Часть 4: Процессное управление. Кейс из практики.
Часть первая
Часть вторая
Часть третья
Четвертую часть избавлю от теории и приведу в пример конкретный кейс.
Кейс : Оформление кредитного договора и договора поручительства.
Один клиент, поставил перед нами локальную задачу - смоделировать процесс оформления кредитного договора и договора поручительства так, что бы его можно было передать низкоквалифицированному сотруднику в регион.
Так вот, выполнял у клиента эту работу, как и обычно менеджер-кредитный эксперт, который сидит в офисе в Москве и получает хорошую зарплату. Не надо напоминать, что кредитный договор дело серьезное(все вспоминаем Тинькова) и ошибок там быть не должно, но при этом процесс его заполнения достаточно прост.
Первое, что мы сделали, это попросили, что бы клиент прислал существующие документы, регламентирующие данный процесс. Получили текстовый файл, в котором неподготовленный специалист не разберется и если нет хорошего опыта работы с договорами, ошибок не избежать(извините не могу выложить некоторые документы ибо не мои и тайна). А задача стояла передать этот процесс совсем нулевому человеку, который ни одного договора в жизни не оформлял.
Любой “здравомыслящий” предприниматель такую важную функцию никогда не передаст специалисту без юридической подготовки. Но процессный подход позволяет это сделать.
Что мы сделали:
1. Смоделировали процесс.
Вот, что у нас получилось.
2. Полностью переписали регламент оформления договора, что бы избежать хоть какой то неясности в толковании документа.
3. Оптимизировали процесс
- Перевели работу с договором в облако. Теперь шаблон хранится в облаке, из него делается копия и с ней ведется работа, что позволяет работать с документом совместно, а не переправлять друг другу и путаться в версиях.
- Регламентировали выставление задачи на оформление договора, что бы формат постановки задачи исключал разночтения у Сопровожденца.
- Установили время в течении дня, в которое сопровожденец будет обрабатывать договора, что бы исключить “отвлекания”. В это время сопровожденец будет заниматься только договорами. Пока это позволяет делать ОБП Выполение заказа.
4. Провели обучение
Обучили сопровожденца до формирования навыка.
За несколько дней, на нескольких примерах, мы смогли сформировать в специалисте навык. Если первый договор она оформляла почти 2 часа и было несколько ошибок, то на третий день время сократилось до 40 минут без ошибок, что близко к плановому показателю. Внесли этот процесс в карточку компетенций сопровожденца и карту процессов.
5. Внедрили процесс
Во время обучения и стартового периода, были совместно с менеджером и сопровожденцем внесены улучшения в модель процесса и регламенты. Сейчас внедрение еще идет, так как мы еще дорабатываем процесс. Цель сократить время оформления договора до 20 минут.
Установлены плановые показатели для сопровожденца, которые занесены в его файл отчета и внесли показатели в общий KPI. На эти показатели завязана система оплаты.
Все описания процесса и прилагающиеся документы - новый регламент, шаблоны и прочее разместили на корпоративном портале в специальном разделе(до этого они у клиента хранились в разных местах в Мегаплане).
Итог:
Сейчас этот процесс обрабатывает специалист и себестоимость процесса для компании снизилась в несколько раз.
Повысилось качество и будет снижено время работы с процессом.
Кредитный эксперт освободился для более важной работы, в его работе повысился уровень специализации, что повлияет на рост производительности и качества и на мотивацию.
Окупил ли клиент внедрение процессного управления? Многократно, только за один процесс.
Приходите на наш бизнес-интенсив, еще не такому научим!
Предприниматель - не тормози!
Регистрируйся на учебное мероприятие по бизнес-процессам!
Часть вторая
Часть третья
Четвертую часть избавлю от теории и приведу в пример конкретный кейс.
Кейс : Оформление кредитного договора и договора поручительства.
Один клиент, поставил перед нами локальную задачу - смоделировать процесс оформления кредитного договора и договора поручительства так, что бы его можно было передать низкоквалифицированному сотруднику в регион.
Так вот, выполнял у клиента эту работу, как и обычно менеджер-кредитный эксперт, который сидит в офисе в Москве и получает хорошую зарплату. Не надо напоминать, что кредитный договор дело серьезное(все вспоминаем Тинькова) и ошибок там быть не должно, но при этом процесс его заполнения достаточно прост.
Первое, что мы сделали, это попросили, что бы клиент прислал существующие документы, регламентирующие данный процесс. Получили текстовый файл, в котором неподготовленный специалист не разберется и если нет хорошего опыта работы с договорами, ошибок не избежать(извините не могу выложить некоторые документы ибо не мои и тайна). А задача стояла передать этот процесс совсем нулевому человеку, который ни одного договора в жизни не оформлял.
Любой “здравомыслящий” предприниматель такую важную функцию никогда не передаст специалисту без юридической подготовки. Но процессный подход позволяет это сделать.
Что мы сделали:
1. Смоделировали процесс.
Вот, что у нас получилось.
2. Полностью переписали регламент оформления договора, что бы избежать хоть какой то неясности в толковании документа.
3. Оптимизировали процесс
- Перевели работу с договором в облако. Теперь шаблон хранится в облаке, из него делается копия и с ней ведется работа, что позволяет работать с документом совместно, а не переправлять друг другу и путаться в версиях.
- Регламентировали выставление задачи на оформление договора, что бы формат постановки задачи исключал разночтения у Сопровожденца.
- Установили время в течении дня, в которое сопровожденец будет обрабатывать договора, что бы исключить “отвлекания”. В это время сопровожденец будет заниматься только договорами. Пока это позволяет делать ОБП Выполение заказа.
4. Провели обучение
Обучили сопровожденца до формирования навыка.
За несколько дней, на нескольких примерах, мы смогли сформировать в специалисте навык. Если первый договор она оформляла почти 2 часа и было несколько ошибок, то на третий день время сократилось до 40 минут без ошибок, что близко к плановому показателю. Внесли этот процесс в карточку компетенций сопровожденца и карту процессов.
5. Внедрили процесс
Во время обучения и стартового периода, были совместно с менеджером и сопровожденцем внесены улучшения в модель процесса и регламенты. Сейчас внедрение еще идет, так как мы еще дорабатываем процесс. Цель сократить время оформления договора до 20 минут.
Установлены плановые показатели для сопровожденца, которые занесены в его файл отчета и внесли показатели в общий KPI. На эти показатели завязана система оплаты.
Все описания процесса и прилагающиеся документы - новый регламент, шаблоны и прочее разместили на корпоративном портале в специальном разделе(до этого они у клиента хранились в разных местах в Мегаплане).
Итог:
Сейчас этот процесс обрабатывает специалист и себестоимость процесса для компании снизилась в несколько раз.
Повысилось качество и будет снижено время работы с процессом.
Кредитный эксперт освободился для более важной работы, в его работе повысился уровень специализации, что повлияет на рост производительности и качества и на мотивацию.
Окупил ли клиент внедрение процессного управления? Многократно, только за один процесс.
Приходите на наш бизнес-интенсив, еще не такому научим!
Предприниматель - не тормози!
Регистрируйся на учебное мероприятие по бизнес-процессам!