Несколько идей по организации пространства

[psilonsk]

Нет-нет, я не о пространстве в широком смысле, его и без меня организуют немолодые люди в хороших костюмах. Я об организации рабочего пространства, точнее, наведении порядка в файлах и задачах.
Давно хотел поделиться опытом одного из клиентов, который организовал свое рабочие дела с помощью нескольких стандартных приложений и несложных правил их использования. Об этом он написал небольшую памятку самому себе, которой я, с его разрешения, с вами делюсь (мое вмешательство в текст минимально) - вдруг кто выцепит полезную для себя идейку.


Программы для поддержания порядка в файлах и задачах

Google Drive - для хранения файлов. Настроен на постоянную синхронизацию, в него же заведены папки “рабочий стол” и “загрузки” от Windows. Настроена оффлайн-работа почты и документов.
Evernote - для первоначального приема заметок и идей, а также для хранения и систематизации долгосрочной информации. На андроид-девайсах на центральные страницы выведены кнопки “быстрое фото” и “новая заметка”, в Chrome на ноутбуке настроен клиппер для сохранения страниц.
LastPass - менеджер паролей, а также любой другой приватной информации (карточек и т.п.). Установлен на андроид-девайсах и ноутбуке.
OneDrive - резервное облачное хранилище.
Dropbox - второе резервное облачное хранилище.
MS Project - для управления проектными планами и ресурсами.
Todoist - таскменеджер для задач.
Toogl - таймер.

Структура файлов

Строго иерархическая. В основе - папка для синхронизации с гугл диском. Ниже - все подпапки. Тегирование не предусмотрено. Расположение папок “Рабочий стол” и “Загрузки” настроены на папку “Временно актуальные документы”. Библиотеки Windows удалены.

Папка “Документы” - под запретом. Папка с таким названием является аналогом папки “Новая папка”, “Временно” и т.п., и со временем превращается в свалку. Любому документы - свое место.

Правила наименования документов

Если документ заводится на основе того или иного совещания или в рамках подготовки к совещанию, то он должен сохранятся строго в папке “Совещания”. В названии файла в первую очередь указывается дата (ГГГГ.ММ.ДД), потом произвольное название, потом участники.
Пример: "2015.07.13 Совещание с продажниками о коррекции алгоритма приема звонков. Иванов, Петров, Сидоров, Джонсон, Якобсон".

Обработка почты

Фильтры
Все письма, которые адресуются не лично мне, а также разного рода рассылки и уведомления, раскидываются фильтрами в папки: рассылки, переписка менеджеров, запросы, спам и т.п. Справочный материал для настройки фильтров находится тут.
Кроме того, на каждое письмо, которое не попало в фильтр, но, тем не менее, служит лишь сигналом, отвлекающим внимание, обязательно создается новый фильтр. Даже если письмо в единственном экземпляре.
Эффективность фильтров видна по количеству писем на примере переписки с 9.07.2015 по 16.07.2015. Изначально, при неоптимальных фильтрах в папке “Входящие” было 472 письма. После применения фильтров (важно, подчеркиваю, не ручного удаления, а именно системной настройки фильтров), количество писем сократилось до 30.

Постановка задач
На каждую задачу в Todoist, в соответствии с концепцией GTD и здравым смыслом, ставить тег по контексту. Это либо человек, либо место (Хабаровск, Лондон, Москва), либо обстоятельства (перекур, дорога, магазин и т.п.).

Тайминг
Структура портфеля проектов заложена в Toogl, и каждая отметка в нем соотносится с тем или иным проектом. В свою очередь, на каждую задачу ставиться тег (эффективная работа, неэффективная работа, личные дела). На эффективные дела ставится также отметка оплачиваемой деятельности, чтобы иметь возможность отсматривать общие затраты эффективного времени штатным функционалом Toogl.

Замечу, что автор - человек весьма системный, и системность эту ценящий, хотя основные его проекты и не были айтишными.