Мне часто задают вопросы о том, чем я лично пользуюсь из инструментов планирования и управления временем. Считаю, что здесь у каждого, кто работает над этим, возникает индивидуальная система. Консультант во мне постоянно экспериментирует, как только узнает или подглядывает у кого-нибудь новые формы и инструменты. Но прижилось в итоге всего несколько форм, которые сейчас вам покажу. Итак, рабочие формы планирования.
Стратегическое планирование.
Стратегическая карта целей. Горизонт целей - от 3 до 7 лет. Очень удобно и всегда под рукой*. К традиционным разделам: "финансы", "клиенты", "процессы", "обучение и развитие", у нас в силу специфики добавлен раздел "разработки".
* Понятно, что многие формулировки я изменила (улыбка)
Оперативное планирование.
Месяц. Из очень многих вариантов квартального и ежемесячного планирования был выбран простой вариант в exsel*. Фотография кликабельна. Столбцы по порядку: раздел, что сделать, на какую цель работает, статус, начало, red line, dead line, можно ли делегировать, поручено, участники, форма обратной связи, форма контроля, ресурсы (инфо, руб, HR, МТС), сделано дата, примечание, оценка качества, коэффициент эффективности.
Дополнительно:Для работ по проекту используется MS Project. Если задействовано много удаленных друг от друга участников, то еще используем сервис teamer (
ссылка).
*Удалила содержание, но оставила некоторые списки (для проверки данных).
Неделя. Недельное планирование. Наглядная и простая форма.
5 колонок на пробковой доске: что сделать, в процессе, поручено (делегировано), сделано, желательно сделать. Обязательная сверка со стратегической картой целей (справа от часов). Цвет стикеров соответствует разделам: рыжие для проектов, розовые для внутренних процессов, зеленые для личных дел.По мере выполнения перемещаются. Когда в конце недели все стикеры перемещаются на зеленый лист "сделано", чем-нибудь лично себя и сотрудников награждаю (улыбка).
День. А для ежедневного планирования используется старый добрый бумажный ежедневник. Все электронные версии лично у меня не прижились, хотя наиболее долго использовался аутлук, но сейчас его сервис остался только для долгосрочных напоминалок в ПК и телефоне.
В ежедневнике еще у меня есть раздел "надохотелки". Туда я без разбора записываю все, что вдруг захотелось или решилось сделать. Такая копилка, в которой можно встретить "пришить пуговицу" и рядом "включить в тренинг упражнение на...". Весь список регулярно просматривается, переносится в структурированные формы планирования и после выполнения смачно зачеркивается. Количество зачеркнутых записей очень радует (улыбка). Можете поделиться, если есть желание, своими формами. Продуктивных всем дней!