Как автоматически превращать входящие письма в задачи в Pyrus
Наверняка у вашей компании есть задачи, которые начинаются с писем клиентов по электронной почте. Это могут быть обращения в техподдержку, запросы в отдел продаж, заявки на ремонт или что-то еще. Обычно такие письма обрабатываются вручную: сотрудник проверяет почту и заводит задачи в Pyrus. Теперь есть способ упростить эту работу и ускорить время ответа.
Папирус может сам проверять вашу электронную почту и моментально превращать письма в задачи, сохраняя все данные письма и приложенные файлы. Более того, отвечать тоже можно сразу из Pyrus: ваш комментарий клиент получит в виде электронного письма.
Как настроить обработку писем
Пусть нам нужно превратить запросы клиентов на почтовый ящик sales@yourcompany.ru в задачи проекта «Продажи» в Pyrus.
Шаг #1
Переходим в проект «Продажи» и выбираем пункт «настройки». Открываем вкладку «Маршрутизация» и указываем ответственного пользователя: он будет получать автоматически созданные задачи.
Шаг #2
Переходим на вкладку «Задачи из писем». Нам нужно настроить доступ к почтовому ящику. Укажите адрес вашего ящика и пароль от него.
Технические параметры подключения к IMAP-серверу уточните в службе поддержки вашего провайдера электронной почты. Например, если ваша компания использует Google Apps (то есть хранит всю корпоративную почту в Google), то выберите в поле «Адрес сервера IMAP» значение «imap.gmail.com».
Внимание: вы не можете ввести в этой вкладке адрес, уже использующийся в Pyrus.
Сохраняем настройки. Сразу после этого Pyrus проверит почту и предложит создать задачи из непрочитанных писем.
Готово! Теперь посмотрим, что у нас получилось.
Итак, в проекте «Продажи» появились четыре новых задачи.
Открываем одну из них. В поле «Автор» указан адрес электронной почты, с которого клиент отправил вам письмо.
Вы можете сразу передать задачу коллеге или продолжить общение с клиентом (например, если нужно уточнить какие-то детали). Ваши комментарии Pyrus преобразует в обычное письмо и отправит клиенту по электронной почте.
Чтобы переслать шаблон договора или коммерческое предложение, нужно предварительно разместить нужный файл на Google Drive, DropBox, на вашем сайте или в другом облачном сервисе в интернете, а затем дать ссылку на него в своем комментарии. Если вы просто прикрепите файл к сообщению, то адресат его не получит.
Получив ответ, клиент может продолжить переписку в электронной почте и приложить свои материалы. Все последующие его письма Pyrus также преобразует в комментарии и подтянет к задаче вместе с вложенными файлами.
Новый способ обработки электронной почты сокращает среднее время ответа на запросы клиента, поскольку теперь вы не отвлекаетесь на ручную обработку электронной почты. К тому же, если сотрудник, обрабатывающий входящие письма, отсутствует, достаточно назначить другого ответственного, и работа продолжится в обычном режиме. И самое важное: теперь руководитель видит всю переписку с клиентами (как архив, так и в реальном времени) и может контролировать работу подразделения.