Мы же не программисты, мы ближе к земле
Владелец логистической компании Игорь рассказал, как Pyrus помогает доставлять грузы и выигрывать суды с таможней.
Игорь: Сейчас в моей компании работает 23 сотрудника, а начиналось всё «с нуля». Первый товар я своими руками приносил клиентам: «Вот ваши модемы, пожалуйста».
Идея использования софта по автоматизации учёта и контроля задач появилась не сразу. Сначала мы ограничивались e-mail и Skype. Это неплохо работало, пока задач было мало, но компания быстро росла. Я подсчитал, что отправляю порядка 80 указаний в неделю. Как правило, в ответ приходит либо «да, сделано», либо уточняющий вопрос. Но оставались три-четыре задания, на которые по разным причинам не было реакции.
И эти три-четыре «проблемных» дела, про которые адресат забыл, или письмо попало в спам, - они теряются. У меня в почте множество писем в отправленных, и нет никакого регулярного способа обнаружить неотвеченные, ведь собеседники иногда отвечают отдельным письмом или по телефону.
Обычно я узнавал про такое дело, когда наступала какая-то катастрофа. Например, звонил разъярённый клиент, которому подали грузовик не той вместимости. «Проблемные» дела составляют незначительную долю, но влияют на репутацию всей компании. Выходит, что именно эти дела - наиболее важные. И мне необходим был регулярный способ удобно их отслеживать.
Тут и нашёлся Pyrus?
Игорь: Не сразу, пробовал разное.
Игорь называет два сервиса, которые он пытался использовать. Затем рассказывает, как просил своего товарища написать специальную программу для организации учёта и контроля задач, но и она не подошла. Простое и эффективное решение нашлось вне IT.
Игорь: Я просто нарезал картонные карточки формата А6, на которых писал задачи каждому сотруднику и помещал в специальный ящичек. И это оказалось удобнее всего. А имеющиеся на тот момент программы то ли действительно под наши задачи не подходили, то ли мы их не освоили в полной мере. Мы же не программисты, мы ближе к земле.
К тому же полезно перед использованием любого софта сначала всё сделать «руками». Только так можно разобраться, какие функции вам нужны в программе.
Pyrus похож на систему с карточками: задача в каждый момент передается одному конкретному сотруднику. Ваш сервис мы тоже освоили не сразу, но идеология нам оказалась близка, и я понимал, что всё-таки нужна автоматизация. К тому же рано или поздно у нас будут офисы в нескольких городах - тут уже физически карточку не перенесёшь.
А как в вашей компании устроена работа в Pyrus? Вы тоже задачи получаете или в основном ставите?
Игорь: Почему же, получаю тоже. Есть целый ряд вопросов, по которым решение принимаю только я. Менеджер, к примеру, считает, что нужно изменить маршрут грузовика. Но если груз ценный, то без моего согласования нельзя просто сказать водителю «поехали по-другому».
Я Вам сейчас сам покажу, какие у меня задачи, - Игорь открывает ноутбук. - Вот я поставил задачу на бухгалтера по поводу счёта нашей казахстанской компании: «Дай полные реквизиты». В ответ получил сначала комментарий, что счёт ни разу не использовался. А вот и реквизиты:
О! Вот ещё хороший пример! - Игорь открывает задачу, где весь первый экран занимает список приложенных файлов. - У нас давно тянется судебное дело с Федеральной таможенной службой. Вообще логистика - это много документов: с каждым грузовиком идут десятки бумаг. А по этому судебному делу их число уже перевалило за тысячу. Мы все копии прикладываем к одной задаче в Pyrus. Тот, кто получил новый материал, прикрепляет его и переставляет задачу на коллегу, чтобы тот ознакомился.
Особенно удобно, что потом нужный документ гораздо проще найти. В электронной почте это было бы, скажем, 200 писем. Как найдёшь файл из переписки полгода назад? А тут они все прикреплены к одной задаче. Это очень удобно.
А вот то, что мы освоили из нового: формы. Все запросы клиентов теперь оформляются вот так:
Теперь по каждому заказу сотрудник создает форму. Раньше мы заполняли таблицы в Excel и прикладывали файл, а теперь вся информация есть в задаче.
Ваши сотрудники легко перешли на Pyrus?
Любой сотрудник поначалу сопротивляется переменам. Я и сам сопротивлялся. Представьте: идёт поток грузов, телефон разрывается от звонков, постоянно возникают срочные вопросы. Даже не то, чтобы времени нет, а моральных сил для изучения нового продукта - их нет. С Pyrus нас спасло то, что сотрудники поддержки всегда помогали разобраться с функционалом системы.
С позиции сегодняшнего дня решение перейти на Pyrus было правильным?
Да, несомненно. Смотрите, логистика - это, в первую очередь, бизнес репутаций. К примеру, если я клиенту вовремя не привезу станки к выставке, а привезу через неделю, когда выставка кончится, они ему будут уже не нужны. Соответственно, в следующий раз он мне товар не отдаст. Ещё и расскажет пятерым партнёрам про это. В логистике нет понятия «хорошо» или «доволен». Если всё работает - значит нормально, так и надо.
То же и с Pyrus. Положительные изменения, связанные с переходом на Pyrus, оказались весомее всех временных и моральных затрат, связанных с освоением нового продукта. Поэтому итоговое решение - ЗА.
Игорь улыбается.
Сами посмотрите, я при вас открыл Pyrus - у меня несколько новых задач с сегодняшнего утра. Это говорит само за себя.