Такие разные профессии: секретарь
Театр начинается с вешалки, а приемная типовой фирмы - с секретарши. Что ассоциируется у нас с этой профессией? Ну, помня лихие 90-е наверняка на ум придет этакая барби с ногами от ушей, в мини-юбке и наверняка подающая кофе шефу. И помогающая ему «снимать стресс» после рабочего дня…
А когда-то на этом посту трудились барышни поскромнее - этакие офисные клерки в нарукавничках, в самом «продвинутом» случае вспоминается героиня Лии Ахеджаковой из «Служебного романа»: «оклад у нее секретарский, а туалеты сплошь заграничные». Ну, очки, пишущая машинка, папки, блокноты и прочие атрибуты офисной жизни.
Однако стереотипы - вещь живучая. Вот и сейчас у большинства тружеников офиса зачастую предвзятое мнение о представительницах древней этой профессии. Между тем, должность эта не столь простая, но ответственная. Хороший секретарь - визитная карточка компании и бесперебойная работа всего офиса, плохой - позор на седины шефа… Давайте разберемся в деталях?
Начнем с того, что в мире секретарей есть своя градация. Самое «низшее» звено - секретарь на reсeption. Как правило, должна обладать красивым голосом, приятной внешностью и усидчивостью. Функционал - прием и распределение звонков, чай-кофе, пропускная система и прочие мелкие поручения в виде подай-принеси-отксерь-сбегай. У рядовых сотрудников вызывает как правило раздражение: «И за что ей платят, она ж нифига не делает!!!», «А чо, она тут ногти красит, а я - работай?!» Часто, между прочим, справедливое раздражение. На эту должность часто берут юных леди без опыта - ибо что тут сложного, сиди и улыбайся. А вот в реале не все так просто. Объем работы может в корне отличаться в зависимости от численности компании, ее оборотов и прочих факторов. Прием звонков - это может быть 3 звонка входящих в мелких фирмах и сотни с трех или пяти входящих линий, несколько аппаратов на столе и около 50-60 внутренних телефонов внутренних, которые хороший секретарь запоминает наизусть в первую неделю работы. А то и больше. По телефонному этикету трубку следует брать не позже третьего звонка, а если звонят одновременно три телефона на столе и один звонок - явно от генерального? Еще многие средние компании практикуют фиксирование информации в специальном журнале - с тем, чтобы в случае отсутствия сотрудника на месте ему можно было передать информацию о звонившем, контактный номер и цель звонка. Ну, для директоров среднего звена и высшего такие телодвижения строго обязательны. Потеря информации (особенно если звонок был от важного клиента, из налоговой) подобна смерти: либо клиент уйдет, сорвется сделка, не вовремя пройдет проплата, а то и вовсе будут серьезные проблемы… Так что не смотря на кажущуюся незначительной работа ответственная. Генеральный директор, если он хороший управленец и нормально поставил работу офиса, может приезжать в компанию по мере необходимости, а вот если секретаря пару дней не будет на месте - страшно предположить, что тогда будет.
Оргтехника! О, этот запах разогретого принтера, черная пыль… Жар от системника под ногами. Лепота. Не будем говорить о вреде для здоровья. Лучше вспомним, что не все копиры могут быстро отксерить толстую пачку документов, сделать двустороннюю копию и рассортировать. Для подготовки к тендерам часто приходится вручную делать много копий сшитых документов - устава, к примеру. А ведь еще звонки и прочие поручения. И кто считает обязанности легкими?
А еще есть деловой этикет. Согласитесь, неприятно, когда звонишь в солидную компанию, а на другом конце провода: «Алё, драсьти!» Зато приятно и как-то мобилизует следующий текст: «Представительство «Рога и Копыта Интернешнл», Светлана, добрый день!» За несоблюдение корпоративной культуры мне самой когда-то влетело от начальницы рекламного отдела. И поделом. Зато теперь могу культурно общаться с представителями любой компании - хоть высшего, хоть низшего звена. А была зеленой несмышленой.
А еще дресс-код, который для секретаря строже, чем для всех остальных сотрудников. Вы много секретарей с голым пузом видели? То-то! В некоторых компаниях костюм и чулки обязательны всегда. Даже в жару. С длинным рукавом. И еще каблуки, иногда высокие. Особенно в некоторых банках это практикуют. Одна знакомая секретарша ушла на второй неделе работы из компании - у нее было плоскостопие, а работодатель требовал шпильки не менее 5 см.
Да, а в самых тяжелых случаях мамзель не только чай-кофе подает (кстати, попробуйте потанцевать с подносом - два чайника с кипятком, 8 чашек, ложки, конфеты и прочая снедь, да еще и на шпильках), посуду иногда тоже моют, если фирма экономит на уборщице. Бог миловал, самой не доводилось))
Другое звено, повыше - секретарь или ассистент отдела. Тут все значительно интереснее и существеннее: все вышеперечисленное + делопроизводство (не только принять-зарегистрировать, но и создать с чистого листа любой документ: письмо, приказ, протокол, распоряжение). Нужно знать правила оформления документов - ГОСТы, уметь быстро печатать, так как часто приходится делать многостраничные документы. А иногда поручают кадровое делопроизводство - если руководитель совсем туп, либо скуп, либо фирма совсем мелкая. Почему так? Да потому, что потеря/ невыдача трудовой, косяк с кадровыми документами - либо развод фирмы на деньги, либо уголовная ответственность директору. И абы кому такие вещи не поручают. Еще, бывает, поручают первичную документацию - выписка счетов, счетов-фактур и проч. Косяки обойдутся дорого, но на данном участке, как правило, можно многому научиться, той же первичке или 1С. Уровень ответственности больше, обязанности интереснее. Не все документы можно хранить на ресепшене, только не все сотрудники это понимают. А если проверка? А у нас счета на фирму-однодневку? Сами себя подставляем, так что ли?
Следующее звено - офис-менеджеры. Таких раньше не было. Занимаются хозяйственным обеспечением офиса, следят за чистотой - координируют работу водил, курьеров, уборщиц, покупают продукты, канцелярию, билеты, делают визы. Помимо прочего являются материально ответственными лицами. И разумеется, выполняют функционал сотрудников, о которых сказано выше. Если секретари - это чаще всего молодые барышни, то среди офис-менеджеров встречаются дамы постарше. Карьерный рост возможен до исполнительного директора или зама, если девушка хваткая и способная.
Ну и на десерт: личный помощник первого лица компании. Элита. Английский, лучше свободный, а то и не один иностранный язык, модельная внешность, хорошие манеры. И разумеется, все знания, умения и навыки, изложенные выше. Как правило, работают барышни до 30-32 лет, потом либо переучиваться, либо на содержание к «папику». В зависимости от способностей, так сказать. И одно из двух - либо трудиться до седьмого пота с утра до поздней ночи, либо красоваться и быть куклой. Обязанности самые разные - от «сгоняй за пивом» до полноценной бизнес-поддержки. Часто личные помощники, обладая необходимым опытом и знаниями выступают в роли советников, а то и получают со временем право подписи. Но это редкие случаи, как правило.
Кстати, об интимных отношениях. Мне такой маразм в жизни не встречался - с руководством везло. Зато рассказывали много курьезного. Знакомой и весьма замужней даме бурдючок плешивый отклол: «Секретарь - профессия гибкая, после рабочего дня надо расслабиться». В другом случае штатную проститутку искали супруги - учредители фирмы для секса втроем. Гиблый путь для карьеры, очень гиблый. Отношение как к вещи, как девка надоест - заменят. Да и предложений по рынку труда много. Не могу без ржачки просматривать резюме некоторых девушек на работных порталах. Вот уж не совсем понятно - то ли плакать, то ли смеяться. Да и над вакансиями секретаря с и/о я уже потешалась в ЖЖ, повторяться не буду. Обидно за то, что из-за таких вот случаев профессию считают несерьезной, что ни сотрудник, то путана.
Да, о самом главном не сказала: «секретарь» буквально означает «поверенное лицо». То есть, человек, обязующийся хранить множество тайной информации. И главное качество личных помощников, секретарей любого уровня - умение держать язык за зубами. Это множество тайной информации о деятельности (иногда не вполне законной в условиях российских реалий) компании, интимных подробностей из жизни шефа и прочих первых лиц. И как не правы руководители, которые держат на стратегической должности откровенную пустышку с длинным языком…
Обратная ситуация - никто, практически 99% сотрудников секретаря не то, что за ценного работника, за человека не считает... И это не смотря на весь объем работы и ответственность.
Между тем профессия неплохая: для начала карьеры вполне подходит. Вот он, российский бизнес - как на ладони. Смотри и вникай в ту специфику, которая интересует больше. Мне это здорово помогло найти себя - в hr-сфере, которую очень люблю и ни за что не променяю.
А когда-то на этом посту трудились барышни поскромнее - этакие офисные клерки в нарукавничках, в самом «продвинутом» случае вспоминается героиня Лии Ахеджаковой из «Служебного романа»: «оклад у нее секретарский, а туалеты сплошь заграничные». Ну, очки, пишущая машинка, папки, блокноты и прочие атрибуты офисной жизни.
Однако стереотипы - вещь живучая. Вот и сейчас у большинства тружеников офиса зачастую предвзятое мнение о представительницах древней этой профессии. Между тем, должность эта не столь простая, но ответственная. Хороший секретарь - визитная карточка компании и бесперебойная работа всего офиса, плохой - позор на седины шефа… Давайте разберемся в деталях?
Начнем с того, что в мире секретарей есть своя градация. Самое «низшее» звено - секретарь на reсeption. Как правило, должна обладать красивым голосом, приятной внешностью и усидчивостью. Функционал - прием и распределение звонков, чай-кофе, пропускная система и прочие мелкие поручения в виде подай-принеси-отксерь-сбегай. У рядовых сотрудников вызывает как правило раздражение: «И за что ей платят, она ж нифига не делает!!!», «А чо, она тут ногти красит, а я - работай?!» Часто, между прочим, справедливое раздражение. На эту должность часто берут юных леди без опыта - ибо что тут сложного, сиди и улыбайся. А вот в реале не все так просто. Объем работы может в корне отличаться в зависимости от численности компании, ее оборотов и прочих факторов. Прием звонков - это может быть 3 звонка входящих в мелких фирмах и сотни с трех или пяти входящих линий, несколько аппаратов на столе и около 50-60 внутренних телефонов внутренних, которые хороший секретарь запоминает наизусть в первую неделю работы. А то и больше. По телефонному этикету трубку следует брать не позже третьего звонка, а если звонят одновременно три телефона на столе и один звонок - явно от генерального? Еще многие средние компании практикуют фиксирование информации в специальном журнале - с тем, чтобы в случае отсутствия сотрудника на месте ему можно было передать информацию о звонившем, контактный номер и цель звонка. Ну, для директоров среднего звена и высшего такие телодвижения строго обязательны. Потеря информации (особенно если звонок был от важного клиента, из налоговой) подобна смерти: либо клиент уйдет, сорвется сделка, не вовремя пройдет проплата, а то и вовсе будут серьезные проблемы… Так что не смотря на кажущуюся незначительной работа ответственная. Генеральный директор, если он хороший управленец и нормально поставил работу офиса, может приезжать в компанию по мере необходимости, а вот если секретаря пару дней не будет на месте - страшно предположить, что тогда будет.
Оргтехника! О, этот запах разогретого принтера, черная пыль… Жар от системника под ногами. Лепота. Не будем говорить о вреде для здоровья. Лучше вспомним, что не все копиры могут быстро отксерить толстую пачку документов, сделать двустороннюю копию и рассортировать. Для подготовки к тендерам часто приходится вручную делать много копий сшитых документов - устава, к примеру. А ведь еще звонки и прочие поручения. И кто считает обязанности легкими?
А еще есть деловой этикет. Согласитесь, неприятно, когда звонишь в солидную компанию, а на другом конце провода: «Алё, драсьти!» Зато приятно и как-то мобилизует следующий текст: «Представительство «Рога и Копыта Интернешнл», Светлана, добрый день!» За несоблюдение корпоративной культуры мне самой когда-то влетело от начальницы рекламного отдела. И поделом. Зато теперь могу культурно общаться с представителями любой компании - хоть высшего, хоть низшего звена. А была зеленой несмышленой.
А еще дресс-код, который для секретаря строже, чем для всех остальных сотрудников. Вы много секретарей с голым пузом видели? То-то! В некоторых компаниях костюм и чулки обязательны всегда. Даже в жару. С длинным рукавом. И еще каблуки, иногда высокие. Особенно в некоторых банках это практикуют. Одна знакомая секретарша ушла на второй неделе работы из компании - у нее было плоскостопие, а работодатель требовал шпильки не менее 5 см.
Да, а в самых тяжелых случаях мамзель не только чай-кофе подает (кстати, попробуйте потанцевать с подносом - два чайника с кипятком, 8 чашек, ложки, конфеты и прочая снедь, да еще и на шпильках), посуду иногда тоже моют, если фирма экономит на уборщице. Бог миловал, самой не доводилось))
Другое звено, повыше - секретарь или ассистент отдела. Тут все значительно интереснее и существеннее: все вышеперечисленное + делопроизводство (не только принять-зарегистрировать, но и создать с чистого листа любой документ: письмо, приказ, протокол, распоряжение). Нужно знать правила оформления документов - ГОСТы, уметь быстро печатать, так как часто приходится делать многостраничные документы. А иногда поручают кадровое делопроизводство - если руководитель совсем туп, либо скуп, либо фирма совсем мелкая. Почему так? Да потому, что потеря/ невыдача трудовой, косяк с кадровыми документами - либо развод фирмы на деньги, либо уголовная ответственность директору. И абы кому такие вещи не поручают. Еще, бывает, поручают первичную документацию - выписка счетов, счетов-фактур и проч. Косяки обойдутся дорого, но на данном участке, как правило, можно многому научиться, той же первичке или 1С. Уровень ответственности больше, обязанности интереснее. Не все документы можно хранить на ресепшене, только не все сотрудники это понимают. А если проверка? А у нас счета на фирму-однодневку? Сами себя подставляем, так что ли?
Следующее звено - офис-менеджеры. Таких раньше не было. Занимаются хозяйственным обеспечением офиса, следят за чистотой - координируют работу водил, курьеров, уборщиц, покупают продукты, канцелярию, билеты, делают визы. Помимо прочего являются материально ответственными лицами. И разумеется, выполняют функционал сотрудников, о которых сказано выше. Если секретари - это чаще всего молодые барышни, то среди офис-менеджеров встречаются дамы постарше. Карьерный рост возможен до исполнительного директора или зама, если девушка хваткая и способная.
Ну и на десерт: личный помощник первого лица компании. Элита. Английский, лучше свободный, а то и не один иностранный язык, модельная внешность, хорошие манеры. И разумеется, все знания, умения и навыки, изложенные выше. Как правило, работают барышни до 30-32 лет, потом либо переучиваться, либо на содержание к «папику». В зависимости от способностей, так сказать. И одно из двух - либо трудиться до седьмого пота с утра до поздней ночи, либо красоваться и быть куклой. Обязанности самые разные - от «сгоняй за пивом» до полноценной бизнес-поддержки. Часто личные помощники, обладая необходимым опытом и знаниями выступают в роли советников, а то и получают со временем право подписи. Но это редкие случаи, как правило.
Кстати, об интимных отношениях. Мне такой маразм в жизни не встречался - с руководством везло. Зато рассказывали много курьезного. Знакомой и весьма замужней даме бурдючок плешивый отклол: «Секретарь - профессия гибкая, после рабочего дня надо расслабиться». В другом случае штатную проститутку искали супруги - учредители фирмы для секса втроем. Гиблый путь для карьеры, очень гиблый. Отношение как к вещи, как девка надоест - заменят. Да и предложений по рынку труда много. Не могу без ржачки просматривать резюме некоторых девушек на работных порталах. Вот уж не совсем понятно - то ли плакать, то ли смеяться. Да и над вакансиями секретаря с и/о я уже потешалась в ЖЖ, повторяться не буду. Обидно за то, что из-за таких вот случаев профессию считают несерьезной, что ни сотрудник, то путана.
Да, о самом главном не сказала: «секретарь» буквально означает «поверенное лицо». То есть, человек, обязующийся хранить множество тайной информации. И главное качество личных помощников, секретарей любого уровня - умение держать язык за зубами. Это множество тайной информации о деятельности (иногда не вполне законной в условиях российских реалий) компании, интимных подробностей из жизни шефа и прочих первых лиц. И как не правы руководители, которые держат на стратегической должности откровенную пустышку с длинным языком…
Обратная ситуация - никто, практически 99% сотрудников секретаря не то, что за ценного работника, за человека не считает... И это не смотря на весь объем работы и ответственность.
Между тем профессия неплохая: для начала карьеры вполне подходит. Вот он, российский бизнес - как на ладони. Смотри и вникай в ту специфику, которая интересует больше. Мне это здорово помогло найти себя - в hr-сфере, которую очень люблю и ни за что не променяю.