Re: Аврал с консолидированной отчетностью...
Решил поразмышлять вслух над ситуацией в некоей компании N, в которой работает один бизнес-аналитик. Назовем его, скажем, Максим. Когда Максим только-только пришел на работу в компанию N, его поставили заниматься консолидированной отчетностью. Ситуация тогда выглядела примерно так, как показано на рисунке:
Проблему не сложно увидеть! Слабым звеном стала работа экономиста (точнее, группы экономистов - практически целого отдела) в компании N, занимающегося сведением отчета для управляющей компании практически вручную.
Компания N - это не просто компания, а группа компаний. У них говорят «бизнес-единица». Собственно, компания N - это головная компания БЕ, а ей подчинены несколько других компаний. В свою очередь, компания N входит в состав Холдинга. В Холдинге есть много других бизнес-единиц, такие же как компания N.
По требованию управляющей компании Холдинга в компании N каждый месяц производится формирование отчета о прибылях и убытках. Этот отчет должен соответствовать специальным внутрикорпоративным стандартам, которые оговорены в одном внутрикорпоративном документе. За соблюдением стандартов следит экономист из управляющей компании. Он смотрит, чтобы совпадала сумма продаж, затрат и прибыли. Кроме того, он может задать любой вопрос по поводу отчета, который может его так или иначе заинтересовать. Например, почему так выросла зарплата? Или не слишком ли велики для нас административные расходы? И так далее…
Соответственно, экономист в компании N должен составить отчет так, чтобы можно было ответить на любой вопрос из УК. Учитывая, что в компании N сразу несколько предприятий - и у каждой отдельная бухгалтерия, а значит и программа 1С - дело это оказывается нетривиальным. Нужно не только найти нужные данные в 1С, но также отследить обороты между компаниями внутри БЕ и снять их. Потом еще не забыть сделать ряд важных корректировок и реклассификаций данных.
В тот момент, когда Максим пришел на работу, один отчет делали вместе 3-4 человека по 4-5 дней (то есть почти неделю) и при этом еще не успевали. В результате заполнение отчетности превращало работу почти в непрерывный аврал.
Все это так происходило из-за того, что формирование отчета тогда производилось вручную. На рисунке это все очень хорошо видно:
1. Экономист открывает программу 1С и чисто зрительно ищет там нужную информацию.
2. Потом вручную он обрабатывает эту информацию - на калькуляторе или в Excel. Итоговые данные с клавиатуры вбиваются в некую электронную форму, как правило, произвольной формы. Технологии как таковой нет - расчеты ведутся как, как кажется правильным экономисту. Он сам себе устанавливает правила расчетов и сам себя проверяет.
3. Когда расчеты завершены, итоговые данные вносятся в КИС (корпоративная информационная система). Перед тем, как вносить данные и утверждать их, руководитель отдела еще раз проверяет их правильность.
Когда данные в КИС внесены, они поступают по Интернету в управляющую компанию. Там данные получают, также проверяют и затем уже используют для собственных нужд.
Первоначально полагали, что КИС будет использоваться не только в Холдинге, но и в самих бизнес-единицах. Однако практика показала, что КИС не приспособлена для управленческих нужд самих бизнес-единиц. Данные туда поступают в слишком агрегированном виде, в результате чего пропадают многие важные детали. То есть кое-что понять можно, но полноценный анализ практически невозможен.
Например, есть такая строка в продажах «Прочая реализация». Или в затратах: "прочие затраты". А что это за прочая реализация или прочие затраты? Внутри может быть много разных элементов, каждый из которых представляет интерес для финансового директора. Но если КИС имеет жесткую структуру, то расшифровать информацию невозможно. В результате финансовый директор вынужден обращаться к архивам или просто к 1С. Естественно, он это делает не сам, а дает задание экономистам. А для них это снова дополнительная нагрузка - и снова аврал.
Вот такой замкнутый круг…
Проблему не сложно увидеть! Слабым звеном стала работа экономиста (точнее, группы экономистов - практически целого отдела) в компании N, занимающегося сведением отчета для управляющей компании практически вручную.
Компания N - это не просто компания, а группа компаний. У них говорят «бизнес-единица». Собственно, компания N - это головная компания БЕ, а ей подчинены несколько других компаний. В свою очередь, компания N входит в состав Холдинга. В Холдинге есть много других бизнес-единиц, такие же как компания N.
По требованию управляющей компании Холдинга в компании N каждый месяц производится формирование отчета о прибылях и убытках. Этот отчет должен соответствовать специальным внутрикорпоративным стандартам, которые оговорены в одном внутрикорпоративном документе. За соблюдением стандартов следит экономист из управляющей компании. Он смотрит, чтобы совпадала сумма продаж, затрат и прибыли. Кроме того, он может задать любой вопрос по поводу отчета, который может его так или иначе заинтересовать. Например, почему так выросла зарплата? Или не слишком ли велики для нас административные расходы? И так далее…
Соответственно, экономист в компании N должен составить отчет так, чтобы можно было ответить на любой вопрос из УК. Учитывая, что в компании N сразу несколько предприятий - и у каждой отдельная бухгалтерия, а значит и программа 1С - дело это оказывается нетривиальным. Нужно не только найти нужные данные в 1С, но также отследить обороты между компаниями внутри БЕ и снять их. Потом еще не забыть сделать ряд важных корректировок и реклассификаций данных.
В тот момент, когда Максим пришел на работу, один отчет делали вместе 3-4 человека по 4-5 дней (то есть почти неделю) и при этом еще не успевали. В результате заполнение отчетности превращало работу почти в непрерывный аврал.
Все это так происходило из-за того, что формирование отчета тогда производилось вручную. На рисунке это все очень хорошо видно:
1. Экономист открывает программу 1С и чисто зрительно ищет там нужную информацию.
2. Потом вручную он обрабатывает эту информацию - на калькуляторе или в Excel. Итоговые данные с клавиатуры вбиваются в некую электронную форму, как правило, произвольной формы. Технологии как таковой нет - расчеты ведутся как, как кажется правильным экономисту. Он сам себе устанавливает правила расчетов и сам себя проверяет.
3. Когда расчеты завершены, итоговые данные вносятся в КИС (корпоративная информационная система). Перед тем, как вносить данные и утверждать их, руководитель отдела еще раз проверяет их правильность.
Когда данные в КИС внесены, они поступают по Интернету в управляющую компанию. Там данные получают, также проверяют и затем уже используют для собственных нужд.
Первоначально полагали, что КИС будет использоваться не только в Холдинге, но и в самих бизнес-единицах. Однако практика показала, что КИС не приспособлена для управленческих нужд самих бизнес-единиц. Данные туда поступают в слишком агрегированном виде, в результате чего пропадают многие важные детали. То есть кое-что понять можно, но полноценный анализ практически невозможен.
Например, есть такая строка в продажах «Прочая реализация». Или в затратах: "прочие затраты". А что это за прочая реализация или прочие затраты? Внутри может быть много разных элементов, каждый из которых представляет интерес для финансового директора. Но если КИС имеет жесткую структуру, то расшифровать информацию невозможно. В результате финансовый директор вынужден обращаться к архивам или просто к 1С. Естественно, он это делает не сам, а дает задание экономистам. А для них это снова дополнительная нагрузка - и снова аврал.
Вот такой замкнутый круг…