Октябрь. Вторая неделя.
Проект «Полный Порядок»
Октябрь. Вторая неделя.
Вторая неделя.
Сборы в последнюю минуту
На этой неделе мы можем:
Приготовиться к отъезду и подготовить к своему отъезду офис.
Необходимое время: не более 120 минут.
Не успели вы придти на работу, как начальник сообщает, что вы едете на конференцию в другой город. Сначала думаете, что, возможно, вам закажут номер в хорошем отеле, что тема конференции может оказаться интересной… А потом у вас внутри все обрывается. А как же работа? Спецпроекты, которые без вас просто встанут? И что, интересно знать, скажут родные? Так возможность превращается в петлю, которая медленно затягивается на вашей шее. На этой неделе мы сделаем шаг назад и составим план.
Наша подготовка будет состоять из двух этапов. Первый: выясните, что нужно сделать, чтобы ни текущая работа, ни ваши проекты не остановились на время командировки. Второй: решите, что нужно предпринять на семейном фронте, чтобы командировка не вызвала проблем. Если у вас есть дети, ситуация усложняется. Но давайте разберем все по порядку.
Подготовьте офис к своему отъезду
Подготовка офиса в данном случае будет аналогична той, что вы проводили в прошлом месяце, когда собирались в отпуск. К этому времени и в картотеке, и на столе у вас должен быть порядок - так коллеги смогут найти то, что им понадобится в ваше отсутствие. Только в отпуске вам меньше хотелось бы слышать звонки с работы, а сейчас вы заинтересованы в том, чтобы быть на связи.
Если в вашем кабинете есть какая либо конфиденциальная информация, спрячьте ее от посторонних глаз в картотечный ящик или в стол. Личные документы отвезите домой.
Реджина уже не раз упоминала одно из главных правил дзен-организации: разбивайте любую задачу на отдельные этапы - и вас ждет успех. В данном случае нужно составить список дел, которыми вы занимаетесь ежедневно. Решите, какие из них могут подождать до вашего возвращения ( пометьте буквой А) и какие на время вашего отсутствия можно поручить помощнику или коллеге(буква Б).
Лучше сделать это заранее, а не в последний день: если человек, который будет вас прикрывать, никогда раньше не занимался работай, подобной вашей, ему потребуется тренировка, а вам придется побыть в роли наставника или написать подробную инструкцию.
Теперь перейдем к проектам. Для начала перечислите их и возле каждого напишите либо дату промежуточного отчета по нему, либо дедлайн. Проекты, на которые ваше отсутствие не повлияет, можно не учитывать.
Сконцентрируйтесь на тех, что потребуют внимания во время командировки. Возможно, придется задержаться на работе на пару часов, чтобы доделать кое-что до отъезда? Сможете ли вы работать в самолете (поезде и т.п.) и отеле?
Следующий шаг - выяснить, какую информацию взять с собой, чтобы завершить этапы проектов, дедлайны которых приходятся на время командировки. Если тяжело это сделать в уме, доверьте список бумаге.
Очень важно помнить, что в ваше отсутствие работа над проектами может замедлиться. Возможно, по возвращении придется посидеть над ними несколько ночей или потратить на них выходные. Но не стоит волноваться, ведь у вас теперь есть система. А волшебная формула («убрать-категоризировать-организовать») поможет в любых обстоятельствах сохранить контроль над ситуацией.
Предположим, вы ведете пять проектов. Три из них не требуют особого внимания в ваше отсутствие, а вот в двух других есть этапы, которые нужно завершить до отъезда или в пути. Не забудьте, что документы разных проектов не должны перемешаться в портфеле - чтобы избежать этого, воспользуйтесь большими конвертами или папками.
Организованность, безусловно, поможет ва уложиться со сдачей проектов в срок.
Подготовка дома к своему отъезду
Безусловно, если у вас есть дети, отъезд в командировку усложняется: нужно не только подготовить дом, но и справиться с эмоциональной реакцией членов семьи.
Дом, как и офис, в ваше отсутствие должен продолжать функционировать. Кто бы не остался за главного (супруга, бабушка, няня), он должен знать, что где находится. Суеты хорошо бы избегать, но, если до отъезда осталось не много времени, придется делать все быстро. Засучите рукава, запаситесь мешками для мусора и приготовьте таймер. Мы начинаем!
В каждой комнате устанавливайте таймер на десять минут и собирайте в мешки все, что можно и нужно выбросить. Не забывайте откладывать предметы, которые должны находится в других местах дома. По прошествии десяти минут возвращайте их на законные места, но не позволяйте себе ни на что отвлекаться - на это просто нет времени. Для сохранения темпа можете поставить себе ритмичную музыку.
Составьте список дел, которые нужно сделать до отъезда. Не следует ли пополнить запасы еды, подгузников или питьевой воды? Не ходите в магазин без списка - сейчас не время для импульсивного шопинга.
Составьте список всего, что может понадобиться «заместителю» в ваше отсутствие: важнейшие телефоны номера, внеклассные занятия детей и т.д. Если в школу нужен пропуск - положите его на видное место. Убедитесь, что ваши контакты тоже лежат на виду.
Информацию для того, кто остался «на хозяйстве», можно распечатать и поместить в скоросшиватель (особенно если она растянется на несколько страниц). Копии для страховки можно разложить в разных комнатах. Обязательно внесите номера экстренных служб в список контактов мобильного телефона - если у вас дома возникнет критическая ситуация, вы, даже находясь в командировке, сможете получить необходимую информацию.
Напишите инструкцию по уходу за домашним животным (если, конечно, они у вас есть). Кстати, составляя список для шопинга, вы не забыли включить в него еду для них? Убедитесь, что остающиеся дома люди знают телефон ветеринара и месторасположение ближайшей ветлечебницы.
Теперь проверьте счета. Не нужно ли оплатить их до отъезда. А не наступит ли срок оплаты как раз когда вы будете в командировке? Отнеситесь к этому серьезно: зачем нарываться на неприятности и, к примеру, портить себе кредитную историю.
Если на то время время, пока вы будете в отъезде, запланированы мероприятия, посетить которые вы уже согласились, обязательно свяжитесь с пригласившими и оповестите о том, что у вас срочная командировка.
Уезжая из дома, вы должны быть уверены, что оставляете все в полном порядке. Это позволит вам целиком сконцентрироваться на цели командировки, не беспокоясь о том, как домашние справляются без вас.
Реджина предлагает так же задумать над следующем вопросе - дети будет скучать без вас. Дайте им понять, что ваша поездка - это то, из чего состоит жизнь взрослого человека. Объясните, что работа позволят вам кормить и поить их. А вот попытки «откупиться» дорогими подарками, скорее, приучат детей к манипулированию вами и ситуацией. Купите ребенку в аэропорту недорогой сувенир с упоминанием места, где вы были, а игровая приставка пусть подождет до дня рождения или другого праздника. Когда вы вернетесь, главным подарком ребенку будет какое-нибудь совместное развлечение. Выберете дату отметьте ее в календаре, и пусть он ждет ее наступления как награды за несколько дней, проведенных без вас. Когда же этот день настанет, не обманывайте ожиданий ребенка и - да! - отключите телефон на это время.
Не забудьте распаковать сумки
Реджина напоминает, что нам необходимо по приезду из командировки не лениться и распаковать те самые холщовые сумки, которые выдают на конференциях в качестве сувениров.
Материалы конференции, которые в общем-то могли пригодится в работе, так и останутся не тронутыми. Ну а сами сумки отправятся в дальний угол кладовки или шкафа. На вопрос, зачем они там нужны, обычно следует ответ: « А вдруг мне надо будет доказать, что я был на этой конференции». Другой наиболее популярный ответ: « Ну а что, сумка-то хорошая, может пригодится». Тот факт, что в кладовке скопилась уже целая коллекция, людей почему-то не настораживает. Вы ощущаете потребность в хранение подобных сумок потому, что считаете их частью «добытого» на конференции. На самом же деле вы жертвуете ценным пространством дома или офиса во имя того, что очень скоро станет обычным мусором, и создаете беспорядок, который грозит превратится в хаос. Почему бы не отдать эти сумки тем, кому они могут пригодится. Почему не вытащить документы, которые в ней лежат, и выяснить, не следует какие-то из них включить в картотеку? Или, может, у вас есть имена, номера и факты, которые вы хотели бы сохранить? Перепечатайте эту информацию в соответствующий компьютерный файл, а бумагу выбросьте.
Организаторы конференций часто стремиться к тому, чтобы вы почувствовали, что не зря потратили деньги, а потому набивают сувенирную сумку множеством распечаток. Насладитесь этим чувством, а потом выбросьте, пожалуйста, все распечатки в корзину.