Хозяйке на заметку: формат отчета по проекту
В одной компании менеджеры проектов писали руководству и всем стейкхолдерам отчеты о статусе проектов. Содержание отчета было обычным для такого рода документов: RAG-картинка, сколько денег потратили, какие задачи решили за неделю, что будем решать в ближайшее время, какие риски и проблемы имеем и т.д. Зато очень интересной была форма отчетов - их оформляли как слайды Power Point. Если у менеджера было четыре проекта, то это уже получалась презентация. Очень удобно: шаблон слайда легко копировать, а еще всегда у менеджера есть готовый слайд для выступления на каком-нибудь совещании.
В другой компании использовали Excel. Очень удобно: редактировать несложно, можно связать отчеты за несколько недель общими формулами и т.д.
В третьей компании писали отчеты в Word, а рассылали в PDF. Очень удобно: редактировать легко, а в итоговый отчет никто не внесет изменений (всякое бывало).
У всех этих форм отчетов был только один недостаток - их никто не читал. Особенно плохо было то, что их не читали спонсоры и другие важные топ-менеджеры. Для менеджера проекта это означало проблемы при работе со стейкхолдерами, иногда весьма серьезные. Для проекта это тоже ничего хорошего не означало.
Стали выяснять, почему большие боссы не читают отчеты. Оказалось, что большинство их готово читать отчеты только по пути на работу и домой - на мобильном телефоне. Открывать презентации, таблицы или пэдээфки никто не хотел. Поэтому менеджеры перешли на небольшой текстовый документ, который высылался в теле письма на почту боссу. Хорошо организованная "шапка" в каждом отчете позволила сразу получать всю нужную информацию о статусе и босс мог выбрать - изучать дальше детали или нет.
Вовлеченность топовых стейкхолдеров в проекты очень сильно выросла, чего и добивались. А, казалось бы, мелочь.