Инфо
Порядок приемки товаров регламентируется законом (статья 513 ГК РФ), договором с поставщиком и соответствующими стандартами и правилами. К ним относятся: инструкция Госарбитража СССР от 15 октября 1990 г. «О порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов»; инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (постановление от 15 июня 1965 г. № П-6); инструкция Госарбитража при Совете Министров СССР «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (постановление от 25 апреля 1966 г. № П-7).
Две последние инструкции применяются в части, не противоречащей последующим нормативным документам. Согласно разъяснениям Высшего Арбитражного Суда РФ, инструкции применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (п. 14 постановления от 22 октября 1997 г. № 18).
Указанные инструкции четко регламентируют порядок приемки товаров, что позволяет избежать в дальнейшем споров и неясностей между поставщиком и покупателем. Поэтому в договоры поставки целесообразно включить пункт о том, что приемка товаров осуществляется в соответствии с постановлениями № П-6 и № П-7.
При нарушении правил и сроков приемки товаров торговая организация не сможет предъявить претензии поставщику при недостаче или понижении качества товаров.
Торговая организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки, по отдельным заявкам и т. п. Администрация торговой организации должна ознакомить персонал, ответственный за приемку товара, с условиями этих договоров. По прямым договорам с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа необходимо передать со
гласованный график поставок. Если поставка товара осуществляется на основании заявок, то персонал информируется о заказанном товаре и сроках его поставки.
Материально ответственный работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.
Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.
Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам № М-2 и М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. В доверенности указываются следующие сведения: номер и дата выдачи; срок ее действия; должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные; номер и дата документа, на основании которого отпускается товар; наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя; наименование товаров, подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают по форме № М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организа
ции. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).
Если доверенности выписываются по форме № М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются: дата выдачи доверенности и ее порядковый номер; Ф.И.О. лица, получившего доверенность; срок действия доверенности; наименование поставщика, у которого материально ответственное лицо должно получить товар; подпись материально ответственного лица за получение доверенности.
После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».
Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Заполненные формы доверенностей по формам № М-2 и М-2а приведены в приложениях № 1 и № 2.
Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает приказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т. п. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.
О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.
При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара его характеристикам: по количеству - соответствие количества товара, указанного в договоре, фактически поставленному товару. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т. д.).
При доставке товаров автомобильным транспортом оформляют товарно-транспортную накладную унифицированной формы № 1-Т. Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78.
При доставке товаров железнодорожным транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Форма транспортной железнодорожной накладной утверждена Приказом Министерства путей сообщения России от 18 июня 2003 г. № 39 «Об утверждении правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом». Транспортная железнодорожная накладная заполняется на 4-х листах: й лист - оригинал накладной (передается грузополучателю); й лист - дорожная ведомость (предназначена для перевозчика и других участников перевозочного процесса); й лист - корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика); й лист - квитанция о приеме груза (передается грузоотправителю).
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
Коносамент оформляется при доставке груза морским транспортом.
Товарные накладные оформляются по унифицированной форме ТОРГ-12. Поставщики - неторговые организации могут оформлять отпуск своей продукции по накладным других форм. Например, по унифицированной форме № М-15, по ведомственным формам, формам, разработанным самостоятельно. Обратите внимание, если организация применяет не унифицированную форму, то эта форма должна:
а) быть утверждена приказом руководителя организации (в составе учетной политики);
б) содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей унифицированной формой.
При большом перечне товаров может использоваться счет-фактура типовой формы № 141. Для организаций розничной торговли она служит приходным товарным документом и основанием для оплаты поступившего товара. Содержание счета типовой формы № 868 (приложение № 61) аналогично счету-фактуре. Он выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты.
При отсутствии необходимых документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы.
Если количество товара указано в договоре в весовых единицах, то его количество устанавливается взвешиванием. Проверяется вес брутто и нетто выгруженного товара в пункте назначения. Эти данные сравниваются с указанным в сопроводительном документе весом брутто и нетто отгружаемого товара в пункте отправления.
Две последние инструкции применяются в части, не противоречащей последующим нормативным документам. Согласно разъяснениям Высшего Арбитражного Суда РФ, инструкции применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (п. 14 постановления от 22 октября 1997 г. № 18).
Указанные инструкции четко регламентируют порядок приемки товаров, что позволяет избежать в дальнейшем споров и неясностей между поставщиком и покупателем. Поэтому в договоры поставки целесообразно включить пункт о том, что приемка товаров осуществляется в соответствии с постановлениями № П-6 и № П-7.
При нарушении правил и сроков приемки товаров торговая организация не сможет предъявить претензии поставщику при недостаче или понижении качества товаров.
Торговая организация получает товар от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам комиссии, договорам поставки, по отдельным заявкам и т. п. Администрация торговой организации должна ознакомить персонал, ответственный за приемку товара, с условиями этих договоров. По прямым договорам с длительными хозяйственными связями в качестве отдельного документа необходимо передать со
гласованный график поставок. Если поставка товара осуществляется на основании заявок, то персонал информируется о заказанном товаре и сроках его поставки.
Материально ответственный работник и члены приемной комиссии знакомятся с условиями договора, которые касаются наименования товара, количества, качества, комплектности, сроков приемки, перечня технических и иных документов.
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т. д.
Приемку товаров можно вести на территории (складе, базе) поставщика, на территории перевозчика и на территории самой торговой организации-покупателя.
Если приемка товаров осуществляется на складе поставщика, то материально ответственное лицо покупателя получает товар по доверенности. Доверенность подтверждает право на получение товара от имени покупателя. Материально ответственное лицо вместе с доверенностью предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Доверенность оформляется по унифицированным формам № М-2 и М-2а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. В доверенности указываются следующие сведения: номер и дата выдачи; срок ее действия; должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные; номер и дата документа, на основании которого отпускается товар; наименование, адрес, банковские реквизиты покупателя; наименование товаров, подлежащих получению материально ответственным лицом, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают по форме № М-2, то их учет ведется по корешкам, которые хранятся в бухгалтерии торговой организа
ции. На корешке ставится отметка о выдаче доверенности материально ответственному лицу и о том, что по этой доверенности получены материальные ценности (с указанием номера и даты товаросопроводительного документа).
Если доверенности выписываются по форме № М-2а, то они регистрируются в книге доверенностей. В этой книге проставляются: дата выдачи доверенности и ее порядковый номер; Ф.И.О. лица, получившего доверенность; срок действия доверенности; наименование поставщика, у которого материально ответственное лицо должно получить товар; подпись материально ответственного лица за получение доверенности.
После доставки полученного товара в торговую организацию материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер делает отметку в книге доверенностей о том, что по данной доверенности товар получен по такому-то документу. Эта процедура называется «закрытием доверенности».
Листы в книге доверенностей должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Заполненные формы доверенностей по формам № М-2 и М-2а приведены в приложениях № 1 и № 2.
Для приемки товаров на территории торговой организации руководитель назначает приказом приемную комиссию либо материально ответственных лиц, ответственных за приемку товара (заведующий складом, секцией, отделом, кладовщик, продавец). Все зависит от размера самого предприятия, вида деятельности (оптовая или розничная торговля), объемов поступающего товара и т. п. Обязанности работников по приемке товаров и условия ответственности закрепляются в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях.
О каждой поставке товаров на территорию торговой организации администрация сообщает материально ответственному лицу, которое должно подготовить подъездные пути, разгрузочные площадки, складские площади под товар и необходимые документы.
При приемке товаров по количеству, качеству и комплектности проверяется соответствие товара его характеристикам: по количеству - соответствие количества товара, указанного в договоре, фактически поставленному товару. Проверка производится на основании транспортных документов (товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносамента) и товаросопроводительных документов (товарной накладной, накладной, счета-фактуры, счета, спецификации к договору и т. д.).
При доставке товаров автомобильным транспортом оформляют товарно-транспортную накладную унифицированной формы № 1-Т. Форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 г. № 78.
При доставке товаров железнодорожным транспортом оформляется железнодорожная накладная. К ней могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной. Форма транспортной железнодорожной накладной утверждена Приказом Министерства путей сообщения России от 18 июня 2003 г. № 39 «Об утверждении правил заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом». Транспортная железнодорожная накладная заполняется на 4-х листах: й лист - оригинал накладной (передается грузополучателю); й лист - дорожная ведомость (предназначена для перевозчика и других участников перевозочного процесса); й лист - корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика); й лист - квитанция о приеме груза (передается грузоотправителю).
Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».
Коносамент оформляется при доставке груза морским транспортом.
Товарные накладные оформляются по унифицированной форме ТОРГ-12. Поставщики - неторговые организации могут оформлять отпуск своей продукции по накладным других форм. Например, по унифицированной форме № М-15, по ведомственным формам, формам, разработанным самостоятельно. Обратите внимание, если организация применяет не унифицированную форму, то эта форма должна:
а) быть утверждена приказом руководителя организации (в составе учетной политики);
б) содержать все реквизиты, предусмотренные соответствующей унифицированной формой.
При большом перечне товаров может использоваться счет-фактура типовой формы № 141. Для организаций розничной торговли она служит приходным товарным документом и основанием для оплаты поступившего товара. Содержание счета типовой формы № 868 (приложение № 61) аналогично счету-фактуре. Он выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты.
При отсутствии необходимых документов составляется акт, в котором указывают недостающие документы.
Если количество товара указано в договоре в весовых единицах, то его количество устанавливается взвешиванием. Проверяется вес брутто и нетто выгруженного товара в пункте назначения. Эти данные сравниваются с указанным в сопроводительном документе весом брутто и нетто отгружаемого товара в пункте отправления.