(6) Про то, как укладываться в сроки
(Начало здесь: 1, 2, 3, 4, 5.) Дальше Глеб Архангельский описывает пятый шаг создания личной системы ТМ: планирование, позволяющее укладываться в сроки. Я, правда, каждый раз немного удивляюсь слову «личная»: если тысячи людей делают всё так, как он предлагает, то где же тут личная система? Ну да ладно. Расскажу, о чём он пишет в этой главе. Основная идея: планировать с учётом «контекста» + разделять краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные планы + определять необходимое время даже для крупных долгосрочных задач. А ещё я узнала из этой главы новое слово - «кайрос». (Нет-нет, я и раньше кое-какие слова знала, но вот это мне не попадалось.)
1) Планирование обязательно должно быть гибким: обстоятельства быстро и неизбежно меняются, и старые планы становятся невыполнимыми. Вот тут-то нам на помощь и приходит «кайрос». Древние греки, оказывается, использовали для обозначения времени два разных слова: «хронос» - обычное время, «кайрос» - удобный момент для выполнения определённого дела.
Некоторые дела невозможно спланировать заранее, для них нужно сочетание многих факторов: оказаться в конкретном месте, рядом с конкретными людьми, в подходящем настроении и в подходящей ситуации. Эти факторы автор называет контекстами, они же кайросы. Он считает, что обычно у человека штук 5-7 таких кайросов. По сути, это просто категории задач: выполняемые в конкретном месте, выполняемые при встрече с конкретными людьми и так далее. Всё очень просто.
Я и до этой книги прекрасно знала, что есть подходящие моменты для каждого дела. У меня даже были отдельные списки дел, которые подолгу ждали удобного случая. Но мне самой почему-то не приходило в голову заводить отдельные списки именно по категориям «где», «с кем», «в каком настроении», «после выполнения каких условий». А после прочтения я немного изменила свои списки, и они стали удобнее. За что спасибо автору.
2) При создании планов по срокам важно иметь в виду вот что: эти планы не должны быть жёсткими. Вместо этого нужны продуманные правила перемещения задач между планами. Допустим, у нас есть длинный список задач на год. Перед началом новой недели мы просматриваем этот список и выбираем те задачи, которые можно выполнить в ближайшую неделю. Переносим их в недельный план. Перед началом нового дня просматриваем список задач на неделю и выбираем те, которые можно выполнить в ближайший день. Переносим их в дневной план. Вот и всё.
Дальше автор рассказывает про планирование сложных задач для больших групп людей, но мне это не нужно. Недельными списками я тоже не пользуюсь, хотя Глеб Архангельский уверяет, что они удобнее месячных. Мне больше нравятся списки задач на месяц, хотя принцип тот же: перед началом каждого месяца я просматриваю список задач на год и выбираю те, которые хочу и могу выполнить в ближайший месяц. Добавляю к ним новые текущие задачи. А потом, если в начале дня я знаю, что у меня будет свободное время, я просматриваю список задач на месяц и выбираю оттуда одну-две задачи, которые смогу сделать прямо сегодня. Или завтра. Или послезавтра.
3) Рутинные задачи: чтобы не забывать делать обязательные вещи, не привязанные к конкретным срокам, предлагается сделать себе систему напоминалок. Любого типа: календарь, таблица, что угодно. Ну, этим я и так всю жизнь пользовалась, много разных форм перепробовала, остановилась на таблицах в ежедневнике. У меня есть отдельные страницы для разных рутинных задач, мне это удобно. Например, на одной странице у меня перечислена моя домашняя живность (коты, собака, рыбы), и там отмечено, в какие месяцы что нужно делать (закупать корм, бороться с блохами и так далее; там же есть свободное место для всяких дополнительных записей: кого когда возили к ветеринару и что делали). Но я прекрасно понимаю, что это способ для маньяков-любителей, которые легко и безболезненно всё записывают.
4) Чтобы определить требуемое время на крупную задачу, нужно выбрать единицу измерения. Понятно, что не для всех задач это возможно. Переводчикам и редакторам намного проще ;-) - мы всегда можем подсчитать число слов, символов или страниц и поделить на дни или часы, которые у нас есть до срока. Остальным сложнее, но какие-то критерии всё равно можно придумать. Потом нужно оценить свою производительность. Например, если у меня есть 10 дней и нужно отредактировать 100 страниц, мне нужно делать по 10 страниц в день. Оставим пару дней на отдых и непредвиденные помехи - получится 100 страниц за 8 дней, по 12,5 страниц в день. И допустим, что тексты такого типа я редактирую со скоростью около 4 страниц в час. Значит, мне нужно работать по 3 часа в день, чтобы сдать эту работу через 10 дней.
В общем, это настолько просто, что мне даже неудобно тут писать об этом. Я в курсе, что не всякую задачу можно так примитивно распланировать, и не для всякого занятия можно оценить производительность работы. Но схема всё равно примерно такая же: посчитать, сколько часов в день нужно тратить на эту задачу, чтобы успеть к сроку. Наверное, чем сложнее задача, тем больше должен быть запас времени при такой приблизительной оценке.
В следующей главе рассказывается о приоритетах.
1) Планирование обязательно должно быть гибким: обстоятельства быстро и неизбежно меняются, и старые планы становятся невыполнимыми. Вот тут-то нам на помощь и приходит «кайрос». Древние греки, оказывается, использовали для обозначения времени два разных слова: «хронос» - обычное время, «кайрос» - удобный момент для выполнения определённого дела.
Некоторые дела невозможно спланировать заранее, для них нужно сочетание многих факторов: оказаться в конкретном месте, рядом с конкретными людьми, в подходящем настроении и в подходящей ситуации. Эти факторы автор называет контекстами, они же кайросы. Он считает, что обычно у человека штук 5-7 таких кайросов. По сути, это просто категории задач: выполняемые в конкретном месте, выполняемые при встрече с конкретными людьми и так далее. Всё очень просто.
Я и до этой книги прекрасно знала, что есть подходящие моменты для каждого дела. У меня даже были отдельные списки дел, которые подолгу ждали удобного случая. Но мне самой почему-то не приходило в голову заводить отдельные списки именно по категориям «где», «с кем», «в каком настроении», «после выполнения каких условий». А после прочтения я немного изменила свои списки, и они стали удобнее. За что спасибо автору.
2) При создании планов по срокам важно иметь в виду вот что: эти планы не должны быть жёсткими. Вместо этого нужны продуманные правила перемещения задач между планами. Допустим, у нас есть длинный список задач на год. Перед началом новой недели мы просматриваем этот список и выбираем те задачи, которые можно выполнить в ближайшую неделю. Переносим их в недельный план. Перед началом нового дня просматриваем список задач на неделю и выбираем те, которые можно выполнить в ближайший день. Переносим их в дневной план. Вот и всё.
Дальше автор рассказывает про планирование сложных задач для больших групп людей, но мне это не нужно. Недельными списками я тоже не пользуюсь, хотя Глеб Архангельский уверяет, что они удобнее месячных. Мне больше нравятся списки задач на месяц, хотя принцип тот же: перед началом каждого месяца я просматриваю список задач на год и выбираю те, которые хочу и могу выполнить в ближайший месяц. Добавляю к ним новые текущие задачи. А потом, если в начале дня я знаю, что у меня будет свободное время, я просматриваю список задач на месяц и выбираю оттуда одну-две задачи, которые смогу сделать прямо сегодня. Или завтра. Или послезавтра.
3) Рутинные задачи: чтобы не забывать делать обязательные вещи, не привязанные к конкретным срокам, предлагается сделать себе систему напоминалок. Любого типа: календарь, таблица, что угодно. Ну, этим я и так всю жизнь пользовалась, много разных форм перепробовала, остановилась на таблицах в ежедневнике. У меня есть отдельные страницы для разных рутинных задач, мне это удобно. Например, на одной странице у меня перечислена моя домашняя живность (коты, собака, рыбы), и там отмечено, в какие месяцы что нужно делать (закупать корм, бороться с блохами и так далее; там же есть свободное место для всяких дополнительных записей: кого когда возили к ветеринару и что делали). Но я прекрасно понимаю, что это способ для маньяков-любителей, которые легко и безболезненно всё записывают.
4) Чтобы определить требуемое время на крупную задачу, нужно выбрать единицу измерения. Понятно, что не для всех задач это возможно. Переводчикам и редакторам намного проще ;-) - мы всегда можем подсчитать число слов, символов или страниц и поделить на дни или часы, которые у нас есть до срока. Остальным сложнее, но какие-то критерии всё равно можно придумать. Потом нужно оценить свою производительность. Например, если у меня есть 10 дней и нужно отредактировать 100 страниц, мне нужно делать по 10 страниц в день. Оставим пару дней на отдых и непредвиденные помехи - получится 100 страниц за 8 дней, по 12,5 страниц в день. И допустим, что тексты такого типа я редактирую со скоростью около 4 страниц в час. Значит, мне нужно работать по 3 часа в день, чтобы сдать эту работу через 10 дней.
В общем, это настолько просто, что мне даже неудобно тут писать об этом. Я в курсе, что не всякую задачу можно так примитивно распланировать, и не для всякого занятия можно оценить производительность работы. Но схема всё равно примерно такая же: посчитать, сколько часов в день нужно тратить на эту задачу, чтобы успеть к сроку. Наверное, чем сложнее задача, тем больше должен быть запас времени при такой приблизительной оценке.
В следующей главе рассказывается о приоритетах.