7 заповедей организатора мероприятий
Антон Серебряков, владелец агентства Envy Marketing, занимается организацией мероприятий уже 10 лет. У Антона в клиентах числятся Самсунг, Моторола, Мерседес, Фольксваген, Филипп Моррис, Ренессанс-кредит, Майкрософт, Кока-кола и прочая, и прочая. Его ответ на письмо, почему не работают личные связи, был очень популярен, и я попросила Антона поделиться, чему годы в event-management'e его научили. И еще добавила немного своих историй. :)
1. Будь готов, что подводят все.
Все обязательно пойдет наперекосяк. Подведут даже те, кто никогда не подводит - поставщики, субподрядчики, клиенты, начальство. Если вдруг не подвели и все идет по плану - это как раз чудо. Такое отношение позволит не переживать в чрезвычайных ситуациях - когда воспринимаешь это как норму, то и не волнуешься.
Иногда подводят из лучших побуждений или излишней старательности. Конец 90-х, крупное мероприятие для студентов из ближнего зарубежья, жестко ограниченный бюджет, подмосковный пансионат без изысков. Договорились со столовой, что в дни, когда в меню свинина, мусульманам подадут курицу. Помощница должна была на организационном собрании попросить их подойти ко мне, я бы передала в столовую, сколько порций курицы готовить.
Казалось бы просто, да? «Те, кто не ест свинину, сообщите организаторам, вам подадут курицу». Девушка вышла на сцену и очень вежливо сказала: «Пожалуйста, те, кто соблюдает диетарные ограничения по религиозным соображениям, подойдите к нам, мы учтем ваши предпочтения».
И все бы ничего, но дело было в апреле, прямо перед Пасхой. Помимо мусульман, не едящих свинину, ко мне подошли: православные, соблюдающие Великий пост - кто строгий, а кто и послабее; армяне, соблюдающие пост не так, как православные; грузины, которые тоже соблюдают пост как-то по-своему; украинские католики, которые пост вроде не очень соблюдают, но тоже хотели бы, чтобы их предпочтения учли, а также еврей из Грозного, который попросил кошерную еду.
Антон же рассказал, как очень добросовестный охранник не пустил на показ мод владельца торгово-выставочного комплекса, в котором мероприятие проходило. Владелец - известный человек, в рейтинге крупнейших бизнесменов Форбса. Но в лицо охранник его не знал, а пригласительного у него не было.
2. Доверяй, но проверяй, а также помни, записывай, оформляй договоры и держи под контролем.
Иногда люди действительно забывают, о чем вы с ними договаривались. Иногда неправильно вас понимают. Бывает, что «провалы в памяти» приводят к тому, что за пять дней до мероприятия вам выставляют счет в три раза выше. Если у вас есть документы - вам проще будет с этим разобраться.
Важно также знать, кто за что отвечает - и не просто «компания такая-то», а «Иванов Иван Иванович, зам. директора по…, телефон такой-то».
Если работаете с крупными организациями, выясняйте тонкости их внутреннего оформления бумаг. На моего знакомого чуть не завели протокол за хищение горюче-смазочных материалов. Он оформил все возможные документы на тест-драйв нового автомобиля - для журналистов. Вот только забыл оформить разрешение на бензин в баке - даже в голову не пришло, счел само собой разумеющимся. Не тут то было, охрана не дремала, на проходной его остановили, еле разрулил.
3. Знай своих субподрядчиков.
Нередко субподрядчик стоит дорого, потому что он того действительно стоит. Не придется заботиться о мелочах и нанимать дополнительный персонал, чтобы контролировали субподрядчика и качество его услуг. Особенно, если речь о кейтеринге.
Хотя, к сожалению, цена не всегда гарантия качества. В одном очень дорогом отеле на банкет выставили только половину заказанного и оплаченного заранее алкоголя. Мне пришлось чуть ли не со скандалом требовать вторую половину. Урок усвоен? Как бы не так, на следующий же день на аперитив они поставили 5 из 15 заказанных (и оплаченных!) бутылок шампанского.
4. Представь себя гостем.
Полезно провести «ролевую игру» перед мероприятием. Назначаются гости по типу приглашенных: «менеджер Вася, едет на метро», «руководитель департамента, приезжает на машине», «директор, привозит личный водитель».
Дальше «менеджер Вася» рассказывает о своем «участии» в мероприятии с момента, когда он о нем узнал. Например, «получил приглашение по электронной почте». Ага, а как вы узнаете его электронный адрес? У вас есть база? Если нет, как вы ее добудете? Может быть, удобнее связаться через социальные сети? Какие?
Если директор приезжает на машине, нужен ли пропуск на парковку? Как вы закажете и доставите этот пропуск водителю? Если машина припаркована далеко, кто проводит до входа? Что, если погода плохая?
Хорошо, все добрались, зашли внутрь. Чем они могут заняться? Пойти в интерактивную зону? А как они о ней узнают? Будут ли указатели или им расскажут и проводят?
Такие ролевые игры могут длиться 3-4 часа, поскольку в процессе выясняется масса мелких деталей, о которых никто не подумал.
Если мероприятие большое, важно иметь под рукой «скорую помощь». Антону за 10 лет работы она пригодилась всего один раз, зато глобально - состояние человека было крайне серьезным, а по московским пробкам вызванная скорая быстро бы не добралась. Лучше оплачивать дежурство «скорой», чем иметь на выходе труп.
И, кстати, не стоит рассчитывать на сознательность взрослых людей. Люди забывают, теряются, не знают, не думают о банальных вещах. У меня лично ощущение, что на обучающих мероприятиях люди возвращаются в детство.
Когда-то я помогала на семинаре для российских профессоров в Голландии. Взрослые уважаемые люди, они вели себя как дети - теряли ручки, забывали тетрадки, ссорились. Один решил покурить в неположенном месте, а когда его застукали, спрятал сигарету в рукав, прожег дорогой пиджак и целый день на всех дулся.
А недавно слышала историю, как после банкета в Сколково участник утром позвонил организаторам и сказал, что не может уехать домой, потому что у него ночью украли джинсы, и ему не в чем выйти из номера.
5. Закладывай непредвиденные расходы. И лучше имей наличные.
Есть клиенты, которые считают, что у профессионала не должно быть непредвиденных расходов, потому что профессионал должен предусмотреть все. Это не так, непредвиденные ситуации бывают всегда (см. пункт 1). А наличные деньги на месте могут решить многое.
Предусмотреть все теоретически можно - если все продублировать. Но стоить это будет, само собой, в разы дороже. Антон и его команда пишут клиентам перед мероприятием emergency list - список узких мест и путей купирования в условиях неограниченного и ограниченного бюджетов.
Например, клиент просил 850 кв.м проекционных площадей. Это очень много техники. А чем больше техники, тем больше вероятность, что она выйдет из строя. Можно было поставить проекционные спарки, по два проектора, одновременно передающих изображение на одну поверхность. Если один выйдет из строя, картинка не исчезнет, а только слегка поблекнет. Разумеется, это стоило бы дорого. Или можно было заказать несколько запасных проекторов и держать техника, который в любой момент мог бы заменить вышедший из строя. Дальше уже клиент сам выбирает вариант, исходя из своих возможностей и желаний.
6. Соблюдай хладнокровие.
Паника никак не поможет решить вопрос, а бегущий с озабоченным лицом организатор вызывает те же эмоции, что и бегущий сапер - хочется быстро-быстро за ним последовать. Антон от своих подчиненных требует быть спокойными и даже по телефону на публике говорить расслабленно.
7. Помни: «эпик фэйл» можно превратить в «эпик вин».
Особенно, если соблюдать хладнокровие и не поддаваться панике. 2006 год, открытие магазина Motorola в Москве, куча VIP приглашенных. Вице-президент не мог приехать, организовывали телеконференцию с Хьюстоном. Антон с командой за день проверили и протестировали все, специальный сервер, выделенный канал, прозвонились в Хьюстон. Вице-президент приехал на работу жутко ранним утром специально для этой конференции. Открытие, общение с журналистами и гостями... и через 5 минут звук хрипит, картинка пропадает. (Потом выяснилось, что IT-директор в Хьюстоне, которому никто ничего не сказал, пришел пораньше на работу и решил загрузить апдейты, повесив всю сеть).
Провал? Как выяснилось, нет. PR-менеджер Motorola, глыба спокойствия, вышел и сказал "Вот нам говорят - интернет-интернет. Но для бизнеса, как вы сами видите, технологии передачи голосовых данных до сих пор ненадежны. Ничего надежнее телефонов Motorola быть не может - сейчас я позвоню в Хьюстон по телефону Motorola, и вице-президент продолжит отвечать на ваши вопросы". На экран вывели фотографию вице-президента, конференция прошла на ура.
Также на эту тему: