Как я храню свои рабочие файлы
Это исправленная и дополненная версия моей прошлогодней статьи.
Когда количество проектов не превышает десятка, ориентироваться среди всех рабочих файлов не составляет особого труда. Но если количество проектов переваливает за сотни, то чтобы быстро найти что-то или не потерять, необходимо иметь систему хранения файлов. После того, как я таким обидным образом потерял пару десятков своих работ, забыв переписать их с компьютера бывшего работодателя, когда только начал заниматься архитектурным проектированием, то разработал для себя свою систему, которой пользуюсь до сих пор в течении последних шести лет, постепенно внося в неё улучшения.
Самое главное в системе храниения файлов - это простота. Иначе, будет лень всё время её придерживаться. Вот основные принципы, которыми я пользуюсь, создавая каждый новый файл:
- Каждый файл относится к определённому проекту, поэтому он должен храниться в одном каталоге с другими файлами, относящиеся к этому же проекту.
- Каждому новому проекту присваивается свой порядковый номер.
- Имя каждого файла должно содержать короткий комментарий, чтобы его легко можно было распознать. Никаких 1111, sdfsdf или hernya1, hernya2 и т.п.
- Файлы и каталоги называть только латиницей.
- Не хранить важные файлы на рабочем столе. Сохранение файла на рабочем столе равносильно отправки его в корзину.
- Никогда не удалять файлы. Все исходники должны оставаться.
- Один и тот же файл должен единовременно находиться минимум на двух носителях - делайте бекапы.
- Каталоги текущих проектов, находящихся в работе, должны содержаться в облачном хранилище для быстрого доступа со всех девайсов и из любого места через интернет.
Шифр проектов
Для каждого проекта создаётся отдельный каталог с именем по шаблону (шифру): ###_comment где:
- ### - трёхзначный индивидуальный порядковый номер проекта.
- comment - короткий комментарий для лучшей ориентации среди текущих проектов.
Хозяйке на заметку. Наблюдательный читатель должен был заметить, что, по сравнению с моей предыдущей версией этой статьи, здесь отсутствует буква перед номером проекта, обозначающая его тип (архитектурный проект, интерьер, дизайн и т.п.). Практика показала, что её применение удобств не добавляет, так как, во первых, я не вижу смысла чётко разграничивать проекты по видом деятельности (а иногда один проект может состоять из нескольких видов проектов) и, во вторых, буква перед порядковым номером нарушает порядок файлов в каталоге. Чтобы не нарушать существующий порядок, к новому шифру я перейду с начала следующего года.
Организация текущих проектов
Мой рабочий архив разделён на два каталога: в одном находятся текущие проекты, а в другом хранится архив. Содержание в одном месте всех текущих проектов упрощает доступ к ним. Все новые и находящиеся в работе проекты я храню в корне каталога in-work, находящемся в облачном хранилище. Для этого, я использую Дропбокс.
Использование облачного хранилища данных позволяет иметь доступ к моим рабочим файлам с любого устройства и места через интернет, а также делиться ими с коллегами и заказчиками. Для этого достаточно дать ссылку на файл, размер которого не имеет ограничения, в отличае от почты. Файлы единовременно хранятся не только на моем рабочем и домашнем компьютере, но и на сервере, что практически исключает вероятность их утери, в случае поломки или кражи. Одним из преимуществ Дропбокса является то, что он хранит историю изменения файлов, благодаря чему я могу «откатиться» к предыдущим версиям. Например, если по ошибке перезаписать его поверх файлом из другого проекта (что бывает), удалить или если он был поврежден. Естественно, компьютер всегда должен иметь скоростной доступ к интернету.
Когда заказчик сделал оплату проект завершён, каталог его можно переместить из папки in-work Дропбокса в архив.
Организация архива проектов
Все завершённые проекты хранятся в едином каталоге work, находящимся в папке документов жёсткого диска (в будущем планирую перенести с ноута в отдельное RAID-хранилище). В нём архив разбит по годам: 2007, 2008, 2009... и т.д.. Из каталога in-work проекты переносятся в папку с текущим годом на момент завершения проекта. Не помешает, если перед переносом почистить их содержимое, удалив файлы автосохранений программ и каталог temp (о нём в следующем разделе), но остальные «исходники» остаются нетронутыми, помня принцип № 6 - никогда их не удалять.
Организация файлов внутри проекта
Все файлы, относящиеся к конкретному проекту, разложены по своим каталогам. Они создаются по мере необходимости. Их имена я выбрал самые короткие и запоминающиеся. Как ни странно, лучшего имени каталога, чем формат самих файлов в этом каталоге я не нашёл.
- skp - файлы Скетчапа.
- layout - файлы Лэйаута для Скетчапа.
- dwg - Автокад. Внитри каталога, в папке img, хранятся все картинки, на каторые ссылается Автокад, чтобы их не потерять при переносе или передаче файлов.
- pln - здесь хранятся файлы Архикада.
- gsm - библиотечные элементы Архикада, созданные мной для конкретного проекта.
- mod - файлы модулей Архикада.
- pdf - этот каталог можно считать главным, так как в нём я собираю из разных программ альбомы проекта в формате ПДФ, которые являются результатом моей работы.
- docs - текстовые документы и таблицы.
- scan - отсканированный материал. Обычно это топографические съёмки, планы БТИ, мои эскизы и вообще всё, что сканировалось для конкретного объекта.
- from - здесь хранятся все файлы, которые мне кто-то передаёт, т.е. созданные не мной. Это может быть мой коллега, подрядчик или сам заказчик. При большом колличестве файлов, внутри каталог может быть разбит по именам, в зависимости от того, от кого они были получены. Сюда же, в папку web, я сохраняю материал из интернета.
- to - если в предыдущем каталоге я сохраняю все, что получаю откуда-то, то здесь наоборот: все, что я кому-то из коллег или подрядчиков передаю.
- psd - здесь содержатся файлы программы Pixelmator (аналог Фотошопа).
- renders - отрендеренные картинки в Максе или где-то ещё. Почти всегда отсюда файлы сразу попадают в каталог psd, а здесь остаются как исходники.
- maps - текстуры, используемые в проекте.
- screenshots - скриншоты, которые я делаю в процессе работы над объектом. Некоторые из них публикую в своём блоге. А иногда просто бывает очень полезным самому в одном месте пересмотреть все прошлые варианты проекта.
- temp - страшное место. В этом каталоге по завершению проекта умирают все временные файлы. Например, файлы *.3ds, которые необходимы только для экспорта в Макс из других программ и прочие файлы экспорта и временные файлы.
Имена файлов и их версии
Принцип, по которому я даю имена схож с наименованием каталога объекта, только в конце добавляется его версия, например: 129_frunze_01-02.pln, где 01 - это вариант, а 02 - подвариант.
Процесс проектирования всегда состоит из множества вариантов и подвариантов, к которым нередко приходится возвращаться. Поэтому я никогда не удаляю старые файлы. Как правило, вариант - это версия после встречи с заказчиком, а подвариант - версия между встречами. Например, я начал новый проект и дал ему версию 01-01. В процессе проектирования у меня было несколько вариантов и в итоге я пришёл к версии 01-04. После встречи с заказчиком, если в проект нужно ввести какие-то изменения, следующая версия файла будет уже 02-01. Т.е. какой номер варианта - столько было встреч с заказчиком.
Если проект состоит из нескольких разделов или есть необходимость для одной программы использовать несколько файлов, то к комментарию имени файла через дефис добавляется нужное слово. Например: 153_lesnoe-plan.dwg, 153_lesnoe-details_01-02.dwg.
Если старые версии проектов хранить в отдельной папке archive, то добавлять номер к концу текущей версии файла смысла нет - он применяется только к старым версиям.
И на закуску скриншот фрагмента моего рабочего архива:
Расскажите, а как вы организовываете хранение своих рабочих и нерабочих файлов? Поделитесь своим опытом.