Как не тратить время на запись времени
«- А на мой взгляд, ничего в этом сложного нет! - спокойно заметила кормилица. - Сама посуди, если женщина управляется с хозяйством, то трудно лишь первый день, пока не запомнишь где что лежит, а после...
- Ты хочешь сказать, что управлять целой страной ничуть не сложнее чем обычным домашним хозяйством?
- Конечно! Тем более, тебе нужно только следить, чтобы твои приказы выполнялись! - воскликнула кормилица».
Из самотека
В статье «Непрерывность работы» мы говорили об измерении реальной рабочей загрузки. Возможно, кто-то из вас пытался повторить подвиг разведчика наш опыт. Сегодня поговорим о том, как проще фиксировать происходящее с вами.
Что отпугивает людей, думающих о тайм-менеджменте и измерении своей загрузки? Нам кажется одна из причин - опасение, что и измерение затрат времени и сам процесс фиксации результатов измерений будет мучительным. Расскажем о своем опыте борьбы с этими проблемами.
Первое что надо сделать: чтобы с вами всегда были блокнот и ручка (карандаш). Мы использовали «длинный» блокнот, просто нарезав тетрадку в клетку на полосы в 7 см. А длинной - в ширину тетерадки, т.е. около 16 см. Оказалось, что в такой блокнот прекрасно входят события одного дня. Удобство такого блокнота - его можно перегнуть как хочется и всегда нужная страница будет на виду.
(Позже мы использовали для этих целей программы-заметочники для телефона или планшета - что всегда под рукой.)
Второе: наличие у вас часов всегда (это просто).
Вам не придется много писать, сейчас объясним, как все события дня зафиксировать компактно.
Начинаем с подъема; на новой страничке блокнота пишем дату и время (напротив этого времени написано ничего не будет). Все, отсчет начался. Как только вы завершаете какую-то из своих работ - вы вписываете новое время, а дальше - одно, максимум два слова. И это все затраты на фиксацию событий.
Откуда берутся нужные слова? ;-)
Вы проводите (сразу или чуть позднее) анализ: из чего состоит ваша жизнь. А потом всё делите на категории. У меня вышло 8 категорий; максимально количество действий в категории - 9, минимальное - 5. И записываете вы вместе с фиксацией времени - действие.
Вот как выглядит таблица Сергея:
У Натальи таблица сформирована иначе, но суть, как видите, та же:
А вечером, перед сном, вы тратите от 2х до 5 минут, чтобы внести в файл Excel все данные за день (измерено!). И вот как выглядит конечный результат.
Почему так мало времени тратится на внесение данных? Сейчас расскажем военные хитрости...
Как ускорить процесс забивки данных?
Первый путь - освоить десятипальцевый быстрый набор. Если вы из тех упорных счастливчиков, кто смог это сделать, возможно вам наши советы и не пригодятся (хотя - как знать...). А если нет - значит надо сделать ввод данных максимально удобным. Вот как это было реализованно.
Посмотрите на столбец «С» - именно в него и забиваются из блокнота данные о времени. И за один присест забиваются все данные (без расшифровки). Причем - обратите внимание! - часы и минуты вбиваются через запятую, словно это число с двумя десятичными знаками. Зачем? Просто такой формат позволяет вносить данные, не глядя на клавиатуру (используется для этого «маленькая», цифровая клавиатура). Как показала практика, такая забивка «не глядя» уверенно осваивается с первой попытки.
А минуты и часы в привычном для нас формате (в столбце «D») мы получаем формулой. Так же как и вычисления - сколько времени потрачено на действие.
А теперь мы вносим данные о категории, к которой действие принадлежало, и о самом действии. Почему так? Потому что в этом случае вы можете использовать выпадающие списки, как показано ниже (вы быстро запомните, какое действие к какой категории относится).
Вот и все про «быструю» обработку данных.
Осталось ответить на вопрос: «Мы, к примеру, месяц измеряем каждый свой шаг - что дальше?» Все как обычно: обработка, анализ, постановка планов. Например, делаем сводную таблицу, Смотрим - нравится ли нам, как мы потратили свое время и намечаем планы на будущее.
Удачи!
PS. В нашем журнале есть и другие материалы по тайм-менеджменту, писательству и поиску вдохновения. Добро пожаловать!