Видео Конференция вместо совещаний
Большая куча людей сидит на совещаниях и теряет время на прослушивание не своих вопросов, не занимается прямыми своими обязанностями.А часто ради одного своего вопроса сидит час или более. Посчитал, что средняя ЗП одного сотрудника в 60 тысяч рублей - это 350 рублей/час. Совещание - это как правило от 3-х человек, т.е. если их собрать то компания теряет около 1000 рублей в час с трех сотрудников за то, что они сидят на совещании и не участвуют в чужих вопросах.
Очень удобна локальная видеосвязь и громкая телефонная связь в переговорной, чтобы не отрывать руководителей от рабочего места, подключая и отключая рабочие группы в ходе совещания. Когда количество заинтересованных более 2х человек.
1. Это экономит переговорки и ускоряет совещания.
2. Совещания можно оптимизировать создавая мини видеосовещания по мере поступления решения или задач.
3. Многие свои встречи с внешними людьми и своими сотрудниками можно проводить параллельно совещанию, отвлекаясь только тогда, когда вас вызывают.
4. Можно быстро и просто присоединить любого исполнителя, который может понадобится для вопроса.
5. Можно быстро и просто вызвать группу людей (отдел), которым надо довести информацию
6. Можно параллельно совещанию делегировать только что поставленную задачу подчиненных
Кстати, установка камер, хэндсфри (или микрофон и колонки) и конференц-программы значительно дешевле, чем оплата пустого времени кучи сотрудников, которые час проведут на совещании не занимаясь ничем. У многих камеры, микрофон и разъем под наушники есть давно в ноутбуках. Тогда решается вопрос удаленного участия в совещаниях: в машине, на обеде, на объектах, в командировках.
Плюс такая интеграция дает плюс компьютерного набора номера, а не с телефона, а значит набор быстрее из адресной книги и самое ценное, можно установить автодозвон при появлении на месте и напоминания.
Удобства.
«В очередь» - это ставится желаемый контакт, как только он появляется на месте, то видит кто его вызывает, выбирает приоритет ответов. Если инициатор уходит (следится по заставке и движению мыши - то в очередь гаснет, но не пропадает, получатель может поставить «ожидание инициатора»)
Еще удобство, при конференции настраивается инфополе, где указан обсуждаемый вопрос (при нажатии на который идет вызов или мигание для внимания участников данной задачи). А пока идет совещание, свободные участники, могут параллельно общаться в автономном режиме между собой, выключив звук своего автономного диалога для совещания.
Вызвать или оторвать их можно всегда, либо вызовом, либо постановкой себя к нему в очередь разговора.
«Есть комментарии» - флажок, чтобы сторонний участник слушая совещание удаленно, мог добавить к обсуждению
Софт должен быть умным к плохим каналам, и уметь:
- сокращать ненужные видеопотоки во благо нужных: ненужные - это неучастники данного вопроса, возможно даже до скриншотов, вместо видео, во благо голосу.
- должна быть удобная интеграция с адресной книгой outlook, все вызовы кликая по контактам.
- программа с прозрачным задним фоном, окна плавающие свободно по экрану если надо, меняют размер, востанавливаются
- видеоокна с иконками-кнопками обсуждающих вопрос участников должны быть выделены (зеленый лампа) и собраны рядом, при переходе вопроса, окна пересобираются автоматом.
- инфопанель:
- o для вопросов протокола, с управлением (next) и (back),
- o должна уметь сортировать вопросы по исполнителю, по сроку
- o иметь действие (arhieve) и (in work)
- o имеет счетчик оставшихся вопросов до вопроса участника
- o оповещает выскакиванием и фиксацией видеоокна ведущего и микса эфира за 2 и 1 вопрос до вопроса участника (умный подсчет в зависимости от сортировки ведущего)
- o сигнализирует и миксует микрофон участника в эфир, если вызван вопрос, где он участник
- каждый участник совещания может:
- o присоединиться в любой момент совещания
- o запустить голосование «да, нет, воздержусь» и видеть результат «кулак с пальцем» на каждом видеоокне, и общую online статистику в инфопанели
- o во время обсуждения выразить отношение к решению иконками-голосовалками. У всех это будет видно.
- o написать сообщение (иконка: message) участнику, у получателя popup, в текстчат можно присоединить любого участника. Но не более 4-ех сообщений в 5 минут. (целесообразность под вопросом)
- o добавлять любые контакты (add) себе к автономному видеочату по клику на участника или адресной книги, новый диалог не миксуется к голосовому каналу совещания (авто-mute)
- o присоединить к совещанию в любое время любой контакт (add to meeting)
- o добавить иконку-кнопку (some comments) и моргать
- o может вклиниться в обсуждение, даже если он не участник вопроса включив (on-air)
- o по клику увеличивать любых участников текущего чата (zoom) , или одного ведущего (one), уменьшая и автоперемещая остальных (4 уровня: весь экран, крупно, средне, мелко)
- o вызвать группу участников вопроса звонком (call) (если участник занят в другом чате звонок ставится «в очередь»)
- o иконка (want quit), чтобы ведущий мог отсортировать вопросы по данному участнику в первую очередь
- ведущий имеет возможность:
- o обшего вызова всех участников на совещание (Call 'em all )
- o приоритетный вызов группы по одному вопросу на совещание, нажав на вопрос в инфопанели (call team )
- o приоритетный вызов любого контакта (call)
- o общего внимания «Attention» (без закрытия автономных чатов, выскакивания его видеоокна и микса голосового канала в эфир (его голос +участников совещания)
- записывается для дальнейшего разбора для координатора и в архив. Дробится по вопросам, ссылку на конференцию можно привязать к проекту.
Экономика конференцсвязи
Так вот web usb камера примитивная стоит 400-500 рублей, есть почти в каждом ноутбуке.
1. Минимальный набор:
- • вебкамера 450р + проводная гарнитура 150р = от 600р/комплект
- • Телефон с камерой 2300р
- • вебкамера 450р + bluetooth гарнитура 500р + Bluetooth приемник 400р = от 1350 р/комплекс
- • вебкамера 450р + dual bluetooth гарнитура (platronics 510) 2000р + Bluetooth приемник 400р = 3000 р/комплекс
- • вебкамера 450р + platronics 510 + usb dongle 3500р = 4000р/комплект
Трафик локальный - бесплатный. Софт либо бесплатен (scype, ichat), либо немного стоит (ooVoo, думаю до 1000 долларов на всю компанию), либо пишется под заказ (он примитивный поэтому 2000 $)
В итоге:
• получили современный офис, мобильный, вне зависимости от места участника, если есть ноут и wifi или gprs
• получили систему конференц связи (обычный телефон не позволяет устраивать конференции 2х или более)
• люди присутствуют на своих минисовещаниях, не сидя на общих, тратя время и деньги компании
• получили компьютерный автодозвон (и удобную «звонок в очередь»)
• присутствие 10-ти человек на совещании 2 раза в неделю с усредненной ЗП в 60тр = 27тр потери компании из-за сидения сотрудников на совещаниях и ожидающих своих вопросов.