RS. Информационная система Dodo IS
В чем особенность нашего подхода?
Dodo IS то не просто программа, которая существует отдельно от бизнеса. Dodo IS - это неотъемлемая часть бизнеса. Это «пятый элемент». Вместе с нашими уникальными бизнес-процессами Dodo IS образует целостный производственно-программный комплекс. Dodo IS вплетена в наши бизнес-процессы на всех уровнях - кухни, смены, пиццерии, локальной и федеральной сети.
Когда в команду проектировки Dodo IS приходят аналитики, очень важно чтобы они приняли нашу бизнес-идею. Мы не просто автоматизируем существующие бизнес-процессы. Мы изобретаем - меняем бизнес, используя доступные нам технологии. Я часто сталкивался с таким подходом: «Мы пойдем на производство, поговорим с «пользователями» и автоматизируем процессы». Но наша главная цель - не просто автоматизировать то, что уже есть, а создать что-то новое. «Люди» не могут попросить то, о чем они не знают. Аналитик Dodo IS - это изобретатель. Он не просто создает программу - он может менять сам бизнес. Именно поэтому тот, кто создает Dodo IS, должен быть сам «пользователем», должен быть очень-очень сильно погружен в бизнес. В первую очередь он должен решать конкретные производственные и бизнес-задачи.
Какую задачу для бизнеса это будет решать? Как это поднимает эффективность? Эти вопросы мы задаем себе при разработке Dodo IS. В зависимости от ответов расставляем приоритеты. Я много рассказывал о системе трекинга, которая позволила нам поднять производительность на кухне. Сейчас я расскажу о блоке «Персонал», который мы начали тестировать в Сыктывкаре.
Итак, какую главную задачу для бизнеса решает блок «Персонал»?
Добиться максимальной производительности труда в пиццерии при сохранении стабильного качества продукции, используя доступные на текущий момент человеческие ресурсы.
Каждая часть этого тезиса имеет важное значение:
Что такое «производительность труда»? Это количество единиц продукции, произведенных одним сотрудником в единицу времени. Например, в прошлую пятницу 27 сентября пиццерия в Сыктывкаре произвела 440 пицц. Это реальные данные за конкретный день. Вот «скринпринт» из нашей системы:
Увеличить
При этом в течение суток на кухне работало 28 сотрудников, включая кассиров и менеджеров (не включая стажеров и, конечно, курьеров), что составило 210 человеко-часов.
Таким образом, производительность труда за сутки 27 сентября в пиццах в ресторане на ул.Первомайской в Сыктывкаре составила - 2,09 пицц в час на человека. Чтобы понять, много это или мало, необходимо измерить «производительность труда» в деньгах, ведь мы производим и продаем не только пиццы, а почасовая ставка сотрудников не одинакова. Для этого мы используем показатель labour cost. Это доля расходов на оплату труда сотрудников в общей выручке.
Стоимость труда работников кухни в сыктывкарской пиццерии 27 сентября составила - 28 325 рублей (включая налоги), а общая выручка - 240 023 рублей. Соответственно labour cost - 11,8%.
От чего зависит производительность в нашем бизнесе? Самый очевидный ответ - от скорости работы сотрудников. А вот и нет. Это не главный фактор. Итоговая «производительность», выраженная в хорошем labour cost, зависит от правильно составленного графика смены.
Если вы выведите на смену много сотрудников, а заказов будет мало, то эффективность труда будет низкой, как бы интенсивно не работали люди. Если вы поставите мало сотрудников, а заказов будет много, у вас упадут качество и сервис. Таким образом, необходимо достичь баланса - на смене должно быть оптимальное количество работников, при этом поток заказов в различные часы разный, поэтому оптимум для каждого периода свой. А как рассчитать оптимум? Необходимо определить нормы производительности, другими словами, ответить на вопрос: сколько максимально продукции в час должен производить, с нашей точки зрения, сотрудник, чтобы при этом не страдало качество.
Как же Dodo IS может повлиять на производительность труда?
У нас розничный бизнес. Мы можем прогнозировать поток заказов на основе статистики в различные дни и часы. Значит Dodo IS на основе установленных норм производительности и статистики продаж может помочь составить оптимальный график, при котором эффективность труда будет стремиться к максимальной и при этом не будет рисков потери качества.
Например, мы прогнозируем на основе статистики, что в среду с 10 до 11 утра в конкретной пиццерии закажут 20 пицц. Мы определили, что один пиццамейкер на станции «горячий цех», где производится пицца, может сделать 10 пицц в час без потери качества. Это наша норма. Значит, с 10 до 11 утра в «горячем цеху» должно быть 2 пиццамейкера.
Кажду пиццерию в зависимости от размера мы делим на «станции». Для каждой станции устанавливаем свои нормы производительности. Так, например, на станции «менеджер смены» может быть установлена норма - всегда один человек независимо от объема продаж. На станции «касса» норма может быть установлена не от количества продуктов, а количества от заказов.
Но здесь надо учитывать еще один фактор. Менеджер, который составляет графики, работает в условиях ограниченных ресурсов. В реальной жизни он не может всегда вывести на смену столько людей, сколько ему рекомендует система. Людей не хватает, они болеют, сдают экзамены, не могут работать более 8 часов или 6 смен подряд, не хотят работать короткие смены. И здесь нам может очень сильно помочь система! Она предложит оптимальный график в условиях имеющихся человеческих ресурсов и возможностей.
С помощью Dodo IS мы создаем простой и удобной инструмент для решения этих задач, при чем инструмент максимально адаптированный под специфику именно нашего бизнеса.
Напомню, что главная задача:
добиться максимальной производительности труда в пиццерии при сохранении стабильного качества продукции, используя доступные на текущий момент человеческие ресурсы.
При составлении графиков мы используем данные о погоде, так как она влияет на скачки спроса, динамику продаж прошлых периодов, анализируем показатели labour cost (LC - стоимость труда сотрудников кухни к общей выручке) и DC (delivery cost - стоимость труда курьеров к выручке на доставку) за прошлые дни.
Увеличить
Для линейных сотрудников пиццерии в Dodo IS создан специальный интерфейс. Они смогут зайти из дома на наш сайт (а Dodo IS это и есть сайт) и составить «карту возможностей», то есть указать дни, когда они не могут работать. На основе этих возможностей, норм производительности для каждой станции, квалификации сотрудников и прогноза продаж Dodo IS предложит менеджеру оптимальный график. Менеджер сможет его подкорретировать в ручную, учитывая тренды, прогноз погоды или какие-то другие факторы.
Интерфейс для линейных сотрудников:
Интерфейс менеджера для составления и корректировки графиков смен:
Таким образом информационная система реально влияет на увеличение эффективности и прибыльности «Додо Пиццы», так как стоимость труда являются одной из главнейших статей расхода для нашего бизнеса. Мы называем это «dodo-эффект». Серьезного dodo-эффекта мы уже добились с помощью блока «трекинг» в увеличении производительности кухни. Планируем добиться dodo-эффекта в материальном учете, еще одном важнейшем блоке, который сейчас активно разрабатывается.
Когда мы начали делать Dodo IS, я и не предполагал, какого масштаба все это достигнет. Сейчас я понимаю, что фактически мы делаем свою «облачную» ERP-систему. Параллельно с сетью пиццерий мы создаем серьезный информационный продукт.
На 1 октября 2013 года в создание Dodo IS инвестировано 11 630 366 рублей живых денег. Много это или мало? Мое мнение, мы работали эффективно и добились хороших результатов. Наша система еще не идеальна, многое еще предстоит сделать, но она уже работает и приносит деньги бизнесу. Сегодня Dodo IS бесперебойно обслуживает 9 пиццерий. Это программный комплекс, который объединяет все пиццерии, офисы, кол-центр, сайт в одну сеть. В Dodo IS принимаются заказы на розничных кассах, в колл-центре, на сайте. В Dodo IS идет управление изготовлением всех продуктов на кухнях всех пиццерий. В Dodo IS создаются маркетинговые акции. В Dodo IS осуществляется управление персоналом, фиксация сотрудников на смене, мотивация. В Dodo IS есть аналитика, отчеты, CRM. И все это в онлайне по всей сети. И мы движемся дальше. С сильной командой и, как показала практика, в правильном направлении.
Больше о Dodo IS:
Команда Dodo IS на 1.10.2013
Команда Проектировки Dodo IS / Поддержка - офис в г.Сыктывкар
Команда Разработки Dodo IS - офис в г.Коломна
Саша и Дима - «отцы-основатели» Dodo IS. Их историю читайте здесь.
Эта заметка - часть серии Dodo Pizza online «road show», продолжение следует четко по графику:
23 сентября. Наша бизнес-идея.
25 сентября. О компании: структура, команда, корпоративная культура.
26 сентября. Знакомьтесь, наша команда!
29 сентября. История Додо 2010-2012
1 октября. История Додо 2013
3 октября. Dodo IS: обзор, история создания, деньги, планы.
4 октября. Наш продукт: линейка, преимущества, планы.
5 октября. Маркетинг. Бренд. Реклама.
7 октября. Франчайзинг «Додо Пицца».
8 октября. Розничный формат «Додо Пицца».
9 октября. Финансовая отчетность: активы, отчет о прибылях и убытках.
10 октября. Стратегия 2014-2015: бизнес-план, куда пойдут инвестиции?
11 октября. Стратегический план-цель 2013-2020.
12 октября. Структура бизнеса: схема владения, описание сделки.
14 октября. Инвестиционное предложение: elevator pitch, наша оценка 10% компании.
Опубликовано в блоге Сила Ума. Блог о развитии. Можно комментировать здесь или в блоге.