Как сделать из почтовика - органайзер? Держим все под контролем.

[flyer2001]

Существует много различных теорий и практик организаций своего времени. Сейчас я вам расскажу простейшую схему, которую я открыл для себя и применяю уже успешно в течении нескольких месяцев.
Это статья будет полезна для вас если:
1) Вы по работе постоянно работаете с электронной почтой
2) Если вам регулярно нужно следить за ходом работы нескольких сотрудников/процессов.
3) У вас ( у ваших коллег) бывают проблемы с приемом почты и важные письма не доходят.
4) Часто подводит память, забываете про важные моменты....
И т.д. думаю ,каждый найдет что-нибудь полезное. Почтой же пользуются все.

Сначала расскажу про принцип: 
1. Вы составляете письмо (новое, отвечаете на имеющееся). Если вы хотите следить за судьбой этого письма вы просто при отправке ставите в копию отправки письма - СЕБЯ (свой адрес).
2. Настраиваете автофильтр, чтобы письма пришедшие от СЕБЯ складывались в специальную папку КОНТРОЛЬ
3. В течении дня просматриваете папку КОНТРОЛЬ, чтобы видеть как двигаются дела (вообще двигаются ли).
4. Снимаете пометку о прочтении (либо удаляете) только тогда, когда процесс уже не нуждается в контроле
Далее я расскажу более подробно как это реализовать на примере почтовой программы Thunderbird, так как пользуюсь ей давно. Если понятен принцип его можно реализовать везде, даже прямо в браузере :)

1. Создаете папку КОНТРОЛЬ. Для этого нажимаете правой кнопкой на названии вашего почтового ящика и нажимаете Создать папку... , называете КОНТРОЛЬ.




2. Настраиваете фильтр. Инструменты -> Фильтры сообщений...




3. Создаете новый фильтр НА КОНТРОЛЬ. Для этого нажимаете на кнопку СОЗДАТЬ и настраиваете
Применять при - Проверке почты или запуске вручную
Подходящие под все условия
ОТ - совпадает с - Ваш_адрес@mail.ru
Выполнять следующие действия:
Переместить сообщение в - КОНТРОЛЬ на Ваш_адрес@mail.ru




4. При составлении письма указываете в поле Кому:
- адресата
- свой адрес Ваш_адрес@mail.ru
Примечание: 
- если автор письма - вы, то ваших интересах, чтобы по заголовку было понятно содержание письма.
- вы можете переносить входящие и исходящие письма, а так же черновики, в папку КОНТРОЛЬ, можете вообще писать сами себе тогда вы будете контролировать себя :)




5. В течении дня (например во время проверки почты) просматривайте папку КОНТРОЛЬ и вы никогда не забудете о важных делах и тогда дела не забудут о вас. Если контроль уже не нужен, то снимайте метку, что письмо не прочитано, либо удалите письмо.




Примечание:
- настройте сортировку удобной для вас, чтобы непрочитанные письма были вверху. 
- вы можете сортировать по дате, по размеру, в общем что душе угодно.

НАДЕЮСЬ ПРИГОДИТСЯ!!

ПРОДОЛЖЕНИЕ СТАТЬИ
ТМ-Маньякам и продвинутым юзерам посвящается...

Если почтовая программа - ваша правая рука рекомендую взять на заметку следующие советы:
1) Создать две папки КОНТРОЛЬ-ДЕНЬ, КОНТРОЛЬ-НЕДЕЛЯ . Фильтр настроить на папку КОНТРОЛЬ-ДЕНЬ.
Для несрочных дел вы можете перемещать письма в папку КОНТРОЛЬ-НЕДЕЛЯ и заглядывать туда раз в неделю.

2) Настройте уведомление о прочтении и договориться с коллегами, что они будут отсылать уведомление о прочтении письма (это не трудно, только нажать ОК при вопросе "Отправить уведомление о прочтении?"). При очередной проверке папки КОНТРОЛЬ вы можете найти в поиске уведомление от человека и переместить его в папку КОНТРОЛЬ.
Это еще не все. В папке КОНТРОЛЬ надо настроить сортировку с группировкой писем в обсуждения (см. рисунок)
И это еще не все. Вы можете переносить в папку контроль всю ветку обсуждения, если будете всегда в копию ставить себя (я сохраняю обычно последнее письмо от переписки, так как оно обычно содержит историю переписки)

Почувствуйте разницу:



Примечание: я не смог автоматизировать это процесс. Если кто подскажет способ буду очень признателен.

Жду комментариев, предложений. Спасибо.

Иду с теми, кто идет. Лечу с теми, кто летит. Побеждаю с теми, кто побеждает.
С.М.Пеунова