Октябрь. Первая Неделя.
Проект «Полный Порядок»
Октябрь. Первая неделя.
Служебные командировки - это легко.
Кто смотрит наружу - спит; кто смотрит внутрь - бодрствует. Карл Юнг.
Итак, мы обустроили домашний офис. Это была не простоя задача, но есть и посложнее: как поддерживать в нем порядок, если вы, к примеру, часто ездите в командировки? Это довольно распространенная проблема, для решения которой нужны проработанный до мелочей план и опыт. В октябре мы постараемся собрать всю информацию, необходимую для составления плана, которой будет соответствовать не только вашему офису, но и вашему образу мышления. В конце концов, далеко не каждый деловой человек - прирожденный коммивояжер.
Рабочая привычка месяца: ОБНОВИТЕ КОНТАКТЫ.
Мало кто из людей обновляют контакты. Не висят ли на вашем мониторе и на столе клейкие листочки с телефонными номерами, которые нужно внести в адресную книгу и в мобильный телефон? Не встречаются ли в списке контактов номера людей, с которыми вы уже не общаетесь? Вот вом задание: ежедневно в течении пяти минут вносите в список столько номеров сколько сможете. Через три недели это войдет в привычку, и затем вы с легкостью будете поддерживать порядок в списке контактов.
Домашняя привычка месяца: БУДЬТЕ БЛАГОДАРНЫ
Ежедневно перед сном уделите минуту обзору прошедшего дня и запишите три вещи, за которые вы кому-то или чему-то благодарны. Если получится, составьте список на основе того, чем занимались за день. Этот список поможет вам вызвать чувство признательности. И, помните, что он может включать в себя самые банальные вещи. Вот несколько примеров: я благодарен за то, что утром меня пропустили на съезде с шоссе, что весь день у меня не было проблем с секретаршей и что телефонные переговоры прошли успешно.
Первая неделя.
Синхронизация
На этой неделе мы можем:
Собрать воедино различные инструменты, имеющиеся в вашем распоряжении.
Необходимое время: от 120 минут (в зависимости от ситуации).
За эту неделю мы постараемся синхронизировать все инструменты, которые вы используете для работы. Сейчас ваш ноутбук, офисный компьютер, календарь и портфель похожи на спутники, которые независимо друг от друга вращаются вокруг вас. Наша задача - превратить их в элементы одной солнечной системы.
Решите, брать ли с собой файлы.
У нас уже есть файловая система. Если вдруг нет, то придется вернуться назад и все же создать ее. Файлы - хранилище необходимых вам материалов, но, к сожалению, картотеки превращаются либо в архив, либо в шкаф для сувениров.
Отправляясь в командировку, мы, возможно захотим взять файл с собой. Но, согласитесь, трудно бывает понять, что именно класть в багаж. И тогда мы говорим: «Не знаю, что именно мне понадобится, - возьму-ка я с собой все файлы». А ведь если бы вы все-таки приняли решение, это значительно облегчило командировочную жизнь.
Собирая файлы, подумаете, нет ли возможности взять только самые нужные? Некоторые профессии предполагают работу с большим количеством документов, и для них такие операции вряд ли будут актуальны. Но если вы не адвокат, бухгалтер или риелтор, скорее всего сможете серьезно урезать количество документов, которые затем возьмете в дорогу.
Даже если вы забудете что-то важное, коллеге, оставшемуся в офисе, не составит труда найти в картотеке нужные бумаги и либо отсканировать их и послать вам по электронной почте, либо воспользоваться факсом.
Портфель: помощник или причина грыжи?
Реджина говорит, что ей очень редко встречаются хорошо организованные портфели. Чего там только не найдешь - старые конфеты, сломанные степлеры, материалы давно законченных проектов и прошлогодних конференций… А что можно обнаружить в вашем? Не пожалейте времени и удалите из него все лишнее. Положите туда туда только то, что нужно вам всегда (к примеру, мини-степлер) или имеет отношение к задачам, которые вы будете решать в командировке.
Как обычно - несколько советов от Реджины, которые помогут вам навести порядок в портфеле.
В дороге нам всем время от времени хочется перекусить. Никогда не кладите в портфель еду, которая может испачкать, протечь или лопнуть. А когда вернетесь из командировки, не забудьте вынуть из портфеля всю оставшуюся в нем еду.
Если вам в командировке необходимы степлер и скотч - ради бога, берите их с собой. Только не набивайте канцелярскими принадлежностями весь портфель! И постарайтесь сложить их так, чтобы они не болтались туда-сюда, - воспользуйтесь, к примеру пластиковыми пакетами с застежкой «зиплок».
К этому моменту документы в вашем офисе должны лежать на своих местах. Увозя часть бумаг с собой, позаботьтесь о том, чтобы не нарушить их классификацию и по возвращению без каких-либо затруднений вернуть в картотеку. Берите только то, что вам нужно, храните все вместе, и тогда в дороге у вас не возникнет никаких проблем.
Посмотрите на свой портфель. Он потрепан, кое-где порван и совершено не моден? Вам его дали бесплатно на одной из конференций? И эта часть вашего имиджа вас устраивает? Осмотрите ваш портфель и решите, не стоит ли купить новый. Разбирайте его содержимое по меньшей мере еженедельно, а лучше - каждый вечер по возвращению с работы. Избавьтесь от не нужных документов и файлов: выбросите их, сдавайте в макулатуру, отправляйте в шредер, и чем быстрее тем лучше. На следующий день поместите в файл документы, которые нужно вернуть в офис. Обязательно отложите материалы, которые необходимо отправит в архив.
Ноутбук
Предположим, вы в самолете или в своем номере собрались поработать и вдруг вспомнили, что так и не синхронизировали ноутбук с офисным компьютером и последней версии нужного файла у вас в данный момент нет. И какой же смысл в мобильности, если вы лишены доступа к необходимой информации? Если вы ездите с лэптопом на работу, такая проблема обычно не возникает. А вот если вы берете с собой его только в командировки, то подобная ситуация стандартна. Кстати, как поживает ваш аккумулятор - не пора ли его заменить? А сетевой кабель вы взяли?
Если вы точно знаете, что там, куда вы едите, есть компьютеры, которыми можно воспользоваться, вместо ноутбука можно взять с собой только флешку с рабочими файлами.
Работа с лэптопом должна быть организована по такому принципу, что и работа с мобильным компьютером.
Если вы работаете в крупной компании, не нужно беспокоится о выходе в интернет и программах - все это у вас и так есть. Если же вы ведете домашний бизнес, проконсультируйтесь со специалистами о том, какое программное обеспечение лучше выбрать. Весь этот год мы пытаемся выработать новые привычки. Психологи утверждают, что для формирования привычки необходимо три недели (некоторые источники говорят все же, что необходимый срок до 60 дней). Испытывая программу, систему организации или инструмент, не бросайте это дело сразу - потерпите три недели. За один или два дня мало что можно понять - вы просто в очередной раз отдадитесь во власть нежелания меняться.
Не забудьте о малышах
Реджина имеет в виду не детей, а коммуникатор, телефон и прочие компактные электронные устройства. Если вы, скажем, ездите в командировки на машине и у вас есть GPS-навигатор, не забудьте загрузить в него последние обновления карт. Отметьте это в календаре, внесите в список дел или, наконец, поставьте напоминатель в Ootlook.
Синхронизируйте все гаджеты, чтобы информация, которая в них содержится, не устаревала и они «говорили» друг с другом на одном языке. Как ни банально это звучит, но читать инструкции к электронным устройствам очень полезно. На худой конец вы всегда можете попросить о помощи разбирающихся в технике друзей.
Прежде чем завершить занятия на этой неделе, заметим, что на организацию инструментов, которые вы возьмете с собой в командировку, придется потратить не мало времени, за то на поддержание порядка в системе у вас уйдет лишь несколько минут - это много? Но ведь такова жизнь: вы следите за своим весом, тратите время на отношения с друзьями, ухаживаете за садом и домом… Список можно продолжать бесконечно. Какой смысл жаловаться на то, что является неотъемлемой частью человеческого существования? Подумайте лучше о том, насколько лучше вы будете работать, зная, что все ваши инструменты представляют собой единое целое.