Август. Четвертая неделя.
Проект «Полный Порядок»
Август. Четвертая неделя.
Четвертая неделя.
Удалите ненужные файлы и сделайте резервную копию оставшихся.
На этой неделе мы можем:
Очистить жесткий диск компьютера. Сделать резервную копию файлов… пока не поздно.
Необходимое время: от 60 минут - в зависимости от объема файлов.
Часто наводя порядок в кабинете, нередко забывают о жестких дисках своих компьютеров, беспорядок на которых такой, что ни в сказке сказать, ни пером описать. И как правило, реакция на замечания о этом, такие: если это никто не видит, не чем и беспокоится. Но в том-то и дело, что беспокоится есть о чем: вы усложнили жизнь не кому-нибудь, а себе. Поэтому на этой неделе мы займемся тайнами жесткого диска.
Наведите порядок в данных
Если файлы в вашем компьютере хранятся в беспорядке, самое время это исправить. Они должны работать синхронно с файлами из вашей картотеки - так будет легче находить необходимую информацию. Вас не смущает хаос в компьютере? А не бывает ли такого, что вы сидите и спрашиваете себя: «Как же я назвал этот файл?» или «В какую же папку я его сохранил?». И не вам ли приходится по 20 минут ждать, пока компьютер найдет нужный файл по ключевому слову?
Вот несколько советов от Реджины, которые помогут нам справится с работай, которую никто не любит.
Удалите все ненужные файлы - они забивают память и замедляют работу системы, точно так же, как хлам в офисе тормозит вашу работу.
Некоторые хранят электронный архив на отдельном сервере. Почему бы вам не сохранить там свои завершенные проекты?
Разработайте категории, чтобы можно было хранить данные по определенной теме в одном месте. Помните, когда мы создавали картотеку, Реджина предлагала использовать подвесные папки с широким дном, а в них класть обычные папки. Так же можно поступить и в данном случае. Создавайте папки и помещайте в них связанные между собой файлы. А поможет нам в этом ранее созданный список файлов.
Не засоряйте рабочий стол своего компьютера большим количеством ярлыков. Оставьте на нем только действительно важные.
Если можете, покрасьте папки с проектами на жестком диске в те же цвета, в которые окрашены папки и файлы в картотеке.
Внимательно продумывайте названия категорий. Если вы сделаете это на бегу или между делом, попросту не запомните, как их назвали.
НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О РЕЗЕРВНОЙ КОПИИ!
Найдите способ делать резервные копии файлов - лучше сразу в нескольких форматах. Вопрос не в том, будет ли сбой в системе вашего компьютера, а в том, когда именно он случится. Вы можете сохранять файлы в Сети, еженедельно записывать их на внешний диск, запрограммировать компьютер на автоматическое сохранение их на внешнем жестком диске. Что бы вы не выбрали, будьте последовательны. Разберитесь в том, как работает ваша система сохранения, и потренируйтесь записывать и извлекать файлы, чтобы не попасть впросак во время аврала.
Многие люди предпочитают записывать важную информацию от руки. Думаю, что лучше всего совмещать и то и то. Главное, что нужно понимать, пользуясь компьютером, - информация может быть утеряна.
Вот два простых но в тоже время действенных совета. Первое: возьмите в привычку периодически сохранять документ, с которым работаете. Реджина нажимает кнопку «Сохранить» по окончании каждого абзаца. Ваш файл не пропадал из-за временного отключения электроэнергии? Чем потом рвать на себе волосы от досады, лучше сохраняйте текст почаще или пусть это делает за вас компьютер. Кстати, не забудьте удалить старые версии документа, когда он будет готов, иначе они засоряют систему. Еще можно в название документа вставлять дату его создания. Это позволяет не тратить время на поиск определенной версии документа, когда необходимо отсылать его коллегам, которые, поработав с ним, возвращают его обратно.
Помните, что данные в компьютере должны быть организованы по тому же принципу, что и файлы в картотеке.
Беспорядок остается беспорядком как в реальном мире, так и в виртуальном.