Август. Третья неделя.
Проект «Полный Порядок»
Август. Третья неделя.
Третья неделя.
Другие способы коммуникации.
На этой неделе мы можем:
Решить как отслеживать операции со своими файлами. Превратить телефон или сервис мгновенного обмена сообщениями из пожирателей времени в инструменты повышения продуктивной работы.
Необходимое время: от 30 до 60 минут зависимости от технологий, которые у вас уже имеются.
Технологии - это замечательно. Благодаря им электронные органайзеры сегодня есть практически у каждого.
Никаких строгих правил не существует - вы пользуетесь тем, что вам нужно. Это зависит от характера вашего бизнеса и от того, насколько вы заинтересованы в высоко технологичных помощниках. На этой неделе мы продолжим попытки подчинить себе наиболее распространенные средства коммуникации. Электронная почта, конечно, важна, но у нас есть и другие возможности. Мало кто обходится без мобильного телефона, мгновенных сообщений или голосовой почты. Каждый из этих инструментов может увеличить эффективность работы. Но бездумное их использование выливается в пустую трату времени.
Стационарный телефон
Телефон предполагает наличие чрезвычайно важного элемента коммуникации: человеческого голоса. Простой пример: вы получили е-мейл, читаете его - и он вам кажется оскорбительным. Вы звоните отправителю, и вдруг выясняется, что просто не так поняли текст. Реджина дает нам совет: если знаете своего адресата не достаточно хорошо, юмора и сарказма в электронных письмах лучше избегать. Будьте вежливы как при первой встречи.
Еще совет от Реджины: когда обедаете с друзьями - забудьте о телефоне. Поминутно заглядывая в него, вы выглядите отталкивающе. А если вам все таки нужно именно в этот момент, помните, что до вашей работы никому, кроме вас, нет дела и перипетии вашей личной жизни тоже никого не интересуют - говорите тише. Если вы работаете в офисе, где нет перегородок, не забывайте о том, что коллеги волей не волей слышат ваши разговоры.
Голосовая почта
Голосовая почта - еще одно чудесное изобретение, которое, если вы зазевались, может взять под контроль вашу жизнь. Первое правило общение с голосовой почтой: вы не обязаны перезванивать людям, в чьих услугах или информации не заинтересованы. Реджина не предлагает нам быть грубыми, но людей, которые требуют общения в рабочее время, не думая о том, нужно ли оно вам, вряд ли волнуют ваши чувства. Поэтому и вам нет смысла тратить на звонки им.
Как и с электронной почтой, решите, нужно ли отвечать тому, кто оставил вам голосовое сообщение. Если да, то насколько срочно? Помните, что вам необязательно отвечать по телефону. Можно ответить и электронным письмом. Если вам трудно формулировать короткие голосовые сообщения, репетировать их конечно не нужно, а вот записать на лист основные идеи стоит. Когда вы строите свое сообщение в виде списка, адресату легче его воспринимать.
СМС, ISQ и им подобные
Если вы пользуетесь смс и мгновенными сообщениями в личных целях, поступайте так, как это принято в вашем кругу. Если речь идет о рабочих контактах, необходимо учитывать следующее:
Сможет ли ваш адресат написать ответ? Например, далеко не каждый человек после 60 лет умеет отправлять смс и знает, как отправлять мгновенное сообщение.
Предполагает ли политика вашей компании, обмениваться личными сообщениями в рабочее время?
Думаете, раз это мгновенная коммуникация, то ничего страшного не произойдет? Сложите минуты, которые вы тратите на смс за неделю, и приготовьтесь к сюрпризу!
Не понадобится ли ваша переписка в архиве компании? Чтобы избежать неприятных юридических последствий, зафиксируйте ее в виде электронного или обычного письма.
Смс и мгновенные сообщения очень эффективны во время авралов, но злоупотреблять ими все же не стоит.
Личное общение
Увы, личное общение мало-помалу уходит в прошлое. Но не стоит недооценивать возможность заглянуть человеку в глаза, услышать его голос, проследить за мимикой и установить отношения, которые не сможет обеспечить ни один другой тип коммуникации. Разумеется, не следует подходить к столу коллеги каждые пять минут, будьте благоразумны. Прибегайте к личному общению только когда оно способно усилить воздействия ваших слов.
Шагайте в ногу с прогрессом
Успеть за невероятно быстро развивающимися технологиями нелегко. В каждой профессии технологии используются по разному, в офисах на компьютеры устанавливаются программы, способствующие повышению производительности труда. Не перегружаете свой мозг. Освойте прежде всего те инструменты, которые помогают в работе. Если вы работаете в крупной компании, овладели ли вы технологиями, которые в ней применяются? Если нет, наверное, следует записаться на соотвествующие курсы? Если таковых не существует, можете ли вы попросить руководство о том, чтобы оно их запланировало? Не исключено, что в компании много желающих получить/освежить свои знания?
Если вы заняты в малом бизнесе или работаете дома, есть ли у вас IT-специалист, который помогает решить проблемы с оборудованием, подсказывает, что наступило время приобрести более мощный компьютер?
В большинстве компьютерных магазинов есть консультанты, которые помогут вам разобраться, что к чему.
Вы - владелец бизнеса? Не позволяйте своему страху перед техникой тормозить развитие компании. Мы живем в XXI веке, и с этим нужно справляться. К тому же учеба - превосходное упражнение для ума. Не хотите учится сами - наймите сотрудника, обладающего необходимыми навыками работы с оборудованием.
Ниже приведены вопросы, которые помогут понять, что вам нужно. Чем яснее вы выражаетесь, тем менее пугающим для вас будет общение с технически подкованным человеком. И никогда не стесняйтесь попросить прояснить значение непонятных терминов. Профессиональный сленг вы со временем освоите.
Что нужно изучить на этой неделе?
К кому вы обратитесь за помощью или советом?
Каким бюджетом вы располагаете?
Насколько регулярно вы делаете резервные копии рабочих материалов?
Ваше стремление овладеть технологиями всего лишь означает, что вы готовы превратиться из сотрудника или начальника, боящегося прикоснуться к технике, в человека, готового учиться. Направьте энергию в нужное русло, и вы сами удивитесь тому, насколько хорошо начинаете разбираться в необходимых для бизнеса технологиях.
Август. Третья неделя.
Третья неделя.
Другие способы коммуникации.
На этой неделе мы можем:
Решить как отслеживать операции со своими файлами. Превратить телефон или сервис мгновенного обмена сообщениями из пожирателей времени в инструменты повышения продуктивной работы.
Необходимое время: от 30 до 60 минут зависимости от технологий, которые у вас уже имеются.
Технологии - это замечательно. Благодаря им электронные органайзеры сегодня есть практически у каждого.
Никаких строгих правил не существует - вы пользуетесь тем, что вам нужно. Это зависит от характера вашего бизнеса и от того, насколько вы заинтересованы в высоко технологичных помощниках. На этой неделе мы продолжим попытки подчинить себе наиболее распространенные средства коммуникации. Электронная почта, конечно, важна, но у нас есть и другие возможности. Мало кто обходится без мобильного телефона, мгновенных сообщений или голосовой почты. Каждый из этих инструментов может увеличить эффективность работы. Но бездумное их использование выливается в пустую трату времени.
Стационарный телефон
Телефон предполагает наличие чрезвычайно важного элемента коммуникации: человеческого голоса. Простой пример: вы получили е-мейл, читаете его - и он вам кажется оскорбительным. Вы звоните отправителю, и вдруг выясняется, что просто не так поняли текст. Реджина дает нам совет: если знаете своего адресата не достаточно хорошо, юмора и сарказма в электронных письмах лучше избегать. Будьте вежливы как при первой встречи.
Еще совет от Реджины: когда обедаете с друзьями - забудьте о телефоне. Поминутно заглядывая в него, вы выглядите отталкивающе. А если вам все таки нужно именно в этот момент, помните, что до вашей работы никому, кроме вас, нет дела и перипетии вашей личной жизни тоже никого не интересуют - говорите тише. Если вы работаете в офисе, где нет перегородок, не забывайте о том, что коллеги волей не волей слышат ваши разговоры.
Голосовая почта
Голосовая почта - еще одно чудесное изобретение, которое, если вы зазевались, может взять под контроль вашу жизнь. Первое правило общение с голосовой почтой: вы не обязаны перезванивать людям, в чьих услугах или информации не заинтересованы. Реджина не предлагает нам быть грубыми, но людей, которые требуют общения в рабочее время, не думая о том, нужно ли оно вам, вряд ли волнуют ваши чувства. Поэтому и вам нет смысла тратить на звонки им.
Как и с электронной почтой, решите, нужно ли отвечать тому, кто оставил вам голосовое сообщение. Если да, то насколько срочно? Помните, что вам необязательно отвечать по телефону. Можно ответить и электронным письмом. Если вам трудно формулировать короткие голосовые сообщения, репетировать их конечно не нужно, а вот записать на лист основные идеи стоит. Когда вы строите свое сообщение в виде списка, адресату легче его воспринимать.
СМС, ISQ и им подобные
Если вы пользуетесь смс и мгновенными сообщениями в личных целях, поступайте так, как это принято в вашем кругу. Если речь идет о рабочих контактах, необходимо учитывать следующее:
Сможет ли ваш адресат написать ответ? Например, далеко не каждый человек после 60 лет умеет отправлять смс и знает, как отправлять мгновенное сообщение.
Предполагает ли политика вашей компании, обмениваться личными сообщениями в рабочее время?
Думаете, раз это мгновенная коммуникация, то ничего страшного не произойдет? Сложите минуты, которые вы тратите на смс за неделю, и приготовьтесь к сюрпризу!
Не понадобится ли ваша переписка в архиве компании? Чтобы избежать неприятных юридических последствий, зафиксируйте ее в виде электронного или обычного письма.
Смс и мгновенные сообщения очень эффективны во время авралов, но злоупотреблять ими все же не стоит.
Личное общение
Увы, личное общение мало-помалу уходит в прошлое. Но не стоит недооценивать возможность заглянуть человеку в глаза, услышать его голос, проследить за мимикой и установить отношения, которые не сможет обеспечить ни один другой тип коммуникации. Разумеется, не следует подходить к столу коллеги каждые пять минут, будьте благоразумны. Прибегайте к личному общению только когда оно способно усилить воздействия ваших слов.
Шагайте в ногу с прогрессом
Успеть за невероятно быстро развивающимися технологиями нелегко. В каждой профессии технологии используются по разному, в офисах на компьютеры устанавливаются программы, способствующие повышению производительности труда. Не перегружаете свой мозг. Освойте прежде всего те инструменты, которые помогают в работе. Если вы работаете в крупной компании, овладели ли вы технологиями, которые в ней применяются? Если нет, наверное, следует записаться на соотвествующие курсы? Если таковых не существует, можете ли вы попросить руководство о том, чтобы оно их запланировало? Не исключено, что в компании много желающих получить/освежить свои знания?
Если вы заняты в малом бизнесе или работаете дома, есть ли у вас IT-специалист, который помогает решить проблемы с оборудованием, подсказывает, что наступило время приобрести более мощный компьютер?
В большинстве компьютерных магазинов есть консультанты, которые помогут вам разобраться, что к чему.
Вы - владелец бизнеса? Не позволяйте своему страху перед техникой тормозить развитие компании. Мы живем в XXI веке, и с этим нужно справляться. К тому же учеба - превосходное упражнение для ума. Не хотите учится сами - наймите сотрудника, обладающего необходимыми навыками работы с оборудованием.
Ниже приведены вопросы, которые помогут понять, что вам нужно. Чем яснее вы выражаетесь, тем менее пугающим для вас будет общение с технически подкованным человеком. И никогда не стесняйтесь попросить прояснить значение непонятных терминов. Профессиональный сленг вы со временем освоите.
Что нужно изучить на этой неделе?
К кому вы обратитесь за помощью или советом?
Каким бюджетом вы располагаете?
Насколько регулярно вы делаете резервные копии рабочих материалов?
Ваше стремление овладеть технологиями всего лишь означает, что вы готовы превратиться из сотрудника или начальника, боящегося прикоснуться к технике, в человека, готового учиться. Направьте энергию в нужное русло, и вы сами удивитесь тому, насколько хорошо начинаете разбираться в необходимых для бизнеса технологиях.