Обзор книги Дэвида Аллена "Getting Things Done" (GTD)
В России эта книга продается под названием "Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса".
Купить книгу на Озоне | Прочитать ее на Lib.Rus.Ec | Скачать аудио (169 Мб, читает комп)
Инфографика
Нажмите, чтобы увеличить! Взято отсюда.
Краткое изложение
Книга привлекает с первых страниц тем, что она содержит очень мало "воды", которой обычно так много в подобных книгах. Сама книга не очень современная (2001 год), поэтому я старался больше концентрироваться на базовых принципах системы GTD.
Цели книги
Аллен говорит о том, что современный человек слишком перегружает свою голову, свою память. Он держит в уме грядущие встречи, домашние дела, данные обещания и многое другое. За последние годы информационная нагрузка на мозг выросла кратно. Это и порождает стресс.
Не готовы к новым вызовам и устаревшие системы организации, такие как обычные списки дел (To-Do списки).
Система Аллена призвана:
- Избавить вас от стресса
- Научить планированию и организации работы и личной жизни
- И, самое главное, высвободить ваш творческий потенциал для по-настоящему великих дел!
Человеческий мозг - сложнейший механизм, но он часто работает неэффективно. Мы постоянно прокручиваем снова и снова одни и те же мысли в голове. Это не прекратится пока мы не распланируем все эти мысли и не поставим напоминалки.
Другой пример неэффективности нашего сознания: вы вспомните о том, что вам надо купить батарейки не в магазине около стеллажа с батарейками, а почему-то на кухне, когда вы жарите яичницу.
Поэтому еще держать все в голове просто глупо.
Вертикальное и горизонтальное управление проектами
Кстати, проектами Аллен называет не только какие-то рабочие проекты, а вообще любое дело, выполнение которого требует некоторого количества действий. Например, "купить сыну велосипед" - это тоже проект, потому что, для его осуществления вам потребуется, как минимум, посмотреть в Интернете список ближайших магазинов, прикинуть сумму, которую вы готовы потратить, определиться с параметрами велосипеда (цвет и т.д..). Вот такой вот маленький, но проект.
Вертикальное планирование - это обычный вид планирования, когда вы определяете желаемый результат и цепочку действий, которые к нему приведут. Например, "Посмотреть в Интернете магазины - Зайти на сайты магазинов - Выбрать модель велосипеда - Купить онлайн". Это пример вертикального планирования.
Горизонтальное планирование - это планирование по контексту. Например, вы идете на прогулку по городу. А перед этим вы находите все дела, которые вы должны сделать из разных проектов, когда вы на прогулке. Эти дела принадлежат разным проектам, но все они должны быть сделаны в городе. Например, "купить молоко", "купить сметану", "заплатить по кредиту", "проверить почтовый ящик".
Горизонтальная фокусировка - это когда ты четко знаешь, какой следующий шаг ты должен делать в каждом из проектов. Хорошая горизонтальная фокусировка как раз и борется со стрессом.
5 фаз управления рабочим процессом по Аллену
- Собираем все, что отвлекает наше внимание
- Проясняем, что это
- Рассортировываем
- Составляем последовательность
- Из конкретных следующих действий
Очевидно, что нам необходим один контейнер, куда будут попадать все новые мысли, дела, любая новая информация. Независимо от контекста, важности. Так же очевидно, что этот контейнер должен опустошаться время от времени.
Что это за контейнер? Выбирайте:
- Пластиковая папка
- Блокнот
- Диктофон
- КПК
В самый первый раз сбор выглядит следующим образом: вначале ходим по офису, потом по дому, потом везде, где мы бываем. Заглядываем в каждый угол. Везде "лежат" какие-то забытые дела. А в самом конце - заглядываем в свою голову.
Разгребаем контейнер
После этого опустошаем контейнер.
Из контейнера дела могут попасть:
- В папку проекта (если это конкретное действие - гуд, если нет - надо разбить его на конкретные действия)
- Сами являются проектом
- В папку "Когда-нибудь" (здесь их разбивать на действия уже не надо). Например, "выучить испанский".
- В папку "Справочные материалы" по какому-то проекту. Например, меню ресторана или номер телефона. Также есть папка "Общая информация" - туда все, что не вошло в папки проектов
- Никуда - в мусор
Никогда не кладите дело обратно в контейнер!
Соблюдайте строгую очередность - по тому, как положили в контейнер. Не смотрите на приоритет!
4х-критериальная модель выбора занятия
Чтобы знать, что делать в конкретный момент, существует 4 критерия, которыми надо руководствоваться:
- Контекст (Дела требуют определенных условий. Например, дом, офис, машина, Интернет)
- Время в наличии (У вас есть только 5 минут? Значит и дело нужно небольшое)
- Энергия (Устали? В таком случае вам не стоит садиться за написание статьи - лучше полить цветы)
- Важность (Какое из действий принесет большую отдачу при прочих равных?)
- Текущие дела (Например, срочный телефонный звонок)
- Горизонтальные дела (Следующие действия по проектам)
- Круг обязанностей (Например, "исследование рынка", "быть хорошим отцом" и т.д..)
- Цели на 1-2 года
- Цели на 3-5 лет (Например, выбор университета)
- Жизненные цели (Например, выбор карьеры)
Ставьте перед проектами простые и четкие цели. Не размытые!
Пример размытой цели: "Стать хорошей компании". Пример четкой: "Поднять конверсию рекламы на 2%".
Как создать конкретные цели? Просто представьте в голове картинку полного триумфа. А теперь отметьте все основные признаки это успеха. Так вы выяснили признаки, которые можно взять в виде более конкретных целей. Получаем, например, "довольные клиенты", "больше заказов", "меньше возвратов товара".
Мозговой штурм
Далее следует мозговой штурм. Между тем, где мы сейчас, и идеальной картинкой - большая пропасть. Как ее преодолеть? Что нам мешает?
При мозговом штурме важно записывать все входящие идеи - они должны быть все время перед глазами: бумага, доска с маркером, карты памяти...
Не подвергайте идеи мозгового штурма критике, оценке. Если вы начинаете оценивать входящие идеи, то вы уходите в сторону от основных целей. Важно количество, а не качество идей. Это позволяет нам шире взглянуть на проблему.
Назначаем конкретные следующие действия
Многие проекты кажутся неподъемными, потому что, нельзя выполнить проект целиком. Его можно выполнить только выполняя одно последовательное действие за другим. Только тогда проект можно назвать хорошо спланированным, когда по всем направлениям расписано следующее конкретное действие, определено кто это должен делать и когда.
До какой глубины "расписывать" проект? До тех пор, пока он полностью не уйдет из вашей головы!
Ежедневник и "напоминалки"
В ежедневник Аллен заносит либо дела, привязанные к конкретному времени какого-то дня, либо просто привязанные к какому-то дню.
Он не верит в работоспособность такой системы, при которой человек расписывает весь день по минутам. Такая система все время будет ломаться из-за неожиданных событий или неправильной оценки требуемого времени. План на день должен быть максимально общим и гибким.
В календарь вносите только дела, жестко привязанные к дате. Не вносите туда дела, которые неплохо было бы сделать в эту дату, например.
Регулярная настройка системы
Хорошая система организации должна быть самонастраиваемой, постоянно улучшающейся.
Необходимо, например, делать регулярный обзор (и корректировку) всего списка проектов и дел. Как часто? Так часто, чтобы выкинуть эти дела из головы. Рекомендует делать его не реже 1 раза в неделю.
Несколько хитростей от Аллена
По всей книге Аллен дает небольшие советы, которые могут дополнительно повысить вашу эффективность:
- Аллен надевает костюм, чтобы "захотеть" заняться спортом. Подумайте, может быть, вам тоже начинает хотеться чего-либо только в определенных условиях
- Организуйте по-настоящему удобное рабочее место. Это себя многократно окупит в дальнейшем
- Лучше иметь индивидуальное рабочее место, чем совмещенное с коллегой или женой
- Ваша система организации должна приносить вам удовольствие. Если нет - задумайтесь, что с ней не так
- Телефонный звонок является не самым лучшим способом связи хотя бы потому, что у говорящих не будет письменной копии разговора, к которому хотелось бы вернуться или что-то уточнить. Старайтесь писать е-мейлы.
- Ни в коем случае не нарушайте систему. Нарушите 1 раз - и вы потеряете свое доверие к ней. А значит все дела снова поселятся в вашей голове!
- Используйте чек-листы для повторяющихся процедур. Например, "поездка на конференцию", "очистка компа" и т.д..
Книга написана очень качественно, не случайно она породила целое направление в планировании, которое сейчас коротко именуется "GTD".
Конечно, очень многие советы Аллена устарели технологически, но, вот удивительно, чем больше современный мир производит на свет гаджетов, софта - тем лучше работает система Аллена. Это признак качества.
Например, система напоминаний Аллена в 2001 году была ужасно громоздкой (Система из 40+ папочек по каждой на день месяца и на сами месяцы. Он занимался перекладыванием напоминаний из папочки в папочку и т.д.). Сейчас вся эта система реализуется легко и просто с/п современных программ и устройств.
Аналогично, стало очень легко настроить синхронизацию разных контейнеров - в один клик!
Моя система организации родилась с прочтением этой книги и развивается до сих пор, базируясь на многих из алленовских принципов.
Кстати, сейчас книга переиздана и, возможно, в новой версии появились какие-то изменения.
Резюме
Оценка: 10/10
Читать: Обязательно! Я прочел эту книгу 4 раза.