Деловая электронная переписка
Всем привет!
Я буквально только что зарегистрировался в ЖЖ и вступил в это сообщество, поэтому заранее прошу прощения, если моя тема - эта уже старая гармонь, и все нормальные люди все и так прекрасно знают. Просто моя практика деловой переписки подтверждает, что большинство людей, пишущих деловые сообщения на английском языке, с общими правилами не знакомы.
Чтобы не перегружать, я разберу основные элементы структуры делового сообщения:
1) Всегда, ВСЕГДА пишите тему сообщения. Даже если само сообщение состоит из двух слов. Точка. В противном случае адресат может безнаказанно заявить, что ничего от вас не получал.
2) Вводная формула - обычно предполагает обращение по статусу и фамилии человека, например: "Dear Mr. Andrews,".
В сообщениях и деловых письмах на английском языке после этой формулы всегда ставится запятая. Если стоит другой знак - можно с 99% уверенностью предположить, что сообщение - неформальное.
Также обратите внимание, что обращения типа Mister / Madam никогда не пишутся полностью. В случае с мистером можно вообще ненароком обидеть человека, если он ранее служил в ВС (в офицерском звании).
Итак, еще раз по обращениям:
Обращения к мужчинам любого возраста - Mr.
Незамужняя молодая девушка - Miss
Девушка неизвестного вам гражданского состояния - Ms.
Женщина средних лет или старше - Mme.
Обезличенное обращение к группе лиц - Dear Colleagues,
Обезличенное обращение к группе мужчин - Dear Sirs / Dear Gentlemen,
Обезличенное обращение к группе женщин - Dear Colleagues,
Если адресаты по определению не могут быть вашими коллегами, то используйте фразу Dear Everyone, (никаких Dear All !!!)
Хотя, должен признать, невозможность признания адресатов вашими коллегами случается редко. К примеру, поставщики или покупатели продуктов вашей компании - в любом случае ваши коллеги. Поставщики услуг (аутсорсинг) - всегда ваши коллеги. Рабочие на аффилированном заводе или диспетчеры в подконтрольном авиаузле - всегда ваши коллеги. Единственный случай, когда сложно определиться с коллегами - это переписка с представителями государственной или муниципальной власти; может есть еще другие случаи.
Если вы уже знакомы с человеком, и он попросил вас обращаться к нему по имени, то вы можете начинать свои сообщения без указания фамилии адресата "Dear Derek,".
Знаю, что существует широкая практика использования приветствий в деловой переписке, но я считаю, что это переход на неформальный уровень. Избегайте фраз "Hi Derek," или "Good afternoon Mr. Andrews,", чтобы избежать непонимания.
Помимо этого, ваш адресат может в обратном письме подписаться своим именем, а не полным именем-фамилией. В этом случае ответьте ему взаимностью: Dear Derek, и подпишитесь также именем, а не фамилией.
Слово "Dear" - обязательно в вводной формуле. Известных мне аналогов пока нет. Забудьте про вольные интерпретации типа Respected, Esteemed или Honorable. Такие обращения могут быть неправильно восприняты (если только адресат - не президент страны, римский Папа или судья Верховного суда).
Если сообщение начинается без слова Dear, а просто "Mr. Andrews", то можно с 99% уверенностью предположить, что содержание носит негативный характер - порицание, жалобу или выговор.
Также нужно помнить о полных и сокращенных именах иностранцев. Например, у меня был коллега-англичанин, которого все в компании называли Bob, но мне как младшему по должности в деловых сообщениях следовало обращаться к нему либо по фамилии, либо "Dear Robert,". Если вы не уверены, какое имя полное, а какое сокращенно, используйте то же, какое использует он сам (в подписи или в разговоре).
Можно также упомянуть про национальные особенности, но данный пост - про общепринятые правила, и национальные особенности я не учитываю. Просто помните, что в начинающейся переписке с иностранцами лучше использовать фамилию человека, и вы никого не обидете.
На этом завершу, так как получилось уже много букв. Если по комментариям будет понятно, что пост полезный, то продолжу позже.
Дмитрий, Москва
Я буквально только что зарегистрировался в ЖЖ и вступил в это сообщество, поэтому заранее прошу прощения, если моя тема - эта уже старая гармонь, и все нормальные люди все и так прекрасно знают. Просто моя практика деловой переписки подтверждает, что большинство людей, пишущих деловые сообщения на английском языке, с общими правилами не знакомы.
Чтобы не перегружать, я разберу основные элементы структуры делового сообщения:
1) Всегда, ВСЕГДА пишите тему сообщения. Даже если само сообщение состоит из двух слов. Точка. В противном случае адресат может безнаказанно заявить, что ничего от вас не получал.
2) Вводная формула - обычно предполагает обращение по статусу и фамилии человека, например: "Dear Mr. Andrews,".
В сообщениях и деловых письмах на английском языке после этой формулы всегда ставится запятая. Если стоит другой знак - можно с 99% уверенностью предположить, что сообщение - неформальное.
Также обратите внимание, что обращения типа Mister / Madam никогда не пишутся полностью. В случае с мистером можно вообще ненароком обидеть человека, если он ранее служил в ВС (в офицерском звании).
Итак, еще раз по обращениям:
Обращения к мужчинам любого возраста - Mr.
Незамужняя молодая девушка - Miss
Девушка неизвестного вам гражданского состояния - Ms.
Женщина средних лет или старше - Mme.
Обезличенное обращение к группе лиц - Dear Colleagues,
Обезличенное обращение к группе мужчин - Dear Sirs / Dear Gentlemen,
Обезличенное обращение к группе женщин - Dear Colleagues,
Если адресаты по определению не могут быть вашими коллегами, то используйте фразу Dear Everyone, (никаких Dear All !!!)
Хотя, должен признать, невозможность признания адресатов вашими коллегами случается редко. К примеру, поставщики или покупатели продуктов вашей компании - в любом случае ваши коллеги. Поставщики услуг (аутсорсинг) - всегда ваши коллеги. Рабочие на аффилированном заводе или диспетчеры в подконтрольном авиаузле - всегда ваши коллеги. Единственный случай, когда сложно определиться с коллегами - это переписка с представителями государственной или муниципальной власти; может есть еще другие случаи.
Если вы уже знакомы с человеком, и он попросил вас обращаться к нему по имени, то вы можете начинать свои сообщения без указания фамилии адресата "Dear Derek,".
Знаю, что существует широкая практика использования приветствий в деловой переписке, но я считаю, что это переход на неформальный уровень. Избегайте фраз "Hi Derek," или "Good afternoon Mr. Andrews,", чтобы избежать непонимания.
Помимо этого, ваш адресат может в обратном письме подписаться своим именем, а не полным именем-фамилией. В этом случае ответьте ему взаимностью: Dear Derek, и подпишитесь также именем, а не фамилией.
Слово "Dear" - обязательно в вводной формуле. Известных мне аналогов пока нет. Забудьте про вольные интерпретации типа Respected, Esteemed или Honorable. Такие обращения могут быть неправильно восприняты (если только адресат - не президент страны, римский Папа или судья Верховного суда).
Если сообщение начинается без слова Dear, а просто "Mr. Andrews", то можно с 99% уверенностью предположить, что содержание носит негативный характер - порицание, жалобу или выговор.
Также нужно помнить о полных и сокращенных именах иностранцев. Например, у меня был коллега-англичанин, которого все в компании называли Bob, но мне как младшему по должности в деловых сообщениях следовало обращаться к нему либо по фамилии, либо "Dear Robert,". Если вы не уверены, какое имя полное, а какое сокращенно, используйте то же, какое использует он сам (в подписи или в разговоре).
Можно также упомянуть про национальные особенности, но данный пост - про общепринятые правила, и национальные особенности я не учитываю. Просто помните, что в начинающейся переписке с иностранцами лучше использовать фамилию человека, и вы никого не обидете.
На этом завершу, так как получилось уже много букв. Если по комментариям будет понятно, что пост полезный, то продолжу позже.
Дмитрий, Москва