Гид по планированию времени
Иллюстрация из книги «144 проверенных способа сохранить время занятого человека», 1918 год
Выключить панику, вычеркнуть ненужное и приготовиться к «завоеванию Вселенной» и «сбыче мечт». «Журнал ЖЖ» собрал инструкции и советы, которые научат вас эффективно организовывать время, даже если вы многодетная мама с иррациональным мышлением.
1ns1d3r пересказывает всю литературу по тайм-менеджменту в 9-ти пунктах:
1. Цели. Человек без ясных и четких целей будет заниматься большую часть времени ерундой. Так что перво-наперво надо понять что вы собственно хотите и четко это сформулировать, желательно на бумаге, желательно не на салфетке в буфете. Установите сроки выполнения целей. Проведите декомпозицию целей - разбейте каждую цель на множество маленьких шагов. Окинув взором жирную задачу, мотивация легко становится на полшестого, но если эту тушу разделать, то на душе станет значительно легче. Разбив сложную задачу на простые шаги, станет ясно, что в данный момент вполне реально выполнить первый шаг - ну так чего же ждать? Составьте план и действуйте.
2. План. Хорошо составленный план придаст энергии для его выполнения. Главное тут не скупиться на поток мыслей, запишите все так, чтобы каждое действие было понятно спинным мозгом. Мы часто переписываем наши планы, они почему-то не выполняются. Основные причины - слишком малая детализация (план выглядит слишком обще: купить авто, сменить работу, сделать ремонт, написать диссертацию - это скорее цели, продолжайте их разделять и властвовать) и отсутствие обращения к стеку задач (написали, положили на полку и успешно забыли). Теперь можно склониться над планом и обдумать начало военных действий.
3. Приоритеты. Обязательно надо классифицировать дела по важности и срочности. Всё что не срочно и не важно можно вообще выкинуть, всё срочное и важное - дело сегодняшнего дня. Всё не срочное и важное когда-нибудь станет срочным и важным, поэтому для решения таких задач следует составить план-проект и следовать ему. Ну вы поняли основную идею: незачем вам сегодня пересматривать свой любимый фильм, займитесь чем-нибудь действительно важным.
Читать про ещё шесть пунктов
Специалист по позитивным переменам _niotkuda_ считает, что перед тем как начать всё планировать, нужно перестать паниковать:
Пункт номер ноль - только не паникуй!
Паника мало того что сжигает львиную долю энергии, она еще и заставляет нас хаотично метаться от одного задания к другому, или вообще, как ты пишешь, впасть в ступор и не делать ничего. В результате прошел день, неделя, год, десять лет или, в особо сложных случаях, вся жизнь, а на главное так и не нашлось времени. Паника способна сделать это.
Поэтому ее надо выключить.
Да, есть такая кнопка у нас в голове. Просто договорись с собой: я успею столько, сколько успею.
Остальное сегодня сделано не будет. И в этом нет никакой трагедии. И нет повода себя упрекать.
Человеческий ресурс ограничен, нам нужно спать, есть, заботиться о детях, и всячески отвлекаться от покорения мира. Мы не можем этого поменять.
Так что - смириться и принять! Ты не сможешь увеличить количество часов в сутках. Не сможешь сократить время на сон (по крайней мере я категорически не рекомендую - а то скоро останутся рожки да ножки).
А вот оптимизировать уже имеющиеся - запросто!
Итак, тайм-менеджмент для сбычи мечт.
1. Составить список дел.
Всех-всех-всех, которые у тебя есть на сегодняшний момент.
Во всех сферах - от мытья посуды до курса лекций, от переводов до пришивания пуговиц. Пусть там будет хоть сто пунктов, хоть двести.
И пусть тебя это не пугает!
Возможно придется потратить и час драгоценного времени на это - оно того стоит!
2. Вычеркнуть ненужное.
Если уже пятый год ты переносишь из одного ежедневника в другой поездку в Австралию - пора признать, что не очень-то она тебе и нужна. Если понимаешь, что пришивание пуговицы займет у тебя час, а поход в ателье в соседнем подъезде - 5 минут, выбирай второе. Если не успеваешь убираться - найми уборщицу. И так далее. Вычеркни по максимуму те пункты, которые устарели, не приносят никому пользы и радости. Подумай, как оптимизировать оставшиеся. Но оставь там свои мечты!
3. Главное внимание - главным вещам (и да прибудет сила со Стивеном Кови)
Выдели приоритеты. Те вещи, не-делание которых повлечет за собой катастрофу. Отметь их ярким маркером.
Теперь отметь те, которые хорошо бы сделать, но это не критично прямо сейчас.
Читать далее
big_frog написал гид по тайм-менеджменту для всех творческих людей-иррационалов:
Плюсы иррационалов
1. Сильная импровизация
Не знаю отчего, у иррационалов получаются отличные импровизации. То ли от того, что мозг взрывается новыми идеями и ассоциациями от каждого нового факта. То ли от того, что иррационалы постоянно попадают в ситуации, когда изменившееся настроение заставляет срочно придумать новый план. И это - результат тренировки функций мозга, ответственных за импровизацию. А может, и от того, и от другого вместе...
2. Способность заниматься большим количеством дел одновременно
Иррационалу вообще для этого напрягаться не нужно. Мозги сами все время переключаются и контроль размазывается. В принципе, эту способность к быстрому переключению можно вынести в отдельный пункт.
3. Способность быстро переключаться и подстраиваться
Иногда очень важно отреагировать быстро, иррационалы это могут.
4. Изобретательность
В основе процесса изобретения лежит свойство психики выходить за стандартные и стереотипные маршруты. Иррационалы к этому в разы более склонны, чем рационалы.
5. Много энергии в короткое время
Когда иррационалы работают, они это делают очень быстро. В активном состоянии их интенсивность очень высока. Жаль, недолго...
Есть одна особенность: т.к. процессы у иррационалов идут параллельно, то часто бывают периоды «затишья», когда от иррационала не видно никаких результатов. Потом это все сменяется резким выстрелом нескольких завершившихся процессов за короткое время.
Читать далее про отличия иррационалов от рационалов
Драматург и преподаватель сценарного мастерства sceneggiatore рассказывает об особенностях планирования для сценаристов:
Итак, главный секрет сценарного, да и любого другого, тайм-менеджмента прост: нужно поставить цель, определить, что вам нужно для ее достижения и выделить время для того, чтобы ее достичь. Если цель большая, нужно искать постоянные таймслоты в течения дня, которые будут заполнены ежедневной работой, приближающей вас к цели.
А теперь несколько правил, соблюдение которых поможет вам находить резервы времени в самых неожиданных местах:
ОЦЕНИВАЙТЕ ЗАТРАТЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗЛИЧНЫЕ ДЕЛА
Оценивайте задачи адекватно и планируйте на их выполнение столько времени, сколько нужно - не больше и не меньше. Это касается не только глобальных проектов, но и повседневных мелочей. Определите, сколько времени занимают ваши обычные занятия - сходить в магазин, сделать уборку, доехать до центра и т. д. Если вы можете оценить затраты времени на то или иное дело, вы можете выделить в своем расписании на него именно столько, сколько нужно. И в итоге - сэкономите время. Вам не придется ждать где-то или опаздывать.
ДЕЛАЙТЕ ВСЕ ВОВРЕМЯ
Вовремя снимайте показания счетчиков, вовремя оплачивайте штрафы за неправильную парковку, вовремя платите налоги и кредиты. Если не делать это вовремя - возникнут проблемы, на решение которых придется потратить гораздо больше времени.
КОНТРОЛИРУЙТЕ ПЕРЕМЕНУ ЗАНЯТИЙ
Когда вы больше двух часов занимаетесь чем-то, концентрация снижается. Меняйте занятия. Поработали над сценарием - пробежались в парке - сходили с женой в кино. В итоге всё успели, хорошо себя чувствуете и все вами довольны. За два часа в день в течение пяти дней вы напишете больше, чем если будете четыре дня раскачиваться, а на пятый просидите за работой десять часов. Первые два часа - самые эффективные.
ИЗБЕГАЙТЕ ТЕХ, КТО ВОРУЕТ ВАШЕ ВРЕМЯ
Есть коллеги и заказчики, которые отнимают ваше время, ничего не давая взамен. Например, заказчики из разряда «кофе-сигареты», которые любят встречаться с авторами, делиться с ними идеями (каждый раз новыми) и предлагать «подумать над сюжетом». Если вы видите, что эти встречи ни к чему не приводят - прекращайте общение. Скажите, что вы заняты. Даже если это не так. В данной ситуации лежать на диване и смотреть в потолок - более осмысленное и полезное занятие. Вдруг вы придумаете гениальный сюжет? Болтая с дураками вы уж точно ничего не придумаете.
ДЕЛЕГИРУЙТЕ
Кажется, что сценарист - не такая уж важная персона. Что ему делегировать? Однако не бывает, что человек одинаково силен во всех областях сразу. Например, вы любите писать сценарии, но не любите общаться с заказчиками. Найдите агента, который будет делать это за вас. Не любите составлять отчеты для налоговой? Найдите бухгалтера, который снимет с вас эту головную боль. Не любите писать диалоги? Найдите диалогиста, который... стоп-стоп, а сами-то вы что собираетесь делать?
БУДЬТЕ ГОТОВЫ ЗАНЯТЬ СЕБЯ
Имейте в запасе занятие, если вдруг появится свободное время. Например, сорвался проект и у вас появились три свободных недели. Можно пересмотреть «Клан Сопрано», а можно написать пьесу. Так пусть же у вас лежит наготове план пьесы и ждет своего часа. Пришли к нотариусу, а там очередь? Это не проблема, если у вас в сумке лежит интересная и полезная книжка.
СОВМЕЩАЙТЕ ЗАНЯТИЯ
Есть занятия, от которых вы не можете отказаться, но которые хорошо совмещаются с другими занятиями. Например, у вас маленький ребенок, который с трудом засыпает и его приходится укачивать в коляске. Можно просто списывать это время в убытки, а можно смотреть в это время кино на планшетнике или слушать лекции. Когда еще вы сможете пересмотреть всего Бергмана и Годара и еще прослушать лекции по курсу MBA?
Читать полностью
Если вы всё-таки решили почитать книги про планирование времени - будьте готовы к тому, что не все методы, описанные там, сработают. Так было у a-str:
Автор на голубом глазу пишет следующее: если вы ставите себе целью за год похудеть, напланируйте, сколько вы хотите терять кило в месяц, выделите для этого буквально 15 минут в день, и если вы это будете делать каждый день, у вас все получится.
Почему он ни слова не говорит о том, что после пятого сбитого килограмма (в общем-то, уже через месяц) вам надо будет либо увеличивать время на занятия, либо смириться с тем, что ваш прекрасный расчерченный план летит к черту.
Почему в это «15 минут на побегать» нихрена не подключается «и десять минут на душ после этого, и учтите, что еще по крайней мере четверть часа после интенсивных занятий вы не сможете делать ничего существенного, вам чайку попить и посидеть спокойненько, либо это были не интенсивные занятия».
Потому что, конечно же, если он напишет «на всякое нововведение в вашей жизни вам потребуется час в день по крайней мере» - никто не будет читать эту книгу. Выкроить час - это очень сильно перетрясти все расписание.
Вы когда-нибудь пробовали скрупулезно записывать, сколько вам нужно времени на то или иное действие? Так вот, прежде чем у вас будет уходить на бег «ровно 15 минут», узнайте сначала, сколько вам надо времени, чтобы одеться и выйти.
А потом прибавьте к этим пятнадцати минутам поездку в икею за полкой и коробочками, в коридор, потому что сил уже нет искать каждый раз ключи по сумкам и карманам, с которыми вы обычно ходите на улицу - и проще заставить себя научиться каждый раз все вынимать из карманов и класть по коробкам, чем ругаться и чертыхаться. Да, прибивание полочки тоже к этому прибавьте.
Я как-то начитался системы флай-леди и подумал - ну, почему не попробовать? Разбиваем квартиру на зоны, после этого - двадцать минут в день, красота!
Но я существо въедливое, и я записывал. Так вот. Два часа в день. Два часа. Трехкомнатная квартира с двумя людьми и тогда еще тремя котами. Без детей. Еще раз: без детей.
Я это все к чему. Лучше знать такие вещи заранее, когда берешься себя организовывать. Чтобы, вылетая из графика (а это будет, обязательно) не говорить себе - ну, конечно, я растяпа, я не могу организоваться, вон же человек пишет - 15 минут, а я? Человек врет. Закладывайте час на каждые 15 минут чего-то нового - и все получится. Примерно полгода спустя час превратится в полчаса. И можно будет заложить еще час.
Читать далее в блоге автора