Если про работу: 1. Одна папка = один проект/ процесс.
2. Шаблоны называются "Бланк. Заявка на ... ггммдд" или "Бланк. Отчет отдела продаж за ... гггг.мм.дд". Это позволяет: 2.1. По ключевым словам (бланк или отчет) найти нужный документ, 2.2. Дата, записанная цифровым способом обратным порядком, позволяет выстроить копии одного и того же документа рядом и опознать более свежий. 3. Все шаблоны лежат в единственном актуальном экземпляре в одном постоянном месте, разделенные по процессам. И все сотрудники об этом знают. 4. Все шаблоны имеют режим только для чтения (даже для всего руководства) и с защитой от удаления (что особенно актуально для 10 винды, которая даже не спрашивает подтверждение перед удалением). Полный доступ толтко у бизнес-аналитиков и сисадминов. 5. Если шаблон берется сотрудникомс сервера для заполнения, то надо сделать "сохранить как", убрать из названия слово "бланк", добавить в конец дату изменения или период (для отчетов или планов) за который будет в файле инфа (простите за корявость). 6. Для каждого отдела заведена своя папка для файлов с текущей информацией. 6.1. Сотрудникам в папке отдела выделены личные папки (полный доступ у сотрудника, начальника, сисадмина, гендира, для чтения у бизнес-аналитиков). 6.2. Внутри личных папок сотрудников организованы папки клиентов + одна для совсем личных дел. 6.3. Внутри клиентских папок (в зависимости от отделов) - * договор и карточка клиента, * счета, * переписка с клиентом, * сметы, * запросы в смежные отделы, * процесс ... (ярлыками все документы по процессу, ведущие на оригиналы у бизнес-аналитиков), * бланки (внутри - ** бланки все, ** бланки по процессу ...). Новому сотруднику сразу делается личная папка со всей структурой подпапок и файлов).
Время от времени БА и сисадмины "проходят" по серверу и смотрят как организованы документы. Если сотрудник не следует правилам, то внутренние клмпьютерные курсы силами БА и сисадминов, потом если повторяется, то штрафы и выволочка, если снова, то проводим аудит работы, частенько находили что-то неприятное.
Почти так же организовано и дома, только вместо процессов личные интересы, документы личные, кошек, на жилье, банковские, мужа (у него мои соответственно).
1. Одна папка = один проект/ процесс.
2. Шаблоны называются "Бланк. Заявка на ... ггммдд" или "Бланк. Отчет отдела продаж за ... гггг.мм.дд". Это позволяет:
2.1. По ключевым словам (бланк или отчет) найти нужный документ,
2.2. Дата, записанная цифровым способом обратным порядком, позволяет выстроить копии одного и того же документа рядом и опознать более свежий.
3. Все шаблоны лежат в единственном актуальном экземпляре в одном постоянном месте, разделенные по процессам. И все сотрудники об этом знают.
4. Все шаблоны имеют режим только для чтения (даже для всего руководства) и с защитой от удаления (что особенно актуально для 10 винды, которая даже не спрашивает подтверждение перед удалением). Полный доступ толтко у бизнес-аналитиков и сисадминов.
5. Если шаблон берется сотрудникомс сервера для заполнения, то надо сделать "сохранить как", убрать из названия слово "бланк", добавить в конец дату изменения или период (для отчетов или планов) за который будет в файле инфа (простите за корявость).
6. Для каждого отдела заведена своя папка для файлов с текущей информацией.
6.1. Сотрудникам в папке отдела выделены личные папки (полный доступ у сотрудника, начальника, сисадмина, гендира, для чтения у бизнес-аналитиков).
6.2. Внутри личных папок сотрудников организованы папки клиентов + одна для совсем личных дел.
6.3. Внутри клиентских папок (в зависимости от отделов) -
* договор и карточка клиента,
* счета,
* переписка с клиентом,
* сметы,
* запросы в смежные отделы,
* процесс ... (ярлыками все документы по процессу, ведущие на оригиналы у бизнес-аналитиков),
* бланки (внутри -
** бланки все,
** бланки по процессу ...).
Новому сотруднику сразу делается личная папка со всей структурой подпапок и файлов).
Время от времени БА и сисадмины "проходят" по серверу и смотрят как организованы документы. Если сотрудник не следует правилам, то внутренние клмпьютерные курсы силами БА и сисадминов, потом если повторяется, то штрафы и выволочка, если снова, то проводим аудит работы, частенько находили что-то неприятное.
Почти так же организовано и дома, только вместо процессов личные интересы, документы личные, кошек, на жилье, банковские, мужа (у него мои соответственно).
Ну очень удобно!
Reply
Reply
Reply
Reply
Reply
Leave a comment