У вас товар, у нас - купец
Копирую из рабочего блога. Пусть будет.
Немного о том, как подбираются площадки под мероприятия
Как выбрать, скажем, себе одежду? Понравилось - приценился, померил, порадовался - купил.
А что-нибудь «не для себя»? К примеру, подарки коллегам? Учесть их интересы, уложиться в нужную сумму и сделать, так, чтобы все оценили и запомнили ….
А как быть с гостиницей, куда намереваются приехать десятки, а то и сотни ваших сотрудников/партнеров/клиентов и т.п…. Как найти ту самую?
Наша компания занимается комплексной организацией мероприятий. Разумеется, предлагая площадку под мероприятие своим заказчикам, наши менеджеры сами неплохо ориентируются во множестве залов и переговорных комнатах, отелях, по-разному расположенных, с разной ценовой политикой и, если хотите, ориентированных на разных гостей.
Однако сколько ни листай гостиничных сайтов, сколько ни слушай советов коллег, площадку под будущее мероприятие лучше один раз увидеть. Убеждена, каждый организатор придерживается такого же мнения, и наша компания его полностью поддерживает.
Словом, если вы - организатор и вам решать, «где», мы с радостью готовы поделиться с вами, «как»…
Первое свидание
надо ли специально готовиться к просмотру отеля?
Прежде чем отправиться на просмотр приглянувшихся отелей, продумайте:
- Свой маршрут. Спланируйте его так, чтобы из одного отеля не пришлось возвращаться в другой через весь город, а потом - опять в точку начала.
-Рассчитайте время. На просмотр одного отеля (с показом залов, номеров и ресторанов) уходит в среднем час - полтора. К этому добавьте время на дорогу, на вопросы и ответы.
- Что с чем сравнивать. Вы смотрите несколько отелей, чтобы выбрать один, а значит, ваш тур не должен превратиться в смесь бульдога с носорогом - отели-претенденты как минимум должны быть одного уровня (три, четыре, пять звезд).
-Логика мероприятия. Даже если ваш конгресс / конференция /совещание только в стадии обсуждения, будет очень полезно, выстроить приблизительную схему мероприятия:
Участники заехали в отель - как происходит заселение, где и как (каждый сам по себе или группой) они будут завтракать? Планируется экскурсия - где место сбора группы, где стоянка автобуса? А если гости решили погулять по городу самостоятельно - где ближайшая остановка общественного транспорта, станция метро?
Во время мероприятия - как из номера попасть в конференц-зону, есть ли указатели? Есть ли рядом с конференц-залом место для курения? Туалеты? Где накрываются кофе-брейки? В каком ресторане отеля планируется обед? Если это холодное время года - будет ли работать гардероб поблизости?
«Банкет» или «театр»?
на что стоит обращать внимание при выборе зала
Часто зал - главное, что едут смотреть организаторы. Он влияет на выбор отеля и, впоследствии, на впечатление участников от официальной части мероприятия. Залов, конечно, множество. В зависимости от формата мероприятия и количества участников вы можете выбрать комнату переговоров, конференц-зал, конгресс-холл, двор - атриум (в некоторых отелях внутренний двор используется в качестве площадки), зал ресторана (если очень надо, то можно).
Ниже - подробнее о характеристиках зала:
Расположение. Очень хорошо, когда в отеле выделен отдельный этаж под конференц-площадки. Тут ничего не добавить - вспомните про логику мероприятия - указатели, зона кофе-брейка, гардероб...- да, да, да!
Вместимость. Всегда лучше рассчитывать на максимальное количество участников - ведь никому не понравится провести 5-6 часов в переполненном душном зале, как бы интересно ему не было.
Рассадка. О т того, как в зале расставят столы и стулья зависит, сколько человек в зале комфортно поместятся. Вот стандартные варианты рассадки: «театр», «класс», «банкет», «u-образная», «круглый стол». Максимальное количество умещается при рассадке «театром».
Освещение. Бывает естественное и искусственное. Как правило, при искусственном освещении залы хорошо оборудованы всевозможными лампами. Но все же, обратите внимание, есть ли в зале окно…
Дополнительные возможности залов. Одна из таких возможностей - раздвижная перегородка. Это когда легким движением руки технического работника зал из маленького превращается в большой.
Оборудование. В залах есть стандартное оборудование: проектор, экран, флипчарт, микрофон, набор канцелярии. Оно может входить в стоимость аренды зала, а может оплачиваться дополнительно.
Конференц-пакеты. Очень полезная вещь! Включает в себя набор всяческих услуг, которые могут пригодиться на мероприятии. Например, аренда зала и оборудование, два кофе-брейка (утренний и дневной), обед, минеральная вода, кофе-машина, ручки, блокноты, бейджи. Можно либо заказывать каждую услугу отдельно, либо обойтись конференц-пакетом. Его стоимость рассчитывается по количеству участников, в среднем он стоит 1500 рублей на человека.
Пройдемте в нумера!
что надо помнить про гостевые номера
Организатору мероприятия не раз предстоит описывать участникам номера отеля. Как правило, для групп подбирают номера либо двух категорий (стандарт и улучшенный), либо трех (стандарт, улучшенный и «саааааамый хороший для высокого начальства»). Всю информацию организатор, разумеется, получит или, скорее всего, уже получил.
Но запомнить при просмотре номерного фонда не помешает:
-чем отличаются номера разных категорий;
-как номера расположены по отношению к конференц-зоне и ресторану;
-надо ли что-то из услуг оплачивать отдельно (интернет в номере, заполненный мини-бар и т.п.);
- можно ли ставить в номера дополнительные места;
-можно ли из номеров с большой двуспальной кроватью делать номер с двумя раздельными и наоборот;
- что за виды открываются из окон (это, оказывается, тоже часто интересует участников).
…и с собой заверните!
каким бывает питание для групп
Питание. Всегда важная и недешевая часть программы. В зависимости от размеров вашей группы и вашей программы оно может быть организованно по-разному.
Шведский стол - удачный выбор, если надо накормить много людей одновременно. Множество блюд выставляется в специально отведенной зоне, и гости сами выбирают и раскладывают еду по тарелкам.
Завтрак (обед/ужин) с накрытием - подходит, если группа не очень большая (скажем до 100 человек), если вы очень ограничены по времени и если у вас нестандартное время питания (ранний завтрак, поздний ужин и т.п.).
А ля карт - скорее для совсем маленьких групп и индивидуальных гостей. При такой организации питания гости самостоятельно выбирают блюда из имеющегося меню и оплачивают счет.
Завтрак (обед/ужин) на вынос - это если у вас совсем нет времени, и перекусить вы планируете где-нибудь в пути. В таких случаях специально под ваш запрос отель может предоставить ланч бокс.
Немного об алкоголе. Он имеет место быть…не всегда. Есть отели, в которых распитие алкоголя запрещено. Во многих отелях алкогольные напитки в меню не включают, для него есть отдельная карта. А еще, наверняка, в отеле вам скажут, что пробковый сбор составляет столько-то…. Нет, это не значит, что надо все пробки собрать и сдать кому-то. Так называется своего рода налог на ввозимый с собой алкоголь. Если вы решили на банкете обойтись своими высокоградусными запасами - будьте добры оплатить использование бокалов отеля и работу официантов. Обычно пробковый сбор либо рассчитывается в процентах от стоимости одной бутылки, либо имеет фиксированный размер - к примеру, 150 руб. с человека.
Свой человек
На протяжении всей работы по мероприяию мы остаемся на связи. Но в момент самой конференции/семинара/тренинга/торжественного ужина и т.п.
участникам, вероятно, что-нибудь понадобится - пораньше заселиться в номер, заказать дополнительный ужин, переставить столы в конференц-зале. Во всех этих случаях необычайно важна помощь человека, который отель знает как свой дом родной, и может появиться на месте по требованию.
Во время ознакомительного визита в отель вас с ним обязательно познакомят! И, приехав, в отель уже с группой, вы будете уверенны - вас здесь знают и давно ждут!
Немного о том, как подбираются площадки под мероприятия
Как выбрать, скажем, себе одежду? Понравилось - приценился, померил, порадовался - купил.
А что-нибудь «не для себя»? К примеру, подарки коллегам? Учесть их интересы, уложиться в нужную сумму и сделать, так, чтобы все оценили и запомнили ….
А как быть с гостиницей, куда намереваются приехать десятки, а то и сотни ваших сотрудников/партнеров/клиентов и т.п…. Как найти ту самую?
Наша компания занимается комплексной организацией мероприятий. Разумеется, предлагая площадку под мероприятие своим заказчикам, наши менеджеры сами неплохо ориентируются во множестве залов и переговорных комнатах, отелях, по-разному расположенных, с разной ценовой политикой и, если хотите, ориентированных на разных гостей.
Однако сколько ни листай гостиничных сайтов, сколько ни слушай советов коллег, площадку под будущее мероприятие лучше один раз увидеть. Убеждена, каждый организатор придерживается такого же мнения, и наша компания его полностью поддерживает.
Словом, если вы - организатор и вам решать, «где», мы с радостью готовы поделиться с вами, «как»…
Первое свидание
надо ли специально готовиться к просмотру отеля?
Прежде чем отправиться на просмотр приглянувшихся отелей, продумайте:
- Свой маршрут. Спланируйте его так, чтобы из одного отеля не пришлось возвращаться в другой через весь город, а потом - опять в точку начала.
-Рассчитайте время. На просмотр одного отеля (с показом залов, номеров и ресторанов) уходит в среднем час - полтора. К этому добавьте время на дорогу, на вопросы и ответы.
- Что с чем сравнивать. Вы смотрите несколько отелей, чтобы выбрать один, а значит, ваш тур не должен превратиться в смесь бульдога с носорогом - отели-претенденты как минимум должны быть одного уровня (три, четыре, пять звезд).
-Логика мероприятия. Даже если ваш конгресс / конференция /совещание только в стадии обсуждения, будет очень полезно, выстроить приблизительную схему мероприятия:
Участники заехали в отель - как происходит заселение, где и как (каждый сам по себе или группой) они будут завтракать? Планируется экскурсия - где место сбора группы, где стоянка автобуса? А если гости решили погулять по городу самостоятельно - где ближайшая остановка общественного транспорта, станция метро?
Во время мероприятия - как из номера попасть в конференц-зону, есть ли указатели? Есть ли рядом с конференц-залом место для курения? Туалеты? Где накрываются кофе-брейки? В каком ресторане отеля планируется обед? Если это холодное время года - будет ли работать гардероб поблизости?
«Банкет» или «театр»?
на что стоит обращать внимание при выборе зала
Часто зал - главное, что едут смотреть организаторы. Он влияет на выбор отеля и, впоследствии, на впечатление участников от официальной части мероприятия. Залов, конечно, множество. В зависимости от формата мероприятия и количества участников вы можете выбрать комнату переговоров, конференц-зал, конгресс-холл, двор - атриум (в некоторых отелях внутренний двор используется в качестве площадки), зал ресторана (если очень надо, то можно).
Ниже - подробнее о характеристиках зала:
Расположение. Очень хорошо, когда в отеле выделен отдельный этаж под конференц-площадки. Тут ничего не добавить - вспомните про логику мероприятия - указатели, зона кофе-брейка, гардероб...- да, да, да!
Вместимость. Всегда лучше рассчитывать на максимальное количество участников - ведь никому не понравится провести 5-6 часов в переполненном душном зале, как бы интересно ему не было.
Рассадка. О т того, как в зале расставят столы и стулья зависит, сколько человек в зале комфортно поместятся. Вот стандартные варианты рассадки: «театр», «класс», «банкет», «u-образная», «круглый стол». Максимальное количество умещается при рассадке «театром».
Освещение. Бывает естественное и искусственное. Как правило, при искусственном освещении залы хорошо оборудованы всевозможными лампами. Но все же, обратите внимание, есть ли в зале окно…
Дополнительные возможности залов. Одна из таких возможностей - раздвижная перегородка. Это когда легким движением руки технического работника зал из маленького превращается в большой.
Оборудование. В залах есть стандартное оборудование: проектор, экран, флипчарт, микрофон, набор канцелярии. Оно может входить в стоимость аренды зала, а может оплачиваться дополнительно.
Конференц-пакеты. Очень полезная вещь! Включает в себя набор всяческих услуг, которые могут пригодиться на мероприятии. Например, аренда зала и оборудование, два кофе-брейка (утренний и дневной), обед, минеральная вода, кофе-машина, ручки, блокноты, бейджи. Можно либо заказывать каждую услугу отдельно, либо обойтись конференц-пакетом. Его стоимость рассчитывается по количеству участников, в среднем он стоит 1500 рублей на человека.
Пройдемте в нумера!
что надо помнить про гостевые номера
Организатору мероприятия не раз предстоит описывать участникам номера отеля. Как правило, для групп подбирают номера либо двух категорий (стандарт и улучшенный), либо трех (стандарт, улучшенный и «саааааамый хороший для высокого начальства»). Всю информацию организатор, разумеется, получит или, скорее всего, уже получил.
Но запомнить при просмотре номерного фонда не помешает:
-чем отличаются номера разных категорий;
-как номера расположены по отношению к конференц-зоне и ресторану;
-надо ли что-то из услуг оплачивать отдельно (интернет в номере, заполненный мини-бар и т.п.);
- можно ли ставить в номера дополнительные места;
-можно ли из номеров с большой двуспальной кроватью делать номер с двумя раздельными и наоборот;
- что за виды открываются из окон (это, оказывается, тоже часто интересует участников).
…и с собой заверните!
каким бывает питание для групп
Питание. Всегда важная и недешевая часть программы. В зависимости от размеров вашей группы и вашей программы оно может быть организованно по-разному.
Шведский стол - удачный выбор, если надо накормить много людей одновременно. Множество блюд выставляется в специально отведенной зоне, и гости сами выбирают и раскладывают еду по тарелкам.
Завтрак (обед/ужин) с накрытием - подходит, если группа не очень большая (скажем до 100 человек), если вы очень ограничены по времени и если у вас нестандартное время питания (ранний завтрак, поздний ужин и т.п.).
А ля карт - скорее для совсем маленьких групп и индивидуальных гостей. При такой организации питания гости самостоятельно выбирают блюда из имеющегося меню и оплачивают счет.
Завтрак (обед/ужин) на вынос - это если у вас совсем нет времени, и перекусить вы планируете где-нибудь в пути. В таких случаях специально под ваш запрос отель может предоставить ланч бокс.
Немного об алкоголе. Он имеет место быть…не всегда. Есть отели, в которых распитие алкоголя запрещено. Во многих отелях алкогольные напитки в меню не включают, для него есть отдельная карта. А еще, наверняка, в отеле вам скажут, что пробковый сбор составляет столько-то…. Нет, это не значит, что надо все пробки собрать и сдать кому-то. Так называется своего рода налог на ввозимый с собой алкоголь. Если вы решили на банкете обойтись своими высокоградусными запасами - будьте добры оплатить использование бокалов отеля и работу официантов. Обычно пробковый сбор либо рассчитывается в процентах от стоимости одной бутылки, либо имеет фиксированный размер - к примеру, 150 руб. с человека.
Свой человек
На протяжении всей работы по мероприяию мы остаемся на связи. Но в момент самой конференции/семинара/тренинга/торжественного ужина и т.п.
участникам, вероятно, что-нибудь понадобится - пораньше заселиться в номер, заказать дополнительный ужин, переставить столы в конференц-зале. Во всех этих случаях необычайно важна помощь человека, который отель знает как свой дом родной, и может появиться на месте по требованию.
Во время ознакомительного визита в отель вас с ним обязательно познакомят! И, приехав, в отель уже с группой, вы будете уверенны - вас здесь знают и давно ждут!