Внутренняя инструкция по работе с Мегапланом
Года полтора уже пользуемся Мегапланом. За это время сложились внутренние правила управления проектами. Сразу скажу, что исключительно субъективная и подходящая именно под наш тип проектов. До Мегаплана я, как софтоголик со стажем, перепробовала много чего, но Мегаплан очень пришелся удобством для совершенно неподготовленных пользоваелей. Буквально любого уровня пользователь может пользоваться Мегапланом совершенно без труда. Проверено на гастрабайтерах : )
У нас версия "Бизнес-менеджер" на 12 персон, облачный. При этом в Мегаплан подключены сейчас 59 работающих сотрудников. Учитывая то, что большинство из них - фрилансеры, нам вполне хватает 12 одновременных заходов. Очень редко бывает, что не войти. Ну не чаще раза в 2-3 месяца. В этом случае достаточно попросить тех, кто не разлогинился, покинуть Мегаплан. За рабочий день у нас проходит приблизительно 150-200 сообщений. Сервер не виснет. Возможно, зависит от сервера и нам повезло. Стоимость на год - 58000 р. Варианты можно прикинуть тут.
Вот наконец я накидала все правила в MindManager, чтобы можно было без труда обучать новых сотрудников правилам работы.
Общие правила:
1. Все выполняемые задачи должны быть в Мегаплане. Нет в Мегаплане - значит не было задачи.
2. Каждый день необходимо заносить задачи в недельное планирование. В недельном планировании их можно обсуждать с руководителями.
Недельное планирование у нас запускается из шаблонов по расписанию каждую пятницу в 17.30 - за час до окончания рабочего дня. После запуска новой задачи каждый должен закрыть старую и заполнить новую чек-листом на следующую неделю. В течение недели также добавляются в чек-лист дела, которые делаются в течение недели.
Проекты
1. В команду проекта добавлены только те, кто работает над этим проектом
2. Ответственность за заполнение всех полей проекта несет руководитель проекта
3. Если руководителю проекта не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена
4. В проекте пишем только информацию, необходимую для выполнения проекта ВСЕМ участникам проекта
5. Каждый проект, который имеет конечные сроки и результаты, должен иметь дедлайн, соответствующий последнему дню работы по договору.
6. В проектах необходимо отмечать вехи
7. Последняя веха соответствует времени окончания проекта по договору
8. Если в проекте нарушаются дедлайны вех, необходимо сообщить об этом всем участникам проекта!
9. После окончания проекта его необходимо закрыть
10. После приема проекта ответственность за качество выполнения завершенного проекта несет руководитель проекта.
Задачи
1. В задачу должны быть добавлены только те, кто ее выполняет
2. Каждая задача должна иметь проект
3. Каждая задача должна отвечать на вопросы
3.0. Зачем? Цели проекта.
3.1. Кто? Ответственное лицо и исполнители задачи.
3.2. Сколько? Объем задачи.
3.3. Когда? Дедлайн. Либо задача текущая, без дедлайна - в этом случае должна быть отмечена периодичность или чек-лист.
3.4. Где? Место выполнения задачи.
3.5. Как? Инструменты и прочие ресурсы, необходимые для выполнения задачи.
4. Ответственность за заполнение всех полей задачи несет постановщик задачи
5. Если постановщику задачи не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.
6. Делегирование задач
6.1. Вместе с делегированием задачи передается ответственность за выполнение задачи
6.2. Необходимо. чтобы сотрудник, которому делегирована задача, принял ее и осознал ответственность за выполнение и соблюдение дедлайна
6.3. Если тот, кому делегировали задачу, ее не принял, задача не считается делегированной, и ответственность за нее несет тот, кто передавал задачу
6.3.1. Если вы получили задачу с дедлайном в работу, проверьте, точно ли вы справитесь именно с таким дедлайном
6.3.2. Если время не реально, необходимо СРАЗУ ЖЕ сообщить руководителю
7. В задаче
7.1. отмечаем проблемы, возникшие при выполнении задачи
7.2. запрашиваем и обсуждаем все, необходимое для ее выполнения
8. После выполнения задачи ее необходимо завершить
9. Постановщику задачи после завершения задачи исполнителем необходимо ее проверить и принять.
10. После приема задачи ответственность за качество выполнения принятой задачи несет постановщик задач.
Постановка задач себе
- Вы утверждаете, что человек может поднять себя за волосы?
- Обязательно! Каждый здравомыслящий человек просто
обязан время от времени это делать!
(с) Барон Мюнхгаузен1. Обязательно и необходимо все задачи, получаемые сверху в любой форме, кроме постановки задачи в Мегаплане, ставить себе в мегаплане, включая в участники и аудиторы непосредственного руководителя
2. Недельное планирование не отменяет необходимости ставить задачи по форме.
Общее
- Все отгулы и отпуска должны быть отмечены в Мегаплане
Удобные "штучки"- не все, а которые я использую
1. Метки - по меткам можно также настроить фильтры. Лучше договориться, чтобы метки у всех совпадали.
2. Фильтры - можно настроить фильтры под себя. У меня заведен отдельный фильтр на каждого сотрудника, а также на отделы.
3. В чек-листе можно настроить "дела" - напоминание.
4. Чтобы получать уведомления из обсуждения, надо поставить наверху галочку "Следить за обсуждением"
5. Для того, чтобы визуально представить задачу, можно переключиться в функцию "Диаграмма Ганта". Мне лично больше нравится их в экселе делать, но просто посмотреть и так нормально.
6. Делайте собственные шаблоны для повторяющихся задач
7. Если у вас есть периодически повторяющиеся задачи, можно сделать шаблон с гибким запуском по времени. Я использую очень активно.
Ну как-то вот так. Картинка прилагается
Если увеличить ее на 100%, то все видно.
У нас версия "Бизнес-менеджер" на 12 персон, облачный. При этом в Мегаплан подключены сейчас 59 работающих сотрудников. Учитывая то, что большинство из них - фрилансеры, нам вполне хватает 12 одновременных заходов. Очень редко бывает, что не войти. Ну не чаще раза в 2-3 месяца. В этом случае достаточно попросить тех, кто не разлогинился, покинуть Мегаплан. За рабочий день у нас проходит приблизительно 150-200 сообщений. Сервер не виснет. Возможно, зависит от сервера и нам повезло. Стоимость на год - 58000 р. Варианты можно прикинуть тут.
Вот наконец я накидала все правила в MindManager, чтобы можно было без труда обучать новых сотрудников правилам работы.
Общие правила:
1. Все выполняемые задачи должны быть в Мегаплане. Нет в Мегаплане - значит не было задачи.
2. Каждый день необходимо заносить задачи в недельное планирование. В недельном планировании их можно обсуждать с руководителями.
Недельное планирование у нас запускается из шаблонов по расписанию каждую пятницу в 17.30 - за час до окончания рабочего дня. После запуска новой задачи каждый должен закрыть старую и заполнить новую чек-листом на следующую неделю. В течение недели также добавляются в чек-лист дела, которые делаются в течение недели.
Проекты
1. В команду проекта добавлены только те, кто работает над этим проектом
2. Ответственность за заполнение всех полей проекта несет руководитель проекта
3. Если руководителю проекта не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена
4. В проекте пишем только информацию, необходимую для выполнения проекта ВСЕМ участникам проекта
5. Каждый проект, который имеет конечные сроки и результаты, должен иметь дедлайн, соответствующий последнему дню работы по договору.
6. В проектах необходимо отмечать вехи
7. Последняя веха соответствует времени окончания проекта по договору
8. Если в проекте нарушаются дедлайны вех, необходимо сообщить об этом всем участникам проекта!
9. После окончания проекта его необходимо закрыть
10. После приема проекта ответственность за качество выполнения завершенного проекта несет руководитель проекта.
Задачи
1. В задачу должны быть добавлены только те, кто ее выполняет
2. Каждая задача должна иметь проект
3. Каждая задача должна отвечать на вопросы
3.0. Зачем? Цели проекта.
3.1. Кто? Ответственное лицо и исполнители задачи.
3.2. Сколько? Объем задачи.
3.3. Когда? Дедлайн. Либо задача текущая, без дедлайна - в этом случае должна быть отмечена периодичность или чек-лист.
3.4. Где? Место выполнения задачи.
3.5. Как? Инструменты и прочие ресурсы, необходимые для выполнения задачи.
4. Ответственность за заполнение всех полей задачи несет постановщик задачи
5. Если постановщику задачи не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.
6. Делегирование задач
6.1. Вместе с делегированием задачи передается ответственность за выполнение задачи
6.2. Необходимо. чтобы сотрудник, которому делегирована задача, принял ее и осознал ответственность за выполнение и соблюдение дедлайна
6.3. Если тот, кому делегировали задачу, ее не принял, задача не считается делегированной, и ответственность за нее несет тот, кто передавал задачу
6.3.1. Если вы получили задачу с дедлайном в работу, проверьте, точно ли вы справитесь именно с таким дедлайном
6.3.2. Если время не реально, необходимо СРАЗУ ЖЕ сообщить руководителю
7. В задаче
7.1. отмечаем проблемы, возникшие при выполнении задачи
7.2. запрашиваем и обсуждаем все, необходимое для ее выполнения
8. После выполнения задачи ее необходимо завершить
9. Постановщику задачи после завершения задачи исполнителем необходимо ее проверить и принять.
10. После приема задачи ответственность за качество выполнения принятой задачи несет постановщик задач.
Постановка задач себе
- Вы утверждаете, что человек может поднять себя за волосы?
- Обязательно! Каждый здравомыслящий человек просто
обязан время от времени это делать!
(с) Барон Мюнхгаузен1. Обязательно и необходимо все задачи, получаемые сверху в любой форме, кроме постановки задачи в Мегаплане, ставить себе в мегаплане, включая в участники и аудиторы непосредственного руководителя
2. Недельное планирование не отменяет необходимости ставить задачи по форме.
Общее
- Все отгулы и отпуска должны быть отмечены в Мегаплане
Удобные "штучки"- не все, а которые я использую
1. Метки - по меткам можно также настроить фильтры. Лучше договориться, чтобы метки у всех совпадали.
2. Фильтры - можно настроить фильтры под себя. У меня заведен отдельный фильтр на каждого сотрудника, а также на отделы.
3. В чек-листе можно настроить "дела" - напоминание.
4. Чтобы получать уведомления из обсуждения, надо поставить наверху галочку "Следить за обсуждением"
5. Для того, чтобы визуально представить задачу, можно переключиться в функцию "Диаграмма Ганта". Мне лично больше нравится их в экселе делать, но просто посмотреть и так нормально.
6. Делайте собственные шаблоны для повторяющихся задач
7. Если у вас есть периодически повторяющиеся задачи, можно сделать шаблон с гибким запуском по времени. Я использую очень активно.
Ну как-то вот так. Картинка прилагается
Если увеличить ее на 100%, то все видно.