Лайфхаки. Петр Кравченко
Настала очередь Петра Кравченко, директора по развитию нашей компании, поделиться своим рецептом комфортной и эффективной жизни. Итак, советы Петра о том, как все успевать:
- С каждым годом количество дел, которые надо успевать сделать, неумолимо растет. Когда-то мне казалось, что совмещать учебу в университете с работой журналистом - это уже крутое достижение личной самоорганизации. Но жизнь каждый год показывает, что я и не подозревал, сколько всего можно делать. Вспоминается саркастическое высказывание известного пермского медиаменеджера Константина Иванова о том, что «человеческий ресурс самый неисчерпаемый».
Для работы я использую программу Trello, доступную на одноименном сайте, а также в виде приложения для смартфонов.
Как и всякая программа она несовершенна. И главное ее несовершенство - мыслей она не читает, в нее надо записывать, что сразу же ставит ее в один ряд с другими планировщиками.
Но у нее есть несколько достоинств. В ней можно создавать несколько виртуальных досок (boards). Это могут быть доски, связанные с разными сторонами вашей жизни. Здесь можно разрешать другим людям, кто есть в Trello, видеть вашу доску. А вы можете видеть их доски. Это позволяет использовать его как корпоративный планировщик.
На каждой доске есть три колонки: To Do, Doing, Done.
Вторая и третья не заслуживают внимания. Второй не пользуюсь, третья - архив.
А вот первую я эксплуатирую. И в этом, как мне кажется, преуспел.
К тому, что карточка позволяет описать задачу, проставить ей время и (если человек есть в Trello) добавить его в карточку (ему придет уведомление), я придумал свою систему структурирования и ведения карточек. Ее и расскажу.
Я понял про себя, что в первую очередь разделяю дела по проектам. Краткое название проекта или клиента (одно, редко два слова) я пишу первым.
Например, написать эту заметку про Workhack я должен для SP Media. Далее кратко и точно формулирую задачу.
Например:
«SP Media. Написать заметку для соц.сетей про workhack»
Вторая - личная градация. Я разделяю дела на те, которые привязаны к четкому времени и которые не привязаны (значит их можно сделать чуть раньше или позже, легко поменять местами или занять ими случайно образовавшееся свободное время, например, в столь любимых мною очередях в госучреждениях).
Если бы написать заметку мне нужно было к четкому времени, я бы указал это в карточке. После проекта, но до названия. Например к 17.00. Карточка стала бы выглядеть уже так «SP Media - 17.00 - Написать заметку для соц.сетей про workhack»
Дальше проставляю дату в календаре, привязанном к Trello.
На каждый день у меня обычно от 5 до 20 карточек. Там могут быть звонки, подготовка документов, встречи, мозговые штурмы, проверка тех или иных событий (убедиться, что работа по проекту запущена, или “получить документы от Клиента”). Все, что привязаны к четкому времени идут первыми сверху вниз (чем раньше, тем выше), а дальше все, что не привязаны.
Еще одно правило. Выполненные задачи я не удаляю, а редактирую, превращая в следующую задачу (большинство моих дел - это часть больших, сложных и длинных дел. Звонки перерастают в необходимость написать письмо, письмо в необходимость получить на него ответ. Ответ дает возможность подготовить документ и т.д.).
Если уж мы берем карточку про этот пост, то она трансформируется в «SP Media. Отследить вопросы к посту и ответить всем желающим». Срок ставлю - до среды.
- С каждым годом количество дел, которые надо успевать сделать, неумолимо растет. Когда-то мне казалось, что совмещать учебу в университете с работой журналистом - это уже крутое достижение личной самоорганизации. Но жизнь каждый год показывает, что я и не подозревал, сколько всего можно делать. Вспоминается саркастическое высказывание известного пермского медиаменеджера Константина Иванова о том, что «человеческий ресурс самый неисчерпаемый».
Для работы я использую программу Trello, доступную на одноименном сайте, а также в виде приложения для смартфонов.
Как и всякая программа она несовершенна. И главное ее несовершенство - мыслей она не читает, в нее надо записывать, что сразу же ставит ее в один ряд с другими планировщиками.
Но у нее есть несколько достоинств. В ней можно создавать несколько виртуальных досок (boards). Это могут быть доски, связанные с разными сторонами вашей жизни. Здесь можно разрешать другим людям, кто есть в Trello, видеть вашу доску. А вы можете видеть их доски. Это позволяет использовать его как корпоративный планировщик.
На каждой доске есть три колонки: To Do, Doing, Done.
Вторая и третья не заслуживают внимания. Второй не пользуюсь, третья - архив.
А вот первую я эксплуатирую. И в этом, как мне кажется, преуспел.
К тому, что карточка позволяет описать задачу, проставить ей время и (если человек есть в Trello) добавить его в карточку (ему придет уведомление), я придумал свою систему структурирования и ведения карточек. Ее и расскажу.
Я понял про себя, что в первую очередь разделяю дела по проектам. Краткое название проекта или клиента (одно, редко два слова) я пишу первым.
Например, написать эту заметку про Workhack я должен для SP Media. Далее кратко и точно формулирую задачу.
Например:
«SP Media. Написать заметку для соц.сетей про workhack»
Вторая - личная градация. Я разделяю дела на те, которые привязаны к четкому времени и которые не привязаны (значит их можно сделать чуть раньше или позже, легко поменять местами или занять ими случайно образовавшееся свободное время, например, в столь любимых мною очередях в госучреждениях).
Если бы написать заметку мне нужно было к четкому времени, я бы указал это в карточке. После проекта, но до названия. Например к 17.00. Карточка стала бы выглядеть уже так «SP Media - 17.00 - Написать заметку для соц.сетей про workhack»
Дальше проставляю дату в календаре, привязанном к Trello.
На каждый день у меня обычно от 5 до 20 карточек. Там могут быть звонки, подготовка документов, встречи, мозговые штурмы, проверка тех или иных событий (убедиться, что работа по проекту запущена, или “получить документы от Клиента”). Все, что привязаны к четкому времени идут первыми сверху вниз (чем раньше, тем выше), а дальше все, что не привязаны.
Еще одно правило. Выполненные задачи я не удаляю, а редактирую, превращая в следующую задачу (большинство моих дел - это часть больших, сложных и длинных дел. Звонки перерастают в необходимость написать письмо, письмо в необходимость получить на него ответ. Ответ дает возможность подготовить документ и т.д.).
Если уж мы берем карточку про этот пост, то она трансформируется в «SP Media. Отследить вопросы к посту и ответить всем желающим». Срок ставлю - до среды.