Семь правил электронной почты
Современный предприниматель буквально живёт в интернете, и общаться по электронной почте ему приходится едва ли не чаще, чем вживую. Мы приготовили для вас семь правил, которые помогут сделать электронную переписку проще, быстрее и эффективнее.
1. Метод «окон»
Откажитесь от вредной привычки регулярно проверять свою почту - иначе это будет всем, чем вы занимаетесь. Создайте себе одно-два «окна» в течение рабочего дня, когда стоит зайти в почту и прочитать письма, а всё остальное время занимайтесь другими задачами.
2. Сокращайте
Написали электронное письмо? Отлично! А теперь сократите его в два раза. Поверьте, это не так трудно, как кажется. Ваше письмо сбросит лишний жирок и превратится в статного красавца. Хорошее электронное письмо - лаконичное.
3. Придумайте формат темы
Не отвечайте на письма, у которых нет темы, и не пишите таких сами. Тема позволяет быстро понять суть письма и помогает правильно отсортировать сообщения. Кроме того, такие письма легко найти. Старайтесь, чтобы тема была сформулирована емко и понятно. Озаглавьте письмо, к примеру, не «Правки», а «Правки к контракту № 12 - Менеджер по продажам».
4. Не забывайте цитировать нужные фразы
Если вы отвечаете на письмо с вопросами, не забывайте цитировать сами вопросы в теле своего письма - это помогает собеседнику быстрее и проще понять, о чем идет речь. Иначе ему предварительно придётся перечитывать своё же сообщение, а то и несколько раз.
5. Если можете - молчите
Отличайте информационные сообщения и письма, требующие именно вашей реакции. Игнорируйте первые и будьте краткими в ответе на вторые. Письма, не требующие вашей реакции, не должны её вызывать. Берегите своё время.
6. Соблюдайте формат поста
Вы замечали, чем хорошие электронные письма отличаются от плохих? В хороших письмах адресат соблюдает простой формат поста: он снабжает собеседника всей необходимой информацией. Не забывайте уточнять важные мелочи, прикладывать ссылки, ставить нужных адресатов в копию.
7. Соблюдайте стиль
Будьте лаконичны и понятны, общайтесь на человеческом языке. Просто представьте себе, что вы не пишете письмо, а разговариваете с человеком лично. Излишне официальный стиль оставьте для научных статей, а анекдоты - для друзей.
Надеемся, что эти простые правила помогут вам сделать ваше электронное общение более приятным. Мы также будем рады, если в комментариях вы поделитесь с нами своими правилами и секретами.
1. Метод «окон»
Откажитесь от вредной привычки регулярно проверять свою почту - иначе это будет всем, чем вы занимаетесь. Создайте себе одно-два «окна» в течение рабочего дня, когда стоит зайти в почту и прочитать письма, а всё остальное время занимайтесь другими задачами.
2. Сокращайте
Написали электронное письмо? Отлично! А теперь сократите его в два раза. Поверьте, это не так трудно, как кажется. Ваше письмо сбросит лишний жирок и превратится в статного красавца. Хорошее электронное письмо - лаконичное.
3. Придумайте формат темы
Не отвечайте на письма, у которых нет темы, и не пишите таких сами. Тема позволяет быстро понять суть письма и помогает правильно отсортировать сообщения. Кроме того, такие письма легко найти. Старайтесь, чтобы тема была сформулирована емко и понятно. Озаглавьте письмо, к примеру, не «Правки», а «Правки к контракту № 12 - Менеджер по продажам».
4. Не забывайте цитировать нужные фразы
Если вы отвечаете на письмо с вопросами, не забывайте цитировать сами вопросы в теле своего письма - это помогает собеседнику быстрее и проще понять, о чем идет речь. Иначе ему предварительно придётся перечитывать своё же сообщение, а то и несколько раз.
5. Если можете - молчите
Отличайте информационные сообщения и письма, требующие именно вашей реакции. Игнорируйте первые и будьте краткими в ответе на вторые. Письма, не требующие вашей реакции, не должны её вызывать. Берегите своё время.
6. Соблюдайте формат поста
Вы замечали, чем хорошие электронные письма отличаются от плохих? В хороших письмах адресат соблюдает простой формат поста: он снабжает собеседника всей необходимой информацией. Не забывайте уточнять важные мелочи, прикладывать ссылки, ставить нужных адресатов в копию.
7. Соблюдайте стиль
Будьте лаконичны и понятны, общайтесь на человеческом языке. Просто представьте себе, что вы не пишете письмо, а разговариваете с человеком лично. Излишне официальный стиль оставьте для научных статей, а анекдоты - для друзей.
Надеемся, что эти простые правила помогут вам сделать ваше электронное общение более приятным. Мы также будем рады, если в комментариях вы поделитесь с нами своими правилами и секретами.