Как я все успеваю
У меня очень много интересов в этой жизни. Я фотографирую, пишу книги, путешествую, преподаю фотографию, занимаюсь бизнесом и много чем еще. Семье и детям удается уделять несколько меньше внимания, чем хотелось бы. Но полагаю, все равно больше, чем работающим 8-часовой рабочий день среднестатистически папам. Мне очень часто задают вопрос «И как ты только все успеваешь?» Поэтому я решил поделиться личным опытом самоорганизации. Надеюсь, этот текст окажется полезным творческим людям, которые многое задумывают, но мало чего успевают.
Многие, кто пытался упорядочить список ежедневных дел, делают это с помощью бесконечного многообразия планировщиков, задачников и органайзеров - как аналоговых (блокноты), так и цифровых (софт). Современное ПО позволяет разделить задачи на группы (например, работа, семья, хобби) и подгруппы, задачи на подзадачи, наследовать их, назначать сроки, переносить и связывать задачи с календарем, использовать напоминания и т.д. и т.п. Считается, что чем грамотнее ты структурируешь дерево задач, тем эффективнее будет их решение. Я давно убедился в том, что это не работает. Вместо сложных многослойных планировщиков я веду простейший туду-лист, состоящий из одного единственного списка дел. При этом придерживаюсь 10 золотых правил, выработанных годами:
1. Прежде, чем сделать какое-либо дело, надо выгрузить его из головы
То есть записать в общий список дел. Это только кажется - зачем записывать, если быстрее сделать. Но когда приступаешь, оказывается, что нужна не одна минута, а пять или десять. За это время поступит звонок, придет письмо, возникнет новое дело, а держать в голове две-три и более задач одновременно ей трудно. Чем меньше в голове лишней, не нужной в данную минуту информации, тем эффективнее она работает для решения текущей задачи. Я не держу в голове списка дел, поэтому никогда не забываю ничего действительно важного (хотя могу забыть какие-то мелочи).
2. Не бывает отдельно рабочих дел и отдельно личных
Жизнь одна и список наших дел в ней тоже един. Пытаясь делить его на части, мы обманываем сами себя. Если нужно сходить к зубному или забрать ребенка из школы, это неизбежно отнимет время от рабочего дня. Ровно и наоборот, деловая встреча вечером лишает возможности приготовить семье ужин или выйти на вечернюю пробежку. Поэтому все дела, которые я хочу сделать, я веду одним общим списком. От похода в прачечную, магазин или смены резины на автомобиле до выездных съемок, работы над главами книги или оформления нового контракта поставок.
3. Слона нужно есть по бифштексам
Любую задачу, которую можно раздробить на несколько маленьких, надо раздробить. Чем меньше и конкретнее будет каждая задача, тем быстрее и проще она будет решена. И тем меньше ее решение будет зависеть от решения других задач.
4. Задачи решаются не по необходимости, а по вдохновению
Задачи из списка дел нужно решать не в порядке их срочности или в соответствии с приоритетами, а по необходимости или вдохновению. Необходимые дела - те, которые нельзя отложить, решаются в последнюю очередь (то есть прямо сейчас), если по каким-либо причинам они не были решены ранее. Остальные дела решаются по вдохновению, т.е. прежде всего я берусь за самые интересные в данный момент задачи. В подавляющем большинстве случаев тогда они решаются в десятки-сотни раз быстрее и качественнее, чем если решать их «по очереди», но без должной радости.
5. Если задачу можно решить сразу, ее надо решить вне очереди
Если я вижу, как быстро решить задачу, то всегда решаю ее сразу, в тот же момент. Независимо от времени суток, наличия необходимых дел, уровня сложности этой задачи, от того, когда она была добавлена в список дел и на каком месте в этом списке находится. Это не только доставляет удовольствие от работы, но и высвобождает практически неограниченные временные ресурсы в будущем.
6. Не стоит планировать, но можно ставить дедлайны
Я никогда не выделяю какое-то определенное время для решения той или иной задачи. Особенно если задача творческая и требует погружения, медитации. Потому что заранее никогда не известно, сколько на самом деле потребуется времени. Однако для внутренней концентрации и самоорганизации иногда (не всегда) бывают полезны дедлайны. В том числе для задач исключительно творческих.
7. Неинтересное или неприятное дело лучше отложить
Если у меня нет желания делать какое-либо дело, и в нем нет срочной необходимости - такие дела я откладываю, даже если на первый взгляд кажется, что они очень важны. Со временем большая часть таких задач теряет актуальность сама собой, после чего я с чистой совестью удаляю их из списка, так и не решив. Если же дело не теряет актуальности, то рано или поздно оно или станет необходимым, или к нему появится вдохновение.
8. Дуракаваляние - двигатель прогресса
Когда список дел стремится к нулю, я начинаю бить баклуши, валять дурака и заниматься ерундой (смотреть фильмы, читать книги, изучать живопись). Именно в такие моменты возникают идеи о новых проектах, бизнесах и книгах. Список из 0 задач - самое творческое состояние души. Самое ценное.
9. Нет слова «надо», но есть слово «хочу»
В реальной жизни список из 0 задач практически недостижим. Поэтому иногда (периодически и довольно часто) нужно позволять себе бить баклуши, валять дурака и заниматься ерундой. Независимо от количества актуальных, а иногда даже необходимых задач. Другими словами, иногда надо уметь послать все к черту и заняться чем-то совсем другим, нежели казалось бы сейчас надо заниматься. Ибо нет слова «надо», но есть слово «хочу».
10. Максимум - пятнадцать открытых задач
Критичное значение одновременно открытых задач - 15. Это примерно столько, сколько помещается на одном экране айфона без пролистывания. То есть примерно столько, сколько можно окинуть одним взглядом. Приближение к числу 15 говорит о том, что я что-то делаю не так. Или слишком много на себя беру, или бью баклуши чаще, чем могу себе это позволить. Но скорее всего - не до конца придерживаюсь собственных же правил. Потому что если им следовать, то эффективность решения задач становится практически безграничной.
Вуаля!