LeaderTask и Тайм-драйв от Глеба Архангельского. Ежедневный регламент. ЧАСТЬ 2
Продолжение статьи LeaderTask и Тайм-драйв от Глеба Архангельского. НАЧАЛО. ЧАСТЬ 1
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ЕЖЕДНЕВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ (ПОДРОБНО)
Когда лучше планировать рабочий день? Классические ТМ-источники жестко настаивают - с вечера. На мой взгляд, в планировании с вечера либо с утра есть свои плюсы и минусы:
-Планировать день с вечера - хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.
-Планировать день с утра - хорошо сочетается с решением «уточняющих задач», т. е. согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т.п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».
В любом случае, с вечера или с утра планировался день, - к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в совокупности в течение дня. А сэкономит грамотное планирование - часы, а иногда и недели, освобожденные от лишней работы.
Это обязательный момент вашего дня, как почистить зубы
1. ОБРАБОТКА СЕКТОРА ВХОДЯЩИЕ
Перепишите ВСЕ!!! ваши временные записи из блокнотов, ежедневников, стикеров, наберите мысли с вашего диктофона и обрабатывайте. Еще раз повторю, определитесь, с какими альтернативными сборщиками информации вы будете работать в дальнейшем и имейте их ВСЕГДА при себе (диктофон, блокнот, сотовый телефон и др.). Создавайте Задачи, Заметки, Ссылки собирайте максимально всю информацию (мысли, идеи, комментарии, ход работы). Тогда ни одна золотая песчинка не проскочит мимо :)
Обработка:
1) это определение точной формулировки выполнения задания, направленной на результат. На первое место ставится глагол, а потом уже все остальные члены предложения.
«Подготовить доклад», «Найти в Интернете..» и т. д.. Не «Позвонить Петрову», а «Дожать Петрова до заказа».
2) определение принадлежности задачи к проекту (через свойства задачи)
3) присвоить необходимый контакт для выполнения дела (кто вам поручил это задание или с кем совместно вы его выполняете) - (через свойства задачи)
4) перевод из сектора ВХОДЯЩИЕ в соответствующую категорию
*НЕДЕЛЯ - краткосрочные и среднесрочные задачи (неделя, месяц),
ГОД - долгосрочные задачи (больше месяца)
СПРАВ - отложенные на неопределенный срок задачи, интересные мысли, справочная информация, идеи, которые хотите развить и т.д.
НА КОНТРОЛЬ - делегированные задачи
КАК ДЕЛЕГИРОВАТЬ/СТАВИТЬ НА КОНТРОЛЬ ЗАДАЧИ
Заходите в свойства задачи:
- присвойте Контакт, который вы будете контролировать по этому заданию. Для этого нажмите кнопку Контакты (1) и выберите галочкой человека (или группу лиц).
- присвойте Категории: НА КОНТРОЛЬ и еще одну категорию соответственно:
*ДЕНЬ - Близкий контроль. если вам регулярно в течение ближайших 1-3 дней надо контролировать процесс.
*НЕДЕЛЯ - Средний контроль. Через 1-2 недели. Или если процесс надо контролировать 1-2 раза в неделю.
*ГОД - Далекий контроль. Все что дальше месяца
- Установить (если это необходимо) Напоминание (4)
- Установите Приоритет: нажмите на выпадающее меню (5) и выберите На Контроль (6)
Примечание: маленькая хитрость, чтобы визуально отделить задачи которые *НА КОНТРОЛЕ вы можете создать пустую задачу в категории *ДЕНЬ и *НЕДЕЛЯ с названием «---------------------», присвоить ей приоритет НА КОНТРОЛЬ. Таким образом все задачи, которые у вас на контроле буду в самом низу списка и отделены от остальных задач планкой «------------------»
ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!: ПОЛНОСТЬЮ УНИЧТОЖИТЬ все накопленные здесь записи путем перевода их в соответствующую категорию ( *НЕДЕЛЯ, ГОД, КОНТРОЛЬ, СПРАВ) или удаления.
Собирайте МАКСИМАЛЬНО возможные данных по задаче: тема телефонных разговоров, ваши идеи, ссылки и т.д. К каждой задаче вы можете написать заметку (текст), прикрепить файл(ы). Это сэкономит вам огромное количество времени на поиск информации. Все будет в одном месте под рукой.
КАК ДОБАВИТЬ ЗАМЕТКУ К ЗАДАЧЕ. КАК ПРИКРЕПИТЬ ФАЙЛ К ЗАДАЧЕ.
Если щелкнуть два раза левой кнопкой мыши по любой задаче (1), то откроется дополнительное поле с Заметками (2) для данной задачи. Сюда вы скидываете любую текстовую информацию и ссылки. Нажмите Прикрепить файл (3) и выберите файл(ы), который надо прикрепить.
2. ОБРАБОТКА СЕКТОРА *НЕДЕЛЯ - смотрим на список заданий, смотрим, что надо и можно сделать сегодня и переносим в *ДЕНЬ. Несколько раз в день заглядываем в этот сектор, может еще что-то можно успеть выполнить. Смотрите так же на регулярные задачи (РУТИНА).
Когда рутины много - она замусоривает нашу голову и нашу работу. Примеры такого рода регулярных задач:
- Создание резервных копий информации. Важные электронные документы нужно регулярно сохранять на дискету, CD или «флэшку», чтобы в случае вирусной атаки или другой технической катастрофы их восстановить. Информацию с визитных карточек желательно переносить в единую базу контактов (в самой программе такая возможность есть). Значимые бумажные документы стоит отксерокопировать и хранить копию отдельно, на случай потери, аварии в офисе и т. д.
-Расчистка рабочего стола. Не уверен, что можно постоянно поддерживать на рабочем столе идеальный порядок, как советуют классические руководства по тайм-менеджменту. Но расчищать его регулярно (раз в день - основное рабочее пространство, раз в неделю - стол целиком) вполне возможно и необходимо. Точно так же нужно в компьютере регулярно расчищать папки «Рабочий стол» и «Мои документы».
-Различные регулярные обязанности - оплата счетов, сдача отчетов, отправка документов в архив и т.п.
КАК КОНТРОЛИРОВАТЬ РЕГУЛЯРНЫЕ ЗАДАЧИ (РУТИНА)
Хранить график еженедельных «рутинных» задач нужно в категории «НЕДЕЛЯ» . Тогда вы увидите его как минимум раз в день, и соответствующие задачи не останутся без вашего внимания.
Предлагаю 2 варианта для контроля. Выберите, какой вам по душе или предложите свой.
1 вариант:
Если у вас много рутинных регулярных задач, рекомендую применить для контроля над ними принцип двухмерного обзора. Для этого, зайдит в категорию *НЕДЕЛЯ (1), создайте новую задачу, назовите ее РЕГУЛЯРНЫЕ ЗАДАНИЯ (2). Присвойте ей приоритет РЕГУЛЯРНАЯ ЗАДАЧА (через свойства задачи). Щелкните дважды левой кнопкой мыши по задаче, у вас откроется окно для редактирования заметок конкретно к этой задаче. Оформить двумерный обзор можно так:
В импровизированной таблице в левой колонке вы видите примеры достаточно часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо - колонки по календарным неделям (неделя, начинающаяся с 2 августа). Выполнение задачи отмечается плюсиком в соответствующей колонке; невыполнение - прочерком.
Обратите внимание: это не таблица жесткого планирования. Нам не принципиально, в какой именно момент времени полить цветок или расчистить рабочий стол. Важно, чтобы это делалось примерно раз в неделю.
Если на этой неделе дело пропущено, ничего страшного в этом нет. Просто ставится прочерк. Если прочерки начнут накапливаться, это сразу дает нам сигнал: регулярная задача не выполнялась уже достаточно долго, пора ею заняться.
2 вариант:
Создайте задачу в категории *НЕДЕЛЯ с название РЕГУЛЯРНЫЕ ЗАДАЧИ (1). Присвойте ей приоритет РЕГУЛЯРНАЯ ЗАДАЧА (через свойства задачи). Все регулярные рутинные задачи создавайте как подзадачи, нажмите правой кнопкой на задаче РЕГУЛЯРНЫЕ ЗАДАЧИ (1) и нажмите Добавить подзадачу.
Просто просматривайте раз в день регулярные задачи и выполняйте, когда посчитаете нужным, так вы никогда про них не забудете.
Примечание: если вы хотите запланировать на определенное время повторяющиеся задачи или вести хронометраж вашей деятельности, то дублируйте задачи аналогично дублированию бюджетируемых задач (см.ниже).
3. РАСПЛАНИРУЙТЕ ВАШ *ДЕНЬ. ПРОСМАТРИВАЙТЕ РЕГУЛЯРНО СТРАТЕГИЧЕСКУЮ КАРТОНКУ :
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
- «Жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»).
- «Гибкие» задачи - не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие срока исполнения» - у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны эту задачу решать.
-«Бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации - 2 часа»). Бюджетировать имеет смысл задачи продолжительностью от 45 минут и выше.
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи - более мягко. Алгоритм планирования дня следующий:
КАК РАСПЛАНИРОВАТЬ ДЕНЬ. КАК РАССТАВИТЬ ПРИОРИТЕТЫ.
Зайдите в категорию *ДЕНЬ (в поле Навигатор выберите закладку Планирование и там соответствующую категорию). Определите тип задачи с помощью Приоритета. Для этого зайдите в свойства задачи и выберите соответствующий приоритет:
- ЖЕСТКАЯ ЗАДАЧА - для жестких задач
- Бюджет.ЗАДАЧА - для бюджетируемых задач
- Без приоритета - Для остальных
1) Внесите ЖЕСТКИЕ ЗАДАЧИ в календарь. Для этого существует 2 способа
1 способ. Быстрый. Находясь в категории *ДЕНЬ (или *НЕДЕЛЯ, *ГОД) (1) выберите задачу щелчком левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку, перенесите на календарь (2). Затем установите временные границы (3)
Примечание: чтобы выбрать другой день пользуйтесь кнопками навигатора для календаря (4)
2 способ. Через свойства задачи. Нажимаете на кнопку Срок и в появившемся окне устанавливаете Дату (2) на календаре и интервал времени (3)
Примечание: учитывайте и закладывайте резервы времени на ваше передвижение (транспорт, пробки и т.д.). На все ваши первоначальные оценки накидывайте хотя бы 20% времени и у вас будет более реальный план.
2) Внесите в календарь Бюджетируемые задачи. Определите, в какое время и как долго вы будете заниматься этой задачей сегодня (время между Жесткими задачами), см. выше как внести в календарь
Если задача объемная и вы к выполнению задачи приступаете несколько раз в день, занимаетесь этой задачей несколько дней подряд или вам необходимо вести хронометраж по проделанной работе используйте следующий прием.
Прежде чем внести Бюджетируемую задачу в календарь, создайте копию этой задачи. Для этого нажмите правой кнопкой на задаче, выберите Копировать, затем нажмите правой кнопкой мыши по пустой части поля Задачи и выберите вставить. Теперь нам надо данную копию сделать подзадачей оригинала. Для этого выделяем копию бюджетируемой задачи щелчком левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку, переносим на оригинал бюджетирумой задачу. В итоге задачи построятся в иерархию (1). А вот копию бюджетируемой задачи уже вносим в календарь (2). Если вы собираетесь продолжить задачу после совещания, вы просто копируете задачу прямо в календаре (Копировать, Вставить). И новая задача должна стать подзадачей. Чтобы не мозолило глаза обилие копий, задачи можно всегда свернуть (нажав на «-» (4) )
Примечание: данный способ можно использовать для любых повторяющихся задач (в том числе рутины).
3) Среди оставшихся гибких задач выберите 2-3 приоритетных задачи. Для установки приоритета зайдите в свойства задачи и установите приоритет Важно/Уточняющие. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.
Исходное значение корня «приор» - первый. Приоритетные дела - то, что мы сделаем в первую очередь. Исходя из этого, наиболее приоритетными будут следующие типы дел:
- Безотлагательные - критически значимые для основных бизнес-процессов, жизненно важные.
- Уточняющие задачи - те, выполнение которых требует очень немного времени, но задает дальнейший порядок дня. «Узнать время презентации», «уточнить, необходима ли личная встреча или достаточно телефонного разговора» и т. п. Эти задачи нужно выполнить в первую очередь, планируя день. Сюда же можно условно отнести задачи, «запускающие» работу подчиненных или коллег над делегированными задачами, например, «дать указания Иванову по проекту» и т. п. Фактически это «уточняющие» задачи для ваших подчиненных, они позволяют малым количеством ваших усилий заметно изменить порядок работы подчиненных и повысить их эффективность.
Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т. к. хотя он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует последовательность выполнения задач. Сначала - уточняющие, затем - жизненно важные, и напоследок, если останется время, - все остальные.»
Обратите внимание: в этом плане дня много «воздуха», мы не пытаемся расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий» список, оцениваем ее приоритетность и запускаем выполнение.
Из классического тайм-менеджмента есть один хороший и действенный принцип: не планировать более 60 % рабочего дня, оставляя 40 % времени в качестве резерв (на выполнение гибких задач и непредвиденных ситуаций)
Как планировать задачи, выполнение которых зависит от внешних условий?
Контекстное планирование
У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.
Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Вспомните свой рабочий день - сколько задач у вас привязано к жесткому «хроносу», а сколько - к гибкому «кайросу»?
Обычное жесткое планирование в ежедневнике или электронном календаре к управлению «кайросовыми» задачами не приспособлено. Мы не можем записать «кайросовую» задачу под четким временем в ежедневнике или поставить электронную напоминалку, т. к. не знаем точно, когда по коридору пройдет гендиректор или когда мы будем проезжать мимо автосервиса.
Типичные контексты («кайросы»):
-Место: «в банке», «в автосервисе», «в Тверском филиале».
-Человек или группа людей: «вопросы к шефу», «при разговоре с Берлагой из „Геркулеса“», «на заседании правления».
- Обстоятельства внутренние: «когда хочется / не хочется работать», «во время прилива вдохновения».
- Обстоятельства внешние: «когда шеф будет в хорошем настроении», «когда наконец примут закон о…».
Это лишь некоторые примеры наиболее часто встречающихся «кайросов». Важно выявить именно те «кайросы», которые актуальны для вашей работы, и научиться их эффективно использовать.
КАК РАСПЛАНИРОВАТЬ «КАЙРОСОВЫЕ» (КОНТЕКСТНЫЕ) ЗАДАЧИ.
Для того, чтобы настроить систему контекстного планирования нужно сделать следующее:
- Выявите актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5-7). Контекст по людям или группе людей не берите в расчет, так как к каждой задаче можно (и НУЖНО!) присвоить соответствующий контакт (начальник, который дал вам это задание; коллега, с которым надо совместно работать и пр.). Для этого, зайдите в Свойства задачи, выберите кнопку Контакты, выделите галочкой нужный контакт (или создайте новый).
- Создайте новые категории, соответствующие этим контекстам, например @в интернете, @в автобусе и др. При создании новой задачи - присваивайте данную категорию в дополнение к операционным категориям (*ДЕНЬ, *НЕДЕЛЯ, СПРАВ, *НА КОНТРОЛЬ)
- При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующую Категорию органайзера, либо зайти во вкладку Контакты и выбрать нужный вам контакт, тогда у вас будет возможность освежить в памяти нужные дела.
Например:
-Выходя из кабинета, заглянули в категорию «Офис» (или «Коллеги»). Увидели задачу: «Если встречу гендиректора - решить вопрос с рекламациями».
- Выезжая из офиса, заглянули в раздел «Места». Увидели задачи: «Поеду домой - не забыть заехать в автосервис, проверить тормоза»; «Когда буду в банке, заплатить заодно за домашний Интернет».
- При звонке клиента, обсуждая текущие дела, откройте задачи связанные с этим контактом. Решили задачу: «Если позвонит Петров из „Альфы“ - обсудить идею второго проекта».
4. ПРОСМОТР СЕКТОРА НА КОНТРОЛЬ - там тоже могут быть изменение - в частности, когда дело выполнено - поставить галочку! Вот эта галочка - действительно стОящая галочка! Если что-то выполнено в этом секторе - вы действовали в этот раз максимально эффективно! Пишите комментарии по ходу выполнению дел в заметках.
Используйте сортировку по Категории. Первыми в списке будут задачи Категорий *ДЕНЬ, затем *НЕДЕЛЯ, а замет ГОД - таким образом все самое важное будет вверху.
КАК СОРТИРОВАТЬ ЗАДАЧИ
Для сортировке по требуемой колонки нажмите на нее:
один раз - сортировка по возрастанию
два раза - по убыванию
три раза - снять сортировку
Примечание 1: LeaderTask, к сожалению, не сохраняет сортировку по конкретным категориям. Поэтому перейдя в любую другую категорию, установите привычную сортировку по Наименованию.
Примечание 2: Чтобы сортировать одновременно по двум столбцам удерживайте клавишу Shift.
5. БЕГЛЫЙ ПРОСМОТР ТЕКУЩИХ ПРОЕКТОВ. Дело в том, что, просматривая текущий проект, вам надо видеть одновременно ВСЕ задачи, относящиеся к нему, в том числе и те, которые вы перенесли на попозже.
6. ЕЖЕДНЕВНИК (ДНЕВНИК, МЕМУАРНИК) ГЛАВНОЕ СОБЫТИЕ ДНЯ:
В спокойной обстановке сделайте запись в ежедневнике. Именно событие, эмоционально значимое для вас. Это не обязательно главный результат дня, не обязательно главное достижение. Самым ярким событием может оказаться, например, пятиминутный разговор с другом. Событие может быть и позитивным, и негативным. Представьте, что из всей вашей библиотеки на необитаемый остров вам разрешили взять одну книгу - какую вы выберете? Так и здесь - какое одно событие дня вы бы «взяли на необитаемый остров»?
Рядом с событиями формулируйте ту вашу ценность, на основе которой именно это событие вы сделали главным. Это поможет вам понять основные ваши ценности, ведь они у всех разные.
Например, событие - «Приезд дочери от бабушки», ценность - «Семья, дети»
Создайте заметку в категории СПРАВ с названием Мемуарник, Ежедневник, Дневник (как вам удобнее). Чтобы создать заметку нажмите правой кнопкой мыши на пустом поле задач и выберите Создать заметку.
ЧИТАЙТЕ ПРОДОЛЖЕНИЕ СТАТЬИ
LeaderTask и Тайм-драйв от Глеба Архангельского. Еженедельный регламент и мотивация. ЧАСТЬ 3