Идейная копилка.
Очень часто исполнители лучше ориентируются в своих процессах, нежели их руководители. Т.е. в вопросе оптимизации руководитель может быть менее эффективен, так как не знаком с деталями.
Если организовать банк идей и модерировать его (например назначенный координатор этого процесса (рабочей группы), то идеи персонала будут услышаны и смогут помочь в оптимизации структур, процессов, методов, информации. Копилка должна иметь возможность как анонимного так и именного сообщения. Замечания, критика и другое - очень полезны в качестве обратной связи.
Причем важно, чтобы ответ был услышан и обозначен. Т.е. Ваш вопрос принят, или не актуален сейчас, но выставлен в очередь к такому-то числу. И чтобы по идеям была тоже обратная связь: Ваша идея развита и внедрена, прорабатывается к срокам таким-то, не целесообразна сейчас потому-то. Любые вопросы, от перепланировки офиса, до информации с рынка (кто-то узнал о интересном событии и предлагает его так-то использовать тому-то). Можно в виде блога, например.