Декада тайм-менеджмента. Список дел
Итак, я начинаю декаду тайм-менеджмента. Сегодня тестируем самый простой и очевидный метод планирования рабочего времени - «список дел».
Но перед тем, как поговорить об этом методе, расскажу об основных принципах планирования, которыми я руководствуюсь в своей работе.
1. Всем дела необходимо разбить на приоритеты. Отличный помощник в этом нелёгком деле - матрица Эйзенхауэра, которая делит их на «важные и срочные», «важные и несрочные», «срочные и неважные», «неважные и несрочные».
2. Необходимо формулировать цели на результат. То есть не «макет», а «сделать такой-то макет». Свято верю в то, что наш мозг так устроен - напишешь «сделать» и больше конкретики, и шансы сделать быстрее повышаются. Исследователи, кстати, со мной в этом вопросе соглашаются.
3. Планировать нужно не более 60% рабочего времени. Как вы увидите ниже, сегодня я сделал все дела как раз до 60%-ной черты. Остальное время съели входящие звонки, неожиданная встреча и неведомый вор времени. Когда-то я пытался планировать «от звонка до звонка» - успевал примерно те же 60%. Время всегда хитрее. :)
4. У каждой задачи должен быть определённый бюджет времени. Особенно это актуально для тех, у кого тасок пруд пруди, и все они разные. Лучше каждый день делать часть большого проекта, чем пытаться за день сделать большой проект целиком. И качество (при правильном раскладе) будет лучше, и успеешь больше.
5. Цели должны быть прописаны на бумаге. А цели это задачи, решение которых ведёт к их достижению, и действия, направленные на решение отдельных задач. Уверен, что всё это хозяйство тоже должно быть зафиксировано на бумаге. Именно поэтому я не смог подружиться с электронными инструментами планирования. Пусть и приходится раз в 2-3 дня переписывать одно и то же - зато вспоминаешь про факапы (да, бывает). :)
6. Планировать день надо в 3 этапа. Первый - накануне вечером (именно в эти минуты план оказывается идеальным). Утром - получил новые разведданные, уточнил свой план, и в бой. В обед информации ещё больше - уточняем план совсем-совсем (тут ты обычно и понимаешь, что твой идеальный план разрушили до неузнаваемости), и тасуем таски так, чтобы успеть до вечера сделать самое главное.
Итак, список дел. Выписываем всё, что надо сделать. Расставляем дела по порядку, предварительно определившись с их приоритетом - здесь и пригождается матрица имени 34-го президента США. Вообще говоря, этот метод идеален для планирования, привязанного к точному времени. Но у меня большинство задач - творческие, поэтому к времени я всегда привязываю только встречи, звонки, почту и дедлайны, если всё совсем плохо (при этом не забывая о бюджете времени каждой задачи).
После того, как список готов, начинаем их делать, и вычеркивать из списка.
Вот мой сегодняшний день в виде списка дел:
«Ёпта!» - скажут сочувствующие. Да, у меня до фига дел. Любимая жена, теперь ты видишь, что я не по кабакам шляюсь. :) В левой колонке - всё, что относится к нашим клиентам, в правой - преимущественно к компании и нашим собственным проектам.
Я запланировал 60% общего бюджета времени и выписал ниже те таски, которым хотел бы уделить время после 60%-ной отметки. Как видите, правило «60%» жестоко и беспрекословно - почти ничего из этого не успел. Помешали задачи-нежданчики и пожиратели времени. Умение открещиваться от них - настоящее искусство.
Из достоинств метода можно выделить то, что он позволяет задать чёткую последовательность дел (а это очень круто для реализации какого-то составного проекта). Также удобно то, что список дел наглядно привязывается ко времени.
Главный недостаток - если нужно перепрыгнуть несколько тасок, нужную не всегда просто найти. Да и если задач у вас много - замучаетесь переписывать такое полотенце каждый день (я больше не рискну). Хотя можно держать где-то список с незапланированными задачами; но я предпочитаю, когда всё и сразу видно.
В итоге мой КПД с использованием этого метода составил 76%. Считал как отношение суммы фактически затраченного на выполненные задачи времени к заложенному плановому времени по задачам из расчета планирования на 10 часов. %) Опережая вопросы особо внимательных читателей, скажу, что таски 20 и 22 не в счёт. Бывает, что Акелла промахивается. )
Завтра поговорим о карте мыслей. А пока спрашивайте про список дел. Или защищайте его. Кто-то ведь им активно пользуется? Как можно его улучшить?:)