Систематизировал работу с документами (бумажными, от них не так то просто избавится) по методике Канбан.
InBox - документы, которые только поступили или действие по которым не требует срочности.
InWork - документы по которым работаю в текущий момент времени.
OutBox - готовый результат, для передачи в другой отдел, отправку почтой и т.д. и т.п.
По личным ощущениям: стало значительно удобно, нет потери времени чтобы искать в каком именно лотке документ, достаточно помнить на какой он стадии. Сразу можно оценить объем работы (ну и дополнительное напоминание).