(5) Про рабочий день
(Начало здесь: 1, 2, 3, 4.) Не прошло и года, как я вернулась к недописанной серии постов о тайм-менеджменте. Когда я написала предыдущий пост в августе прошлого года, у меня в семье случилось несчастье, я долго переживала, а потом у меня изменились приоритеты, и дописывать эти посты я больше не хотела. А сейчас поняла, что пора.
В прошлом году я рассказала про первые три шага создания личной системы тайм-менеджмента, которые предлагает Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв»: отдых, мотивация, цели. Четвёртый шаг - планирование рабочего дня.
1) План дня: основная идея - составлять план нужно обязательно. Форма этого плана и время его составления (накануне вечером или утром перед работой) могут быть любыми. Автор считает, что планировать с вечера удобнее тем, у кого работа стабильная и предсказуемая: они уже знают накануне, что им предстоит делать завтра. А планировать утром удобнее тем, у кого всё быстро меняется и приходится постоянно уточнять сегодняшние задачи. На составление плана уходит примерно десять минут раз в день, а в течение дня план может часто меняться, но все эти поправки займут пять-семь минут, не больше.
Я такие планы составляю очень редко: только если у меня очень много необычных задач на какой-то день намечено. Тогда я записываю все эти обязательные задачи в общий список, отмечаю, сколько примерно времени нужно на каждую задачу, суммирую. Если оказывается, например, что на все пункты потребуется десять часов, а у меня будет только восемь, то приходится от чего-то отказываться. В остальные дни мне подробные планы не нужны - я и так знаю, чем буду заниматься. А если хочу сделать что-то дополнительно, записываю это в верхней части страницы ежедневника - там у меня есть пустое поле как раз для всех нестандартных задач.
2) Разные виды ежедневников: с целой неделей на развороте или с одной страницей для каждого дня. Ценная мысль: завести специальную закладку для списка задач, которые не привязаны к конкретному дню. Или можно записывать задачи на небольших стикерах и наклеивать их на определённый день, а если задача не выполнена, то переклеивать потом на другой день. Я стикерами пользуюсь очень редко, только если это что-то важное и трудновыполнимое - тогда стикер мозолит мне глаза и вынуждает постоянно помнить об этой задаче. Закладки я делаю, но только для задач, которые у меня не привязаны к конкретному месяцу (потому что задачи на текущий месяц я записываю на специальной пустой страницей перед началом месяца в ежедневнике). Такая закладка может болтаться у меня в ежедневнике несколько месяцев подряд, пока все пункты не будут вычеркнуты. Но такие задачи у меня бывают не всегда, поэтому и закладки у меня то появляются (если задач много), то исчезают (если жизнь течёт стабильно).
Автор советует покупать красивые ежедневники и пользоваться разноцветными ручками. Объясняет это так: «ежедневнику вы доверяете самое дорогое и интимное - ваше время». Я для себя такими формулировками никогда не пользовалась, у меня всё просто: мне нравится писать хорошей ручкой на хорошей белой бумаге и нравится раскрашивать страницы цветными маркерами. Если бы мне сам процесс не нравился, я бы вряд ли стала вести бумажные ежедневники.
3) «Стратегическая картонка» - ещё один тип закладки. На ней автор предлагает записывать свои долгосрочные цели и мысли, которые надо обдумать и развить. Считает, что если такой список постоянно будет перед глазами, это поможет не забывать о своих целях, когда человек занят более мелкими задачами. У меня вместо этого есть специальные страницы в ежедневнике, где записаны не только долгосрочные цели, но и разные неопределённые желания, которые я пока не собираюсь осуществлять. Скажу больше: у меня в конце ежедневника есть место для отложенных задач. Там сейчас записаны дела, которые я собираюсь сделать, например, в 2024 году. А в 2037 году я собираюсь задать один вопрос одному человеку, и это тоже записано в ежедневнике. Иначе я бы давно забыла, что собиралась это спросить :-).
4) Алгоритм планирования дня. Идея в том, чтобы разбить задачи на три типа: жёсткие (привязаны к конкретному сроку), гибкие (сделать нужно, но в любое время дня), требующие времени (сделать нужно, в любое время дня, но нужно выделить довольно большой промежуток). Дальше - всё понятно: жёсткие задачи записываются в план дня на определённые часы, и сразу становится видно, сколько времени между ними остаётся. В подходящие большие промежутки вставляются задачи, требующие времени. И остаётся список гибких задач, среди которых можно цветом выделить самые срочные, чтобы начать с них. Вот и всё. Я так делаю редко - как я уже выше писала про план дня, мне это нужно только в особые дни, когда задач очень много и есть риск не успеть всё сделать.
5) Результато-ориентированные списки. Можно написать «съездить в магазин», подразумевая поездку в город за определённой вещью. И можно действительно туда съездить, что-то купить и мысленно поставить галочку: план выполнен, даже если нет нужного результата. А можно написать «купить лейку» :-). И галочка будет поставлена только после покупки лейки, а не после поездки по магазинам. Казалось бы, глупость какая-то. Мы же не идиоты, мы же понимаем даже без уточнения, что имеется в виду в нашем плане. Но я просто из любопытства решила попробовать следить за формулировками. Пересмотрела свои списки планов, подправила некоторые пункты. И заметила, что выполнять планы стало легче, когда в списке указывалось не само дело, а желаемый результат. Звучит не очень логично, но почему бы не попробовать - у меня это работает, может, и у вас будет работать :-).
6) Расстановка приоритетов: кроме «безотлагательных» задач, которые нужно выполнять в первую очередь, ещё могут быть «уточняющие» задачи - они сами по себе могут быть не срочными, но влиять на последовательность действий. Ну, например, встреча намечена на конкретное время, но известно, что её могут перенести. И прежде чем выстраивать всё дневное расписание вокруг этой встречи, имеет смысл сначала уточнить, а точно ли она состоится. Казалось бы, это очевидно - но при планировании времени иногда бывает полезно вспомнить об уточняющих задачах.
Ещё в этом разделе я встретила золотые слова: «лучше неточная оценка длительности работы, чем никакой оценки». Подпишусь всеми конечностями. Дальше говорится, что со временем точность оценок будет расти, списки задач будут становиться более реалистичными, и процент выполнения задач будет расти. Не могу не согласиться. Я, с моим подходом к планированию, обычно что наметила, то и выполняю. А если не выполняю, значит, у меня были причины передумать.
Правда, списки приоритетных задач я обычно не составляю: главную задачу дня я и так знаю, а остальные дела я всегда могу бросить ради этой задачи, чтобы сделать её вовремя. Но в некоторые дни задач бывает много, а времени мало. Тогда приходится писать список именно в порядке убывания приоритета, чтобы сначала сделать всё самое необходимое, а дальше - на что времени хватит.
7) Запас времени: оставлять запас не только на дорогу, но и на вспомогательные дела (войти, раздеться, достать нужные вещи), и на нестыковки (типа поиска нужного адреса, когда ты уже доехал до места). У меня такие мероприятия бывают очень редко, к счастью. (Раз в неделю мне нужно попадать в другой город к определённому времени, и я знаю, когда нужно выйти из дома, чтобы успеть. Приходится делать сезонные корректировки: зимой мало машин, можно доехать очень быстро; летом бывают пробки, приходится выезжать раньше.)
А дома у меня бывают жёсткие сроки только для работы. Например, у меня есть работа на два часа. Я начну её делать за 2,5 часа до срока сдачи, чтобы у меня был получасовой резерв на отдых и непредвиденные срочные вопросы. Тут некоторые удивятся: а почему я так поздно начинаю, если можно сделать всё заранее? Ответ простой: не хочу делать заранее :-). У меня принцип: «не откладывай на завтра то, что можно сделать послезавтра».
8) Нормы пунктуальности: во многих случаях опоздание на несколько минут не считается проблемой, но при этом важно, чтобы обе стороны относились к опозданиям одинаково. В некоторых случаях можно просто заранее обсудить это, чтобы не было неожиданностей. Если такой возможности нет, лучше приходить заранее. В общем, это и так понятно.
9) Избыточная информация: иногда бывает недостаточно знать адрес места, куда вы едете, и телефон человека, к которому вы едете. Нужный дом может оказаться не там, где вы его ищете, а телефон может не отвечать. Поэтому неплохо было бы заранее попросить схему проезда и резервные телефоны или адреса, чтобы можно было связаться с нужным человеком.
Мы так несколько раз попадали с отелями: бронируем утром отель на вечер и едем в ту сторону, не дождавшись подтверждения (в те времена, когда Интернет в некоторых странах найти было непросто). Приезжаем по координатам, а там или чистое поле, или запертые ворота и тёмные окна. И телефон не отвечает. А если бы занялись этим на день раньше, дождались бы подтверждения (или не дождались и нашли другое место) и спокойно ехали бы куда надо.
Продолжение следует :-).
В прошлом году я рассказала про первые три шага создания личной системы тайм-менеджмента, которые предлагает Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв»: отдых, мотивация, цели. Четвёртый шаг - планирование рабочего дня.
1) План дня: основная идея - составлять план нужно обязательно. Форма этого плана и время его составления (накануне вечером или утром перед работой) могут быть любыми. Автор считает, что планировать с вечера удобнее тем, у кого работа стабильная и предсказуемая: они уже знают накануне, что им предстоит делать завтра. А планировать утром удобнее тем, у кого всё быстро меняется и приходится постоянно уточнять сегодняшние задачи. На составление плана уходит примерно десять минут раз в день, а в течение дня план может часто меняться, но все эти поправки займут пять-семь минут, не больше.
Я такие планы составляю очень редко: только если у меня очень много необычных задач на какой-то день намечено. Тогда я записываю все эти обязательные задачи в общий список, отмечаю, сколько примерно времени нужно на каждую задачу, суммирую. Если оказывается, например, что на все пункты потребуется десять часов, а у меня будет только восемь, то приходится от чего-то отказываться. В остальные дни мне подробные планы не нужны - я и так знаю, чем буду заниматься. А если хочу сделать что-то дополнительно, записываю это в верхней части страницы ежедневника - там у меня есть пустое поле как раз для всех нестандартных задач.
2) Разные виды ежедневников: с целой неделей на развороте или с одной страницей для каждого дня. Ценная мысль: завести специальную закладку для списка задач, которые не привязаны к конкретному дню. Или можно записывать задачи на небольших стикерах и наклеивать их на определённый день, а если задача не выполнена, то переклеивать потом на другой день. Я стикерами пользуюсь очень редко, только если это что-то важное и трудновыполнимое - тогда стикер мозолит мне глаза и вынуждает постоянно помнить об этой задаче. Закладки я делаю, но только для задач, которые у меня не привязаны к конкретному месяцу (потому что задачи на текущий месяц я записываю на специальной пустой страницей перед началом месяца в ежедневнике). Такая закладка может болтаться у меня в ежедневнике несколько месяцев подряд, пока все пункты не будут вычеркнуты. Но такие задачи у меня бывают не всегда, поэтому и закладки у меня то появляются (если задач много), то исчезают (если жизнь течёт стабильно).
Автор советует покупать красивые ежедневники и пользоваться разноцветными ручками. Объясняет это так: «ежедневнику вы доверяете самое дорогое и интимное - ваше время». Я для себя такими формулировками никогда не пользовалась, у меня всё просто: мне нравится писать хорошей ручкой на хорошей белой бумаге и нравится раскрашивать страницы цветными маркерами. Если бы мне сам процесс не нравился, я бы вряд ли стала вести бумажные ежедневники.
3) «Стратегическая картонка» - ещё один тип закладки. На ней автор предлагает записывать свои долгосрочные цели и мысли, которые надо обдумать и развить. Считает, что если такой список постоянно будет перед глазами, это поможет не забывать о своих целях, когда человек занят более мелкими задачами. У меня вместо этого есть специальные страницы в ежедневнике, где записаны не только долгосрочные цели, но и разные неопределённые желания, которые я пока не собираюсь осуществлять. Скажу больше: у меня в конце ежедневника есть место для отложенных задач. Там сейчас записаны дела, которые я собираюсь сделать, например, в 2024 году. А в 2037 году я собираюсь задать один вопрос одному человеку, и это тоже записано в ежедневнике. Иначе я бы давно забыла, что собиралась это спросить :-).
4) Алгоритм планирования дня. Идея в том, чтобы разбить задачи на три типа: жёсткие (привязаны к конкретному сроку), гибкие (сделать нужно, но в любое время дня), требующие времени (сделать нужно, в любое время дня, но нужно выделить довольно большой промежуток). Дальше - всё понятно: жёсткие задачи записываются в план дня на определённые часы, и сразу становится видно, сколько времени между ними остаётся. В подходящие большие промежутки вставляются задачи, требующие времени. И остаётся список гибких задач, среди которых можно цветом выделить самые срочные, чтобы начать с них. Вот и всё. Я так делаю редко - как я уже выше писала про план дня, мне это нужно только в особые дни, когда задач очень много и есть риск не успеть всё сделать.
5) Результато-ориентированные списки. Можно написать «съездить в магазин», подразумевая поездку в город за определённой вещью. И можно действительно туда съездить, что-то купить и мысленно поставить галочку: план выполнен, даже если нет нужного результата. А можно написать «купить лейку» :-). И галочка будет поставлена только после покупки лейки, а не после поездки по магазинам. Казалось бы, глупость какая-то. Мы же не идиоты, мы же понимаем даже без уточнения, что имеется в виду в нашем плане. Но я просто из любопытства решила попробовать следить за формулировками. Пересмотрела свои списки планов, подправила некоторые пункты. И заметила, что выполнять планы стало легче, когда в списке указывалось не само дело, а желаемый результат. Звучит не очень логично, но почему бы не попробовать - у меня это работает, может, и у вас будет работать :-).
6) Расстановка приоритетов: кроме «безотлагательных» задач, которые нужно выполнять в первую очередь, ещё могут быть «уточняющие» задачи - они сами по себе могут быть не срочными, но влиять на последовательность действий. Ну, например, встреча намечена на конкретное время, но известно, что её могут перенести. И прежде чем выстраивать всё дневное расписание вокруг этой встречи, имеет смысл сначала уточнить, а точно ли она состоится. Казалось бы, это очевидно - но при планировании времени иногда бывает полезно вспомнить об уточняющих задачах.
Ещё в этом разделе я встретила золотые слова: «лучше неточная оценка длительности работы, чем никакой оценки». Подпишусь всеми конечностями. Дальше говорится, что со временем точность оценок будет расти, списки задач будут становиться более реалистичными, и процент выполнения задач будет расти. Не могу не согласиться. Я, с моим подходом к планированию, обычно что наметила, то и выполняю. А если не выполняю, значит, у меня были причины передумать.
Правда, списки приоритетных задач я обычно не составляю: главную задачу дня я и так знаю, а остальные дела я всегда могу бросить ради этой задачи, чтобы сделать её вовремя. Но в некоторые дни задач бывает много, а времени мало. Тогда приходится писать список именно в порядке убывания приоритета, чтобы сначала сделать всё самое необходимое, а дальше - на что времени хватит.
7) Запас времени: оставлять запас не только на дорогу, но и на вспомогательные дела (войти, раздеться, достать нужные вещи), и на нестыковки (типа поиска нужного адреса, когда ты уже доехал до места). У меня такие мероприятия бывают очень редко, к счастью. (Раз в неделю мне нужно попадать в другой город к определённому времени, и я знаю, когда нужно выйти из дома, чтобы успеть. Приходится делать сезонные корректировки: зимой мало машин, можно доехать очень быстро; летом бывают пробки, приходится выезжать раньше.)
А дома у меня бывают жёсткие сроки только для работы. Например, у меня есть работа на два часа. Я начну её делать за 2,5 часа до срока сдачи, чтобы у меня был получасовой резерв на отдых и непредвиденные срочные вопросы. Тут некоторые удивятся: а почему я так поздно начинаю, если можно сделать всё заранее? Ответ простой: не хочу делать заранее :-). У меня принцип: «не откладывай на завтра то, что можно сделать послезавтра».
8) Нормы пунктуальности: во многих случаях опоздание на несколько минут не считается проблемой, но при этом важно, чтобы обе стороны относились к опозданиям одинаково. В некоторых случаях можно просто заранее обсудить это, чтобы не было неожиданностей. Если такой возможности нет, лучше приходить заранее. В общем, это и так понятно.
9) Избыточная информация: иногда бывает недостаточно знать адрес места, куда вы едете, и телефон человека, к которому вы едете. Нужный дом может оказаться не там, где вы его ищете, а телефон может не отвечать. Поэтому неплохо было бы заранее попросить схему проезда и резервные телефоны или адреса, чтобы можно было связаться с нужным человеком.
Мы так несколько раз попадали с отелями: бронируем утром отель на вечер и едем в ту сторону, не дождавшись подтверждения (в те времена, когда Интернет в некоторых странах найти было непросто). Приезжаем по координатам, а там или чистое поле, или запертые ворота и тёмные окна. И телефон не отвечает. А если бы занялись этим на день раньше, дождались бы подтверждения (или не дождались и нашли другое место) и спокойно ехали бы куда надо.
Продолжение следует :-).