Август. Вторая неделя.
Проект «Полный Порядок»
Август. Вторая неделя.
Вторая неделя.
Организация электронной почты.
На этой неделе мы можем:
Превратить электронную почту из пожирателя времени в инструмент бизнеса. Разместить письма в соответствующих папках, вместо того чтобы позволять им плодиться, словно кроликам, во «Входящих».
Необходимое время: от 30 до 60 минут.
В среднем профессионал получает несколько сотен писем в день. С сума можно сойти, правда? Мы еще не решили, что именно хотим написать, а наши пальцы во всю бегают по клавиатуре… Отличный полигон для отработки навыка быстрого принятия решений! Если у вас нет этого навыка, вы будете играть в догонялки с самим собой.
Работа с исходящей почтой
Мы получаем письма на работе и дома. Можем читать их буквально на лету при помощи мобильного телефона. Очень важно приучиться работать с почтой быстро, легко и эффективно. Никому не под силу справится с большим количеством писем без стройной системы. Каждый е-майл нужно разместить в определенном месте, где вы без труда его отыщете для получения необходимой информации или решения поставленной в нем задачи. Ваша готовность нажать клавишу delet - ключевой фактор сохранения рассудка. Приступим!
Если ваш компьютер сигнализирует о поступлении каждого нового письма, отключите этот сигнал либо попросту игнорируйте, особенно если вы заняты другим делом. Помните: границы устанавливаете вы. Не позволяйте никому в киберпространстве быть вашим босом.
Получив письмо, вы должны ответить себе на вопросы:
Нужно ли на него отвечать?
Если да, когда это лучше сделать?
Отвечая на письма, вы можете использовать систему приоритетов, подобную той, которая применялась при анализе проектов.
Где ваше слабое место, если речь идет о рабочем общении? Не тратите ли вы время на то, чтобы подробно отвечать на малозначительные письма? Это классический способ тратить время впустую, при этом дающий нам возможность и чувствовать себя, и выглядеть крайне занятым. Отныне стоит определить приоритеты и в работе с почтой.
Вы никогда не думали о том, что тип и размер шрифта, которым пишите письма, несет определенную информацию? Это ведь тоже способ повлиять на адресата. Помните выражение «Вопрос не в том, что вы говорите, а в том - как»? В наши дни его можно заменить так: «Важно не только то, что вы говорите, но и то, как это выглядит».
Вот несколько способов мгновенной обработки писем:
Удаляйте бесполезные письма и спам.
В письме содержится информация, которую нужно сохранить, но при этом отвечать на него необязательно? Немедленно поместите его в соответствующие папку. Письмо можно распечатать и положить в файл картотеки.
Е-мейл требует ответа, но вам нужно собрать для него материалы? Напишите короткое письмо отправителю с указанием времени, когда от вас придет ответ. Храните письмо в общей папке «Сделать», либо в папке, относящейся к конкретному проекту. Если нужно, сделайте пометки в календаре или поставьте напоминатель в компьютере.
На всю работу уйдет несколько минут, зато как разовьется ваш навык быстрого принятия решений! А главное - вы сохраните силы и время для писем, с которыми нужно разобраться как можно скорее. По прошествии трех недель вы наверняка зададите себе вопрос: «Для чего я трачу столько времени, решая не имеющие значения задачи?.
Поместите е-мейл в файл
Ответив на е-мейл, помните, что ваше письмо автоматически сохраняется в компьютере. Нужна ли вам запись всех действий? Если действительно нужна копия вашего ответа, почему бы не поставить себя в копию в ручную? Входящие почту и ваши ответы можно сохранять в отдельную папку. Некоторые почтовые клиенты автоматически сохраняют переписку в виде диалога.
Если полученное письмо бесполезно, нажмите удалить. Чувство вины здесь совершенно не уместно. Вам необходима информация, содержащаяся в письме? Переместите его в особую папку. Это важно, в частности, для проектов, которые требуют ведения документации. Также можно сохранять в отдельные папки письма, посланные определенным лицам. В компьютере тоже можно создавать систему папок: к примеру, у вас и здесь могут быть папки «Сделать немедленно» и «Сделать в порядке общей очереди». Если вы работаете над несколькими проектами, можно завести папку «Сделать» для каждого из них( при том две описанные папки можно удалить, а можно и оставить, все зависит от ситуации).
В большинстве крупных корпораций существуют правила ведения документации. Следуйте им. Если же вы работаете в небольшой компании, поговорите с начальством о введении единого формата электронных писем для всех сотрудников. Так вы наверняка внесете вклад в развитие.
Файлы электронной почты необходимо координировать с файлами картотеки. Скажем, нужно быть последовательным, присваивая файлам названия: вам ведь не хочется, чтобы в компьютере файл назывался так, в картотеке - по-другому, а в Сети - как-то еще? Мы ведь уже проделали эту работу, так зачем снова изобретать велосипед? Помните, как мы сдавали в архив файлы из картотеки? Старые электронные письма тоже нужно архивировать, через определенные промежутки времени перемещая их на сервер. Можно настроить почтовый клиент так, чтобы он делал это автоматически. И, разумеется, нужно назначить время, когда вы или ваш помощник будете вычищать эти письма.
Принципы организации неизменны везде, будь то кибер пространство, жесткий диск компьютера или картотека в кабинете. Овладев этим искусством в одной области, вы легко примените его и в других.