Организация безотказной работы небольшого склада
Если склад небольшой и полностью автоматизировать его дорого и нецелесообразно, можно с помощью системного подхода организовать его безотказную работу в полуавтоматическом режиме с минимальными затратами.
Кстати, о программах автоматизации управления. Программа - это не замена действующей системы управления, а всего лишь один из инструментов, позволяющей системе стать более эффективной. Если на предприятии нет системы в управлении, то никакая программа не сделает такое управление эффективным.
Для создания эффективной системы управления необходимо руководствоваться несколькими принципами:
1. Двойная запись и двойной контроль над каждой операцией.
2. Всегда, в любых ситуациях без исключений строго придерживаться установленной процедуры.
Чтобы организовать безотказную и рациональную работу склада воспользуйтесь некоторыми рекомендациями:
- По возможности унифицируйте групповую складскую упаковку товара, имеются ввиду единые габаритные размеры, например, все складировать на европоддонах. Если невозможно, то сгруппируйте по габаритам. Для мелкоштучных товаров хорошо использовать одинаковые по размерам короба и стеллажи.
- Исходя из габаритов складской упаковки товара и частоты перемещений, разделите склад на зоны, а зоны на места, и пронумеруйте. При делении на зоны и для экономии складских площадей предусмотрите возможность использования каждой зоны для разных, в том числе смешанных, назначений.
- Четко проидентифицируйте свой товар, т.е. определите необходимый перечень данных, по которым каждая складская единица может быть однозначно отслежена, например, номер (заказа, товара,…), заказчик, производитель, наименование товара, качественные характеристики (цвет, материал, ...), количество (штуки, метры, килограммы,…) и т.д. На всех товарах должны быть бирки с этой информацией. Если товары габаритные, то лучше иметь по две бирки: по одной с противоположных сторон, лучше по диагонали, тогда одна из них всегда доступна при любом расположении товара на складе.
- Получение товара на склад и отгрузка со склада отражаются документально в соответствующей программе или журнале (для небольших складов достаточно Exel) с указанием всех идентификационных данных.
- Факт получения товара на склад и отгрузки, в том числе внутри предприятия и перемещения по складу, должен фиксироваться на бумажных носителях под подпись ответственных лиц. Внутренние накладные должны иметь сквозную нумерацию и заносится в соответствующий журнал (или программу). Подпись заставляет работников относиться к своим обязанностям более ответственно.
- Необходимо документально фиксировать расположение товаров по местам склада. Лучше иметь соответствующую программу (но можно Exel), в которой на соответствующем номерном месте должен отражаться соответствующий товар с указанием всех идентификационных данных с бирки.
Принцип двойной записи осуществлен в том, что вся идентификационная информация товара обязательно фиксируется в двух независимых документах (программах): поступления товара на склад и его отгрузка, и местоположение товара на складе и внутренние перемещения.
Двойной контроль над всеми операциями можно проиллюстрировать на примере отгрузки.
С головного офиса поступает заявка: отгрузить определенный товар определенному клиенту. На основании этой заявки кладовщик выписывает накладную работнику склада (грузчику, водителю погрузчика, экспедитору) с указанием первым пунктом номера места (или мест) расположения товара на складе. Накладная может формироваться из программы. Работник склада вывозит товар с указанных мест на площадку для загрузки в машину, проверяя соответствие данных в накладной и фактической информацией о товаре указанной на бирках. Во время погрузки в машину кладовщик проверяет соответствие подготовленного к погрузке товара накладной, а представитель клиента (или свой экспедитор, если это отгрузка внутри предприятия или собственным транспортом) соответствие получаемого товара заявке. После погрузки и подписания накладных, кладовщик на основании накладной вносит изменения в программы. Подписанную накладную подшивает.
Здесь важны следующие приоритеты: грузчику главное правильно выбрать товар с нумерованных мест на складе и проверить соответствие товара выписанной накладной, кладовщику - соответствие накладной и факта отгрузки, представителю клиента - соответствие факта отгрузки и заявки.
При получении товара используются примерно те же операции в обратном порядке.
В завершении необходимо отметить, что все процедуры должны быть разбиты по операциям, подробно прописаны и обязательны к исполнению. Только неукоснительное соблюдение при любых ситуациях отработанной технологии работы склада, является залогом его бесперебойной и четкой работы.
Оригинал статьи Организация безотказной работы небольшого склада.