то успеваю именно я - то я об этом тоже напишу. Часто принято делить какие-то дела, особенно домашние, на мужские и женские. Хрестоматийный пример - муж и жена пришли с работы, он на диван с газетой, она на кухню: потому что кухня - это женское дело! Или, например, надо съездить в магазин, привезти продуктов на неделю, а муж заболел или на работе, и все сидят без продуктов: потому что водить машину - не женское дело, и таскать тяжелые сумки из машины - тоже не женское!
А на самом деле одно из свойств, помогающих сделать вдвоем много больше, чем в одиночку - взаимозаменяемость . Например, даже если жене тяжело поднять сумки из машины сразу - в случае форс-мажора (болезнь или занятость супруга) это вполне можно сделать поэтапно: несколькими ходками. Точно так же, если жена устала, заболела или занята какими-то другими делами, муж вполне может приготовить поесть, и т.п. Например, в нашей семье единственное, что я не могу сделать за супруга - это вести прием в одиночку. А он вместо меня не может писать в тот же ЖЖ (просто потому, что пока с этой системой не знаком, но если прижмет - познакомится). И соответственно, как я успеваю - а просто нас двое. И пока я, допустим, пишу статью, муж может сходить встретить ребенка с курсов, поставить готовиться какую-то еду, съездить в банк, посмотреть какие-то рабочие материалы (и потом мне пересказать), и так далее. Многие вопросы решаются по принципу «Делает тот, кто свободен, а если оба заняты - то ничего страшного, если что-то можно сделать позже; если нельзя - то тот, кто занят меньше, откладывает свои дела». И здесь опять основным ранжировщиком выступает Взрослый, а не Родитель.
Правило седьмое: «Сам себя не похвалишь - ходишь как оплеванный».
Иногда удобно писать для ориентировки примерный список дел на день - чтобы что-то не забыть. В психотерапевтически сложных случаях, когда внешний (да и внутренний) Родитель зудит «да ты бездельник, ты ничего не делаешь и поэтому ничего не успеваешь» бывает полезно писать список уже сделанных дел за день: чтобы самому увидеть, какой объем работы удалось провернуть. Причем записывать все дела, даже мелкие и вроде бы по мнению Родителя незначащие: полил цветы, выгулял собаку, сварил суп… Вообще некоторый учет здесь полезен: чтобы примерно представлять, как и на что у вас уходит время. Но опять же: без перегибов. Иногда бывает очень нужно просто полчаса посидеть в тишине и, допустим, пораскладывать пасьянс. Или подремать, почитать, пообщаться с друзьями и так далее.
И гораздо результативнее хвалить себя за достижения (в частности - что вы что-то сегодня сделали, успели), чем ругать за промахи (что вы чего-то не успели). Особенно если у вас за день было напланировано столько, что с учетом лично вашего темпа работы распределить бы это дня на три.
Правило восьмое: «Если вам нужно съесть лягушку, подумайте - не проще ли сначала ее приготовить».
Если вначале мы говорили про слонов, то к концу вспомню про так называемых «лягушек» - то есть про неприятные дела. В расхожих теориях тайм-менеджмента встречается такая рекомендация: мол, начинайте ваш день с того, что непременно съедайте одну лягушку (то есть делайте дело, которое вам неприятно, но которое сделать нужно). Иными словами - с утра выпил, весь день свободен ))) Я предпочитаю подходить к этому вопросу не с позиции «неприятного процесса», а с позиции «возможно приятного результата». Мне нужно сделать некое дело: какой результат оно принесет? Если положительный - то с опорой на этот результат дело будет делаться гораздо приятнее: так же, как есть сырую холодную скользкую лягушку - это фуу, а вот грамотно приготовленные лягушачьи лапки с подходящим соусом - это уже вполне съедобное блюдо, пусть и на любителя. Не хочется мне готовить годовую декларацию - но зато как хорошо будет, когда мы сдадим ее в срок и на нас не повесят штрафы! И еще прекрасно будет, если я не буду тянуть с этим до границы дедлайна и мне не придется решать эти вопросы в последнюю ночь с выпученными глазами и неправильно. Не хочется мне делать уборку - зато как хорошо будет, когда в доме будет убрано (опять же - без перегибов) и веселее будет писать статью. Не хочется кому-то звонить - а почему не хочется? Я его боюсь? А почему? Или не знаю, что сказать? Тогда зачем звонить? А если знаю и боюсь запутаться? Тогда предварительный план разговора можно набросать на бумажке. И так далее, и тому подобное. То есть, приступая к неприятному для вас делу, нелишне задуматься, чем это дело для вас неприятное, к какому результату оно приведет, и нужен ли этот результат лично вам, а не кому-то другому.
(Супруг здесь добавил - еще важно понимать, чем отличается стимул от мотива :) )
Бывает, кстати, так, что что-то делать не просто не хочется, а физически, допустим. нет сил. Тогда можно озадачиться тем, как эти силы восстановить и потом приступить к делам. Поэтому опять же - не забывайте про отдых. Кстати, правило девятое - «Иногда лучше день потерять, а потом за пять минут долететь!»
***
То есть по сути все упирается в то, что если у человека есть адекватно работающий внутренний Взрослый (логика, анализ, умение взвешивать) - то человек будет прекрасно всё успевать. То есть, пардон, конечно, успевать не всё, а распределять дела по важности и делать их в тех сочетаниях и в том темпе, в которых ему комфортно.
Тоже решила сделать об этом отдельный пост.
КАК Я УСПЕВАЮ
Ты ничего не успеваешь? Ни на что не хватает времени? Специальное предложение! Планета Венера: 1 сутки - 2803 часа!
Тайм-менеджмент - одно из «больных мест» для множества людей. И если попытаться здесь сформулировать общие правила, то первое, видимо, будет таким.
Правило первое: «Никогда не стремитесь успевать ВСЁ».
По аналогии с известной фразой «Как стать неудачником? Есть только один рецепт: пытайтесь понравиться всем».
Поэтому сразу скажу, что я не успеваю всё и не стремлюсь к этому. Подобное отношение позволяет не заставлять себя «садиться на несколько стульев сразу», особенно если сидение на каждом стуле требует отдельной сосредоточенности. Но об этом подробнее будет чуть ниже.
Правило второе: «В очередь, сукины дети! В очередь!»
Супруг часто цитирует шуточную задачу: как съесть слона. Ответ - по частям. И если вы чувствуете, что у вас «куча дел», эту кучу желательно распределить по ранжиру. Или как опять же муж смеется иногда - «по рангу и жиру». Одна часть - «если не сделать к сроку, будет реальный песец», вторая - «желательно бы сделать в течение недели/месяца/года», и третья - «это в принципе хорошо бы сделать, но по большому счету сроки не поджимают». Здесь самое сложное - распределение. Как в анекдоте про человека, у которого была очень нервная работа - сортировка картошки. Потому что, например, можно отнести какое-то дело в категорию срочных, а оно на самом деле не очень срочное, или есть что-то срочнее: и наоборот.
Кстати, не забывайте планировать и отдых: это тоже дело важное. Иногда бывает просто необходимо то ли посреди дел «полежать на диване и почитать книжку», то ли отвести целый день на какие-то приятные дела. Сходить на выставку или в театр, покататься на велосипеде или прогуляться пешком, поиграть в игры, пообщаться с друзьями - по желанию и возможности. Это тоже важно: в первую очередь в целях элементарной рекреации и «выгуливания внутреннего Ребенка».
И если уж вспоминать теорию Эрика Берна про три внутренние субличности (Ребенка, Родителя, Взрослого), то ведущая субличность в таком ранжировании - это Взрослый. Именно он оценивает с точки зрения логики (а не «так надо (с)»), в каком порядке лично вы будете располагать дела.
Правило третье: «Александр Македонский - герой, но зачем же стулья ломать?»
Не стоит садиться на два стула сразу, если стулья на это не рассчитаны. Хотя это совсем не значит, что нельзя делать сразу несколько дел: можно, если лично ваш подход к делам это позволяет.
Например, можно одновременно варить суп и писать статью. Только при этом суп варится в скороварке под давлением и при всем желании не выкипит и не убежит. Но если для кого-то варка супа - это постоянное нахождение у плиты, снятие пены шумовкой и так далее - этот «стул» к какому-то другому подставлять сложно. Точно так же сложно одновременно сочетать, допустим, поклейку обоев и написание годовой декларации, если во время поклейки вы можете так устать, что все цифры в декларации перепутаются. Особенно если вы не профессионально искушены в ее составлении.
То есть для реализации этого правила нужно знать свои собственные потребности и возможности - как конкретно вы осуществляете то или иное дело, какой у вас темп работы в той или иной области, и что лично вы можете сочетать, а что не можете. Я вот, например, всегда удивляюсь, как люди могут одновременно вести машину и говорить по телефону. А супруг еще удивляется, как я могу одновременно вести машину и слушать музыку. (Кстати, сейчас я это делаю все реже: обстановка на дорогах такая, что не расслабишься).
Правило четвертое: «На шею не давите - не люблю».
Иными словами - если вы уже выстроили дела «по рангу и жиру» и выяснили для себя, что вы можете делать одновременно, а что нет - не ешьте себя поедом за то, что, делая одно дело, вы не делаете какое-то еще, которое лично вы не можете сочетать с другими. Вот, например, если у меня отведен день на хозяйство и всякие бытовые дела, я не буду страдать из-за того, что у меня висит статья: и пусть висит, к ней я приступлю завтра, сроки позволяют, а во время уборки заниматься писучкой я не могу (но могу обдумывать какие-то моменты, это совершенно делу не мешает). Или если у меня в планах в какой-то день стоит написание статей, работа с ЖЖ, почтой и прочие писучие дела - значит, в этот день я не буду, скажем, разбирать кухонные шкафы, и когда я во время обеда загляну в эти шкафы и увижу, что они требуют разборки - я не буду прессинговать себя за то, что «такая ты сякая, до сих пор это не разобрала». Если эта уборка стоит в планах - ок, шкафы будут разобраны в назначенный день. Внутренний Родитель говорит себе «хорошо!» и затыкается.
Правило пятое. «Если на голову внезапно упадет мешок с деньгами - это все равно поначалу неприятно».
Любой форс-мажор. Как правило, это дела, требующие немедленной реализации. Под них приходится корректировать планы. Допустим, если в какой-то день мы с супругом запланировали вместе работать над статьей, а ему позвонил клиент и попросил принять его именно в тот самый день - упс, работа со статьей подвинется на денек, а планы с этого денька (если они завязаны только на меня) я перенесу на день приема. Или, например, другие ситуации: если срочно надо куда-то ехать, или кто-то заболел, или еще какие-то дела, которые по объективным причинам были не учтены в списке «по ранжиру». Они просто вызывают очередную корректировку планов, и это не трагедия. Да, здесь необходима еще и определенная гибкость и подвижность: далеко не всё упирается в умение «четко следовать планам», иногда надо еще уметь их менять.
Правило шестое. «Совсем незаменимых людей у нас нет».
Это, наверное, касается только тех, кто живет и работает вместе: но раз уж спрашивали, как что-то успеваю именно я - то я об этом тоже напишу. Часто принято делить какие-то дела, особенно домашние, на мужские и женские. Хрестоматийный пример - муж и жена пришли с работы, он на диван с газетой, она на кухню: потому что кухня - это женское дело! Или, например, надо съездить в магазин, привезти продуктов на неделю, а муж заболел или на работе, и все сидят без продуктов: потому что водить машину - не женское дело, и таскать тяжелые сумки из машины - тоже не женское!
А на самом деле одно из свойств, помогающих сделать вдвоем много больше, чем в одиночку - взаимозаменяемость . Например, даже если жене тяжело поднять сумки из машины сразу - в случае форс-мажора (болезнь или занятость супруга) это вполне можно сделать поэтапно: несколькими ходками. Точно так же, если жена устала, заболела или занята какими-то другими делами, муж вполне может приготовить поесть, и т.п. Например, в нашей семье единственное, что я не могу сделать за супруга - это вести прием в одиночку. А он вместо меня не может писать в тот же ЖЖ (просто потому, что пока с этой системой не знаком, но если прижмет - познакомится). И соответственно, как я успеваю - а просто нас двое. И пока я, допустим, пишу статью, муж может сходить встретить ребенка с курсов, поставить готовиться какую-то еду, съездить в банк, посмотреть какие-то рабочие материалы (и потом мне пересказать), и так далее. Многие вопросы решаются по принципу «Делает тот, кто свободен, а если оба заняты - то ничего страшного, если что-то можно сделать позже; если нельзя - то тот, кто занят меньше, откладывает свои дела». И здесь опять основным ранжировщиком выступает Взрослый, а не Родитель.
Правило седьмое: «Сам себя не похвалишь - ходишь как оплеванный».
Иногда удобно писать для ориентировки примерный список дел на день - чтобы что-то не забыть. В психотерапевтически сложных случаях, когда внешний (да и внутренний) Родитель зудит «да ты бездельник, ты ничего не делаешь и поэтому ничего не успеваешь» бывает полезно писать список уже сделанных дел за день: чтобы самому увидеть, какой объем работы удалось провернуть. Причем записывать все дела, даже мелкие и вроде бы по мнению Родителя незначащие: полил цветы, выгулял собаку, сварил суп… Вообще некоторый учет здесь полезен: чтобы примерно представлять, как и на что у вас уходит время. Но опять же: без перегибов. Иногда бывает очень нужно просто полчаса посидеть в тишине и, допустим, пораскладывать пасьянс. Или подремать, почитать, пообщаться с друзьями и так далее.
И гораздо результативнее хвалить себя за достижения (в частности - что вы что-то сегодня сделали, успели), чем ругать за промахи (что вы чего-то не успели). Особенно если у вас за день было напланировано столько, что с учетом лично вашего темпа работы распределить бы это дня на три.
Правило восьмое: «Если вам нужно съесть лягушку, подумайте - не проще ли сначала ее приготовить».
Если вначале мы говорили про слонов, то к концу вспомню про так называемых «лягушек» - то есть про неприятные дела. В расхожих теориях тайм-менеджмента встречается такая рекомендация: мол, начинайте ваш день с того, что непременно съедайте одну лягушку (то есть делайте дело, которое вам неприятно, но которое сделать нужно). Иными словами - с утра выпил, весь день свободен ))) Я предпочитаю подходить к этому вопросу не с позиции «неприятного процесса», а с позиции «возможно приятного результата». Мне нужно сделать некое дело: какой результат оно принесет? Если положительный - то с опорой на этот результат дело будет делаться гораздо приятнее: так же, как есть сырую холодную скользкую лягушку - это фуу, а вот грамотно приготовленные лягушачьи лапки с подходящим соусом - это уже вполне съедобное блюдо, пусть и на любителя. Не хочется мне готовить годовую декларацию - но зато как хорошо будет, когда мы сдадим ее в срок и на нас не повесят штрафы! И еще прекрасно будет, если я не буду тянуть с этим до границы дедлайна и мне не придется решать эти вопросы в последнюю ночь с выпученными глазами и неправильно. Не хочется мне делать уборку - зато как хорошо будет, когда в доме будет убрано (опять же - без перегибов) и веселее будет писать статью. Не хочется кому-то звонить - а почему не хочется? Я его боюсь? А почему? Или не знаю, что сказать? Тогда зачем звонить? А если знаю и боюсь запутаться? Тогда предварительный план разговора можно набросать на бумажке. И так далее, и тому подобное. То есть, приступая к неприятному для вас делу, нелишне задуматься, чем это дело для вас неприятное, к какому результату оно приведет, и нужен ли этот результат лично вам, а не кому-то другому.
(Супруг здесь добавил - еще важно понимать, чем отличается стимул от мотива :) )
Бывает, кстати, так, что что-то делать не просто не хочется, а физически, допустим. нет сил. Тогда можно озадачиться тем, как эти силы восстановить и потом приступить к делам. Поэтому опять же - не забывайте про отдых. Кстати, правило девятое - «Иногда лучше день потерять, а потом за пять минут долететь!»
***
То есть по сути все упирается в то, что если у человека есть адекватно работающий внутренний Взрослый (логика, анализ, умение взвешивать) - то человек будет прекрасно всё успевать. То есть, пардон, конечно, успевать не всё, а распределять дела по важности и делать их в тех сочетаниях и в том темпе, в которых ему комфортно.
- Этот пост можно обсудить в Мастер-классе - здесь (ссылка для участников, требуется авторизация)