личная эффективность и компьютеры
личная эффективность.
сегодня мне захотелось поговорит об эффективности работы офисного работника. вопрос эффективности офисных клерков в последнее время стоит все острее. мы привыкли считать, что офисным работникам нужны компьютеры, но зачастую потери эффективности кроются не в компьютерах, а в том как мы их используем. ниже привожу историю и ее анализ. может кому-то пригодится в работе.
работал я как-то в гос.компании. можно сказать менеджер по клиентам. и вот нашу компанию переподчинили в один большой кластер с руководством в другом городе. казалось бы невелика беда. но как управлять активами из другого города? как строить взаимодействие? как наладить информационные потоки? ответ прост как два пальца : отчеты. мы ожидали, что будет что-то не очень позитивное, но результат все превзошел.
ежедневная форма отчета состоит из файла MS Excel, в котором 56 строк в котором отражаются данные о суточной работе организации и соотносятся с месячным и годовым планом. Естественно почти без формул. Более того в одном файле 27 столбцов по количеству филиалов и данные надо проставлять только по нашей организации. данные в эту простыню вбиваются тоже не с бухты барахты, а сначала собираются с рег.отделений, обобщаются и только потом отправляются наверх. строго до определенного времени. что в этом страшного? на первый взгляд ничего.
форму отправили в дочерние структуры для ежедневного заполнения. учитывая даже высокий уровень квалификации операторов на местах ожидать, что ежедневное заполнение 56 строк в файле будет происходить как по маслу не доводилось. оставалось прбовать и тратить нервы. в первый ден на отчет было потрачено 3 часа чистого времени. на второй день даже больше. и методов оптимизации не было видно.
зададимся вопросом как влияет этот отчет на деятельность компании? сколько времени уйдет на составление данной формы? в каждом региональном отделении до полутора часов ежедневно уходит на составление данной формы - обобщение, упаковка в письмо с правильным текстом еще час. итого 4 часа ежедневно рабочего времени. половина рабочего дня одного человека. при средней зарплате это 150-200.000 в год + налоги = 200-300.000 в год стоимость одного отчета! круто? не считаем затраты на раб.места и прочее. вот так дааааа! вопрос встал настолько остро потому что съедал уйму времени и дошло до перераспределения обязанностей. более того мы знаем что поступая наверх - эти отчеты обрабатываются ручками трех специалистов, которые каждый день из 27 отчетов делают 1. не сложно посчитать сколько для всего кластера стоит простое желание руководства быть вкурсе того что происходит по филиалам. 250.000 * ( 27филиалов + 3 работника наверху ) = 7.500.000 руб / год. вот теперь ОГО!
вопрос что можно сделать? не желая наблюдать этот форменный цирк далее я предложил свои услуги. посмотрев внутрь отчета, обнаружилась следующая структура : 7 факторов - итоги работы за сутки (их надо вбивать руками каждый день), 3 - плановые показатели (они вбиваются раз в месяц) остальные 47 - расчетные (накопительно за месяц или план на сегоднящний день) их может считать компьютер. получается, что в районах достаточно забить всего 7 цифр и прислать их нам, а мы в свою очередь ловко их складываем, проставляем плановые показатели, приводим в нужную форму и отправляем куда надо когда надо. так вместо файла со сложными строками ( например "накопительно до начала текущей даты") мы создали один отчет "работа за сутки". все вздохнули с облегчением. программку написали на макросах для excel.
теперь заполнение отчетов занимало 10 минут в районах и 10 минут у нас. итого 30 минут на всю контору. эффективность выше в 8 раз. наверх сообщить о модернизации пытались но нам сказали, что они там умнее и чтобы мы не лезли.
для чего же все это было сделано? для того чтобы ежедневно директор компании мог увидеть насколько эффективно работают его филиалы и тем кто работает плохо сделать айяй. вопрос эффективности управления в современных структурах оставим на другой момент времени.
конечно для достижения данных целей при правильном проектировании можно соорудить распределенную базу данных, можно организовать ERP чтобы следить за всеми показателями. и все это будут правильные решения, но необходимость построения сложных систем не всегда оправдана и в данном случае строить отдельную БД мне кажется было бы излишним. для решения данной задачи я считаю было бы оптимально написать не для excel а страничку на php, в которой мог бы работать любой оператор. такой подход позволяет удешевить стоимость конструкции сведя ее практически до 0 при поддержке и минимума при разработке, но при этом даст гибкость при которой любой имеющий доступ сможет построить именно тот отчет, который сочтет необходмым в любой временной перспективе. и любой директор сможет играться со всеми филиалами рассматривая деятельность под разными углами и соусами с детализацией или без. а ежегодно 7.000.000 рублей можно было бы пускать или на развитие самой системы (красоты и плюшек) или на выплату дивидендов бабушкам, вложившимся в акции гос.компании...
какова мораль всего текста? какой урок для себя мы можем извлечь? мы видим
1. как легко за своими хотелками не увидеть их реальную стоимость.
2. когда мы не пытаемся думать как сделать лучше приводит к тому, что получается ужасно
3. небольшой анали того что делаешь именно ты может снизить твою нагрузку в разы
причины этого в том, что мир стал очен сложен : есть множество возможностей и опасностей, о которых мы и не подозреваем. причины так же в низком уровень профессионализма при принятии решений - следствие отстутствия хорошей школы менеджерского состава и своевременного повышения квалификации (и не только в компьютерах, но и в маркетинге, финансах, логистике и проч.) причина так же в косности нашего сознания, которое пытается на новые задачи натянуть старые решения, которые ей не очень соответствуют.
каков же совет? развиваться! всегда и не останавливаться никогда :))