Эксперимент №1 или 40 дней жизни выше плинтуса
Сразу забегу вперед и скажу, что в конце поста будет мое обещание человечеству. А пока обо всем по порядку.
Копятся ли у вас в почтовом ящике письма? Обнаруживаете ли вы сообщения, на которые уже давно надо было ответить, а вы просто про них забыли? Часто ли у вас уходя с работы, складывается впечатление, что конца и края этим письмам нет, но вот завтра с утра, а может вообще в какой-то специально выделенный день, вы наконец-то приведете в порядок этот хаос в просто-таки резиновом почтовом ящике? Делали ли вы попытки все-таки приложить усилия и внедрить какую-то систему работы с почтой, но в очередной раз не находили счастья в этом мире? Я могу дать утвердительный ответ на каждый из этих вопросов! Если же вы уже нашли секрет почтового долголетия - выходите из тени, поделитесь советами мастера! Если нет, можно продолжать.
И вот свершилось! Неужели наступил момент, когда подобные вопросы больше не будут меня терзать? Неужели болезнь отступила, и организм стал восстанавливаться? Ведь я целую неделю прожил в состоянии почтового покоя и умиротворения!:)
Скажу сразу, что очередную попытку разобраться с письмами я предпринял еще весной и даже создал несколько папок в Inbox, которые предполагалось использовать для сортировки корреспонденции. Также я честно попытался перебрать всю почту за несколько последних месяцев, выделив на это некоторое время в течение нескольких дней. Также я начал потихоньку приспосабливать под себя знаменитую методику GTD. И я даже какое-то время пытался все это использовать вместе. Но скажу честно, дней, когда я уходил домой неудовлетворенный работой с почтой, оказывалось намного больше дней счастливых. И вот неделю назад я прочитал об очередной методике. Она была изложена в небольшой статье «Отречемся от старого мыла!» авторства известного в кругах TM-энтузиастов и профессионалов Дмитрия Литвака (pinarik). Собственно вот она, почитайте.
После прочтения я с усердием первоклассника снова взялся за дело и сразу же отправил себе несколько заветных писем счастья. Надо сказать, что спам-фильтр сработал на ура, и из трех отправленных писем в Inbox я увидел только одно. Остальные пришлось выковыривать из Junk E-mail.
И вот момент истины! Я практически всю неделю (один день был исключением - я сорвался) и даже в пятницу уходил с работы и видел на поверхности в почтовом клиенте несколько строчек-писем, жирно обозначенных как
**************************ПЛИНТУС №1**************************
Итак, как у меня все заработало. Сразу скажу, что речь пока идет только о рабочей почте. Почтовым клиентом является Ms Outlook. Личную почту я с рабочей не смешиваю и она у меня вся даже в другом почтовом клиенте - The Bat! - лежит. До личной почты я пока еще не добрался:).
В Outlook кроме Inbox я обхожусь одной единственной дополнительной папкой Hold. В ней храню все то, что когда-либо, как мне кажется:), может понадобиться. Раньше было несколько папок, но они «не пользовались популярностью». Они пока висят, но смысла уже не имеют. Замечу, что не раз слышал от людей, плотно занятых проектной работой, совет создавать под каждый проект отдельную папку, в которую складировать соответствующие письма. Можно даже сортировщик настроить, который их будет туда преспокойно отправлять. У меня хоть и есть некоторая проектная активность, все же объем переписки не такой большой, чтобы заслужить отдельных папок. Но! Информация о проектах у меня все же есть, только хранится она не в Outlook, а в отдельном Excel файле. На первом листе этого файла - список-оглавление задач-проектов, а также такие же списки по задачам-проектам подчиненных. Если какой-то проект предполагает значительный объем дополнительных данных, под него заводится отдельный лист, на который ведет гиперссылка с листа-оглавления. Плюс еще есть лист «Справочник» (опять же в традициях GTD). Для оперативного планирования я использую ежедневник с маленькими хитростями, о которых тоже можно будет как-то рассказать.
Итак, все приходящие письма я разгребаю в течение дня - сразу с утра и далее по мере появления «окон» между выполняемыми задачами. Что я с ними делаю, а правило таково, что с каждым письмом что-то надо сделать:)?
- В лучших традициях GTD, если ответ не займет больше 5-10 минут, или если письмо супер срочное, я на него отвечаю, а далее либо удаляю либо перетаскиваю в папку Hold либо, если за ответом будет продолжение, например, нужно проконтролировать выполнение, перетаскиваю в Проекты в Excel либо в Список задач (напрямую это не получается, но через Word - без проблем. Т.е. мышкой перетягиваю письмо на пустой лист в Word, а затем появившуюся иконку копирую (вырезаю) и вставляю в Excel на лист с нужным проектом). О том, что это за Список задач и в каких он у меня формах, следует как-нибудь рассказать отдельно.. В общем, это те задачи, которые формируют перечень дел, выполняемых сегодня, завтра, в ближайшую неделю или месяц. Он может быть как в отдельном документе, так и, например, в ежедневнике или в виде напоминания в телефоне.
- Если письмо мне не интересно или не нужно или бесполезно и не требует какой-либо реакции, я его просто удаляю.
- Если письмо связано с каким-то проектом, но не требует ответа, я его копирую (перетаскиваю) в Excel-файл с Проектами. Само же письмо-оригинал из Inbox или удаляю или перемещаю в Hold (тут пока не определился, но обычно, если письмо важное - перетаскиваю в Hold, если не очень - удаляю).
- Если письмо требует от меня какой-то активности, но не моментальной, добавляю соответствующую задачу в свой Список задач. Также могу при необходимости туда скопировать само сообщение или указать дату, когда письмо приходило, чтобы потом его легко найти в папке Hold. Если письмо требует ответа к какому-то времени, надо это не забыть отметить. Ну а само оригинальное письмо в зависимости от его содержания либо удаляется, либо попадает в Hold.
- Остальные важные письма, не требующие моего реагирования, попадают в Hold.
Все! Ящик выше плинтуса чист, ну или почти чист, а плинтус в пределах видимости. Важные письма хранятся в Hold, копии привязаны к проектам, задачам, справочнику, а на то, на что надо было прореагировать срочно либо можно было сделать быстро - выполнено. Не знаю, возможно, я уже прошел какую-то подготовительную фазу, возможно, это просто особенность моего позитивного настроя именно на этой неделе, но факт того, что Плинтус бодрит, остается фактом. Скажу честно, я даже пару раз заглядывал туда - под плинтус. И кое-что притянул в эту жизнь.
А в чем заключается эксперимент? Как-то я определил для себя, что на меня воздействует такой мотиватор как обещание. Соответственно сейчас прилюдно обещаю следующее. В течение следующих 40 дней я придерживаюсь описанного механизма работы с почтой. О результатах эксперимента буду писать в каждом следующем посте. Примерно так: «17 сентября 2011 года Восьмой день эксперимента. Пять дней держался молодцом. На шестой сорвался - ушел в запой. Весь вечер упивался неразобранной за день почтой. День седьмой. Утром привел себя в порядок остатками вчерашней корреспонденции, уже потерявшей истинный вкус. К вечеру состояние нормализовалось, лег спать счастливым!»
А почему 40 дней? Вообще говорят, и даже, вроде, ставили эксперименты, что привычка у человека вырабатывается за 1-1,5 месяца (хотя часто пишут, тот же Брайан Трейси, о 21 дне, иногда о 66 днях). Вот и попробую выработать в себе такую вот правильную привычку. В общем, можете начинать за мной следить, а кто знает лично - подходите - с удовольствием покажу какой у мня плинтус!
Dream Manager (Эксперимент №1 или 40 дней жизни выше плинтуса)