Рассчет стоимости внедрения КИС
Системы автоматизации внедряют для повышения эффективности работы предприятия и как следствие увеличения прибыли. При ведении бизнеса думать о финансах необходимо, поэтому, самый первый и очень важный вопрос, который возникает у руководителя при принятии решения о внедрении КИС (корпоративной информационной системы) и выборе подрядчиков, это "во сколько мне все это обойдется?".
Попробую поделиться собственными знаниями на этот счет. Стоимость внедрения складывается из следующих составляющих:
1. платформа
2. лицензии пользователей
3. оборудование
4. разработка и внедрение конфигурации системы
5. обучение сотрудников
6. техническая поддержка
7. необходимые доработки и модернизация системы
Давайте пройдемся по пунктам.
И так, пункт первый: платформа.
Платформа, это собственно и есть сама программа. Практически все владельцы бизнеса подходя к вопросу внедрения CRM системы начинают именно с выбора платформы. Это может быть готовый коммерческий продукт, от условно бесплатных, например AmoCRM, до супер дорогих решений вроде SAP или Salesforce, либо это может быть написанная конкретно под вас с нуля программа. Хочу предостеречь вас от выбора второго пути, с написанием собственной платформы, так как это в итоге выйдет дороже готового решения и 100% рано или поздно возникнут проблемы с поддержкой. Писать CRM под себя оправдано только в том случае, если вы целиком и полностью изучили рынок готовых решений и удостоверились в том, что вашему уникальному бизнесу ни одно из них не подходит. Во всех остальных случаях советую выбрать готовую программу, при чем стараться отдавать предпочтение тем, внедрением которых занимается достаточное количество фирм. Это избавит вас от проблем, связанных с возможной сменой подрядчика. Необходимо отметить, что самым правильным первым действием будет все же выбор подрядчика, то есть компании, которая будет реализовывать Вашу информационную систему, а в выборе непосредственно платформы лучше положиться на них.
Что касается стоимости, от выбранной платформы будут зависеть цены лицензий. Их мы рассмотрим дальше.
Пункт два: лицензии пользователей.
И так, определившись с платформой можно понять, сколько придется потратить на лицензии пользователей. Понятно, что если платформа будет самописной, то ни о каких лицензиях речи идти не будет и все расходы будут связаны с услугами разработчиков. Если вы выберете готовое решение, то возможны два варианта, либо это будет программа, устанавливаемая на компьютер пользователя, либо “облочное” SaaS решение (software as a service). В первом случае, лицензии обычно покупаются “пожизненно” и стоят примерно от 10 000 до 20 000 рублей, а последующая доплата идет только при необходимости перехода с версии на версию и это чаще всего не более 25% от стоимости лицензий. Что касается второго варианта (SaaS), то стоимость будет колебаться от 0 (за условно бесплатные облачные CRM) до 10 000 - 12 000 рублей за решения среднего уровня для предприятий малого и среднего бизнеса и доходить до 35 000 - 60 000 рублей за решение для крупной компании от разработчиков типа SAP и Salesforce.
Пункт три: оборудование.
Для работы в "облачных" системах, потребуется компьютер (планшет тоже подойдет, но работать будет достаточно неудобно), браузер и доступ в интернет. Интернет сейчас есть повсеместно, да и без компьютера представить работу довольно сложно, так что в данном случае затраты на оборудование будем считать от 0 до 40 000р.
Для работы с системой, использующей устанавливаемую на локальный компьютер программную часть, потребуются сами компьютеры, сервер для размещения базы данных и хороший канал связи с сервером. Поскольку компьютеры у вас уже скорее всего и так есть, рассмотрим стоимость сервера. Здесь возможны два варианта. Первый, это арендовать сервер (виртуальный либо физический). Стоимость аренды составит в среднем от 5 000 до 15 000р. в месяц. Второй вариант, это приобретение собственного сервера и размещение его либо в офисе, либо в дата центре. Для работы небольшого офиса с численностью сотрудников от 5 до 50 человек вполне будет достаточно сервера стоимостью от 150 000 до 250 000р.
Пункт четыре: разработка и внедрение конфигурации системы.
И так, мы подошли к самому важному пункту. Именно от него зависит успех всего мероприятия по автоматизации компании. Даже если Вас устраивает готовый базовый функционал предлагаемых на рынке "коробочных" решений, рано или поздно Ваша компания вырастет из этих "штанов". Понимание того, что систему необходимо кастомизировать, может оформиться либо сразу же, в процессе изучения рынка CRM систем, либо постепенно, в процессе эксплуатация выбранного решения.
Поскольку данный вопрос очень обширный, ограничусь на этот раз цифрами, а подробности распишу в следующих постах. Упомяну лишь некоторые ключевые параметры, влияющие на стоимость:
- наличие либо отсутствие четко сформулированных бизнес процессов компании
- четкое понимание руководства компании того, какие задачи должна решать система
- степень инновационности задач, которые должна решать система
По моему опыту, разработать индивидуальную конфигурацию для небольшой компании, занимающиеся малым, либо средним (по нижней границе) бизнесом, будет стоить от 60 000 до 800 000р. Для средних и крупных компаний стоимость будет составлять примерно от 1,5 до 3 миллионов рублей.
Пункт пять: обучение сотрудников.
Обучение сотрудников может происходить несколькими способами. Можно пригласить представителей компании, внедряющий CRM систему в офис заказчика и собрать сотрудников для обучения. Можно обучить одного или нескольких сотрудников компании с тем, чтобы они в дальнейшем сами обучали коллег. Можно составить и раздать сотрудникам инструкции (в том числе видео). Выбор способа обучения будет зависеть от общей IT подготовленности работников, их прежнего опыта работы с различными программами учета, а также сложности самой CRM системы. В любом случае, обучение сотрудников это не очень значительная статья в общем бюджете внедрения. Давайте заложим до 10 000р. на обучение.
Пункт шесть: техническая поддержка.
Для готового решения, в особенности бесплатного, с небольшим функционалом и большим количеством других пользователей, техническую поддержку как отдельную статью бюджета выделять не имеет смысла. Все, что касается работоспособности системы разработчики делают сами за свой счет.
Для индивидуального, сконфигурированного под вас решения без техподдержки вообще обойтись будет сложно. И дело тут не только в надежности системы, но в первую очередь в подготовленности пользователей. Чаще всего вопросы, по которым обращаются в техподдержку, можно решить самостоятельно, прочитав инструкции и справку. Другое дело, что некоторым людям, далеким от IT и в особенности старших поколений эти инструкции могут показаться сложными и непонятными, каким бы юзер-френдли языком они ни были написаны и какими бы иллюстрациями и примерами ни сопровождались. Ну а самый банальный вариант, пользователю просто некогда или лень читать инструкцию.
Пункт семь: необходимые доработки и модернизация системы.
Здесь опять же все зависит от того, что за систему Вы выбрали изначально. Если это готовый, коробочный вариант, то скорее всего Вам придется пользоваться тем, что есть и подстраивать свой бизнес под имеющуюся систему. Если же конфигурация CRM делалась под Вас индивидуально, то Вам вероятнее всего захочется модернизировать ее по мере развития бизнеса. Обычно такие CRM системы обрастают функционалом OMS (полноценная работа с продажами), WMS (работа со складом) а потом превращаются в ERP системы, для управления всем предприятием. По моему практическому опыту, в компании, выбравшей CRM системы на удобно дорабатываемой платформе, в среднем, стоимость доработок (если они вообще требуются) составляет от 100 000р. до 300 000р. Естественно, бывают и такие компании, которые могут позволить себе процесс непрерывных доработок системы, постоянное внедрение нового функционала. В таком случае бюджет может вырасти до нескольких миллионов.
Подведем итоги.
Получается, что если у Вас маленькая компания, с несколькими менеджерами, и требования к учетной системе стандартные, вполне можно обойтись бесплатным решением. Если же компания крупная и имеющийся функционал представленных на рынке решений не соответствует Вашим потребностям, то будьте готовы к тому, что для получения работающего инструмента Вам потребуется потратить от 400 000 до 1 500 000 рублей.
И напоследок, самое неприятное, что может произойти, это ошибка в выборе системы, а что еще хуже, внедренцев. В таком случае бюджет придется умножать на два, так как придя к тому, что выбранная система не решает поставленных задач, придется начинать все заново. Чтобы этого избежать, стоит потратить какое-то время на самостоятельное изучение тема и привлечь экспертов - консультантов, которые смогут принять правильный выбор.
В следующих постах раскроем затронутые темы более подробно.
Попробую поделиться собственными знаниями на этот счет. Стоимость внедрения складывается из следующих составляющих:
1. платформа
2. лицензии пользователей
3. оборудование
4. разработка и внедрение конфигурации системы
5. обучение сотрудников
6. техническая поддержка
7. необходимые доработки и модернизация системы
Давайте пройдемся по пунктам.
И так, пункт первый: платформа.
Платформа, это собственно и есть сама программа. Практически все владельцы бизнеса подходя к вопросу внедрения CRM системы начинают именно с выбора платформы. Это может быть готовый коммерческий продукт, от условно бесплатных, например AmoCRM, до супер дорогих решений вроде SAP или Salesforce, либо это может быть написанная конкретно под вас с нуля программа. Хочу предостеречь вас от выбора второго пути, с написанием собственной платформы, так как это в итоге выйдет дороже готового решения и 100% рано или поздно возникнут проблемы с поддержкой. Писать CRM под себя оправдано только в том случае, если вы целиком и полностью изучили рынок готовых решений и удостоверились в том, что вашему уникальному бизнесу ни одно из них не подходит. Во всех остальных случаях советую выбрать готовую программу, при чем стараться отдавать предпочтение тем, внедрением которых занимается достаточное количество фирм. Это избавит вас от проблем, связанных с возможной сменой подрядчика. Необходимо отметить, что самым правильным первым действием будет все же выбор подрядчика, то есть компании, которая будет реализовывать Вашу информационную систему, а в выборе непосредственно платформы лучше положиться на них.
Что касается стоимости, от выбранной платформы будут зависеть цены лицензий. Их мы рассмотрим дальше.
Пункт два: лицензии пользователей.
И так, определившись с платформой можно понять, сколько придется потратить на лицензии пользователей. Понятно, что если платформа будет самописной, то ни о каких лицензиях речи идти не будет и все расходы будут связаны с услугами разработчиков. Если вы выберете готовое решение, то возможны два варианта, либо это будет программа, устанавливаемая на компьютер пользователя, либо “облочное” SaaS решение (software as a service). В первом случае, лицензии обычно покупаются “пожизненно” и стоят примерно от 10 000 до 20 000 рублей, а последующая доплата идет только при необходимости перехода с версии на версию и это чаще всего не более 25% от стоимости лицензий. Что касается второго варианта (SaaS), то стоимость будет колебаться от 0 (за условно бесплатные облачные CRM) до 10 000 - 12 000 рублей за решения среднего уровня для предприятий малого и среднего бизнеса и доходить до 35 000 - 60 000 рублей за решение для крупной компании от разработчиков типа SAP и Salesforce.
Пункт три: оборудование.
Для работы в "облачных" системах, потребуется компьютер (планшет тоже подойдет, но работать будет достаточно неудобно), браузер и доступ в интернет. Интернет сейчас есть повсеместно, да и без компьютера представить работу довольно сложно, так что в данном случае затраты на оборудование будем считать от 0 до 40 000р.
Для работы с системой, использующей устанавливаемую на локальный компьютер программную часть, потребуются сами компьютеры, сервер для размещения базы данных и хороший канал связи с сервером. Поскольку компьютеры у вас уже скорее всего и так есть, рассмотрим стоимость сервера. Здесь возможны два варианта. Первый, это арендовать сервер (виртуальный либо физический). Стоимость аренды составит в среднем от 5 000 до 15 000р. в месяц. Второй вариант, это приобретение собственного сервера и размещение его либо в офисе, либо в дата центре. Для работы небольшого офиса с численностью сотрудников от 5 до 50 человек вполне будет достаточно сервера стоимостью от 150 000 до 250 000р.
Пункт четыре: разработка и внедрение конфигурации системы.
И так, мы подошли к самому важному пункту. Именно от него зависит успех всего мероприятия по автоматизации компании. Даже если Вас устраивает готовый базовый функционал предлагаемых на рынке "коробочных" решений, рано или поздно Ваша компания вырастет из этих "штанов". Понимание того, что систему необходимо кастомизировать, может оформиться либо сразу же, в процессе изучения рынка CRM систем, либо постепенно, в процессе эксплуатация выбранного решения.
Поскольку данный вопрос очень обширный, ограничусь на этот раз цифрами, а подробности распишу в следующих постах. Упомяну лишь некоторые ключевые параметры, влияющие на стоимость:
- наличие либо отсутствие четко сформулированных бизнес процессов компании
- четкое понимание руководства компании того, какие задачи должна решать система
- степень инновационности задач, которые должна решать система
По моему опыту, разработать индивидуальную конфигурацию для небольшой компании, занимающиеся малым, либо средним (по нижней границе) бизнесом, будет стоить от 60 000 до 800 000р. Для средних и крупных компаний стоимость будет составлять примерно от 1,5 до 3 миллионов рублей.
Пункт пять: обучение сотрудников.
Обучение сотрудников может происходить несколькими способами. Можно пригласить представителей компании, внедряющий CRM систему в офис заказчика и собрать сотрудников для обучения. Можно обучить одного или нескольких сотрудников компании с тем, чтобы они в дальнейшем сами обучали коллег. Можно составить и раздать сотрудникам инструкции (в том числе видео). Выбор способа обучения будет зависеть от общей IT подготовленности работников, их прежнего опыта работы с различными программами учета, а также сложности самой CRM системы. В любом случае, обучение сотрудников это не очень значительная статья в общем бюджете внедрения. Давайте заложим до 10 000р. на обучение.
Пункт шесть: техническая поддержка.
Для готового решения, в особенности бесплатного, с небольшим функционалом и большим количеством других пользователей, техническую поддержку как отдельную статью бюджета выделять не имеет смысла. Все, что касается работоспособности системы разработчики делают сами за свой счет.
Для индивидуального, сконфигурированного под вас решения без техподдержки вообще обойтись будет сложно. И дело тут не только в надежности системы, но в первую очередь в подготовленности пользователей. Чаще всего вопросы, по которым обращаются в техподдержку, можно решить самостоятельно, прочитав инструкции и справку. Другое дело, что некоторым людям, далеким от IT и в особенности старших поколений эти инструкции могут показаться сложными и непонятными, каким бы юзер-френдли языком они ни были написаны и какими бы иллюстрациями и примерами ни сопровождались. Ну а самый банальный вариант, пользователю просто некогда или лень читать инструкцию.
Пункт семь: необходимые доработки и модернизация системы.
Здесь опять же все зависит от того, что за систему Вы выбрали изначально. Если это готовый, коробочный вариант, то скорее всего Вам придется пользоваться тем, что есть и подстраивать свой бизнес под имеющуюся систему. Если же конфигурация CRM делалась под Вас индивидуально, то Вам вероятнее всего захочется модернизировать ее по мере развития бизнеса. Обычно такие CRM системы обрастают функционалом OMS (полноценная работа с продажами), WMS (работа со складом) а потом превращаются в ERP системы, для управления всем предприятием. По моему практическому опыту, в компании, выбравшей CRM системы на удобно дорабатываемой платформе, в среднем, стоимость доработок (если они вообще требуются) составляет от 100 000р. до 300 000р. Естественно, бывают и такие компании, которые могут позволить себе процесс непрерывных доработок системы, постоянное внедрение нового функционала. В таком случае бюджет может вырасти до нескольких миллионов.
Подведем итоги.
Получается, что если у Вас маленькая компания, с несколькими менеджерами, и требования к учетной системе стандартные, вполне можно обойтись бесплатным решением. Если же компания крупная и имеющийся функционал представленных на рынке решений не соответствует Вашим потребностям, то будьте готовы к тому, что для получения работающего инструмента Вам потребуется потратить от 400 000 до 1 500 000 рублей.
И напоследок, самое неприятное, что может произойти, это ошибка в выборе системы, а что еще хуже, внедренцев. В таком случае бюджет придется умножать на два, так как придя к тому, что выбранная система не решает поставленных задач, придется начинать все заново. Чтобы этого избежать, стоит потратить какое-то время на самостоятельное изучение тема и привлечь экспертов - консультантов, которые смогут принять правильный выбор.
В следующих постах раскроем затронутые темы более подробно.