Внедрение нового способа работы. Почему не работают инструкции?
Если бы провели международный конкурс "Кто больше найдет отмазок, почему этого сделать было нельзя", то россияне точно бы попали в книгу рекордов.
Но есть и еще одна потрясающая способность наших работников - умение обойти инструкцию. Руководители разработали процедуру, создали инструкцию, выпустили приказ и обязали с нынешнего дня действовать согласно этой процедуре. Думают, что уже внедрили новый способ работы. Угу... В инструкции сразу же обнаруживается тьма "дырок", которые сотрудники с удовольствием используют. И, да - виртуозно объясняют, почему нельзя было этого сделать и почему именно нам это не подходит. Руководитель наивно верит, делает исключение и -опа! - инструкция уже не работает: все откатывается назад, но в особо извращенной форме. Руководитель рвет волосы на голове, посыпает ее пеплом и депрессивно вздыхает: "Все бесполезно...".
Может быть, не все так ужасно? ))
1. Для начала, надо помнить, что новая инструкция - это новый способ работы. А любое изменение вызывает у нас сопротивление - волна возмущения и отказа работать по-новому обязательно будет. Это надо знать и быть готовым к сопротивлению.
2. Невозможно внедрить новый способ работы листочком бумаги с красивой схемой и приказом, пусть даже и с подписями всех участников. При внедрении изменений обязательно сделайте АБэВэГэДейку:
а) привлеките сотрудников еще на стадии разработки,
б) разъясните от А до Я все нюансы нового способа,
в) обучите работать по новой схеме,
г) замотивируйте работать по-новому,
д) будьте рядом первое время - тогда все получится.
Да, будьте еще готовы к тому, что новый быстрый способ работы окажется медленнее старого медленного в первое время - ведь навыка еще нет и даже самые простые действия будут вызывать сложность у исполнителя.
3. Сотрудники нашли способ обойти инструкцию? Великолепно! Скажите им "Спасибо" и предложите скорректировать инструкцию так, чтобы ее нельзя было "обойти", - автор изменения будет самым отчаянным приверженцем инструкции. Исполнитель - лучший "тестировщик" вашего труда - инструкции и надо радоваться, что он так быстро нашел пробелы. И не забывайте про "колесо Деминга" - PDCA
4. Никто не отменял еще автоматизацию - минимум, в 30% случаев однозначно можно так автоматизировать процесс, чтобы не было возможности сделать иначе или не сделать. "Пока-ека" такая, защита от дурака
Банально. Просто. Не забудьте сделать
Оригинал http://urazova.com/blog/vnedrenie-novoy-procedury-pochemu-ne-rabotayut-instrukcii/
C уважением, тренер-консультант по закупкам Наталья Уразова