От рассвета до заката, в хаотичном танце бытовых мелочей
Семейный быт доктора Эдварда Гампа, 1944
Фотография: National Library of Australia
Как планировать своё время и всё успевать? Как разобраться в разнокалиберном хаосе повседневности? И как можно работать, когда так хочется спать? У katiny-obzory есть ответ на эти непростые вопросы. Мне не нравится термин «управлять временем», потому что временем управлять это как-то странно - можно управлять своими делами, комбинировать их по-всякому, заполнять ими день до отказа или, наоборот, оставлять «окна» под новые или просто приятные вещи. Долго думала, какой тег сюда можно поставить, решила, пускай будет «полезное» - вдруг кому-то поможет? :)
По характеру я непоседливый экстраверт, торопыжка, которому сложно доводить дела до конца, придерживаться системы, методичности, постоянства, мне тяжело что-то контролировать и я терпеть не могу, когда контролируют меня и указывают, что мне делать. Но на текущий момент, чтобы быть успешным - как ни странно, практически в любой области - нужно иметь эти качества.
Есть такое понятие «хаоса дел» - когда они все разнокалиберные, из разных тем, имеют сроки или отсутствие таковых, подразумевают других участников или делаются в одиночку, выездные, или офисно-домашние, в общем, когда этот хаос внезапно появляется, то у меня лично начинается паника. Я не в состоянии спокойно и разумно мыслить, если в одном дне у меня больше 4-7 задач. Но обычно у меня штук 16.. Итак, что же делать, чтобы спастись и не утонуть?
1. Перестать стараться сделать все задачи в один день.
Безусловно, такие дни случаются, когда ты вычеркиваешь огромную часть списка, и они невероятно вдохновляют и радуют - ведь освобождается место для других дел :-D Когда мне дали в бизнес-квартире задание ставить задачи на неделю, это было для меня чуть ли не самым тяжелым - я никак не могла придумать задание дальше понедельника, а в понедельнике не хватало строчек, писала в два ряда. Большинство из нас в погоне за быстрым результатом (похудеть за 2 недели на 10 кг, стать миллионером за 3 месяца, освоить ораторское искусство за месяц и собирать огромные аудитории), который изо всех источников обещает реклама, а если обсуждать рабочие процессы - так тут конкуренты не спят, и пока ты позволил себе расслабиться, они придумают, как тебя обойти со своей новой гениальной идеей/продуктом. Накладываясь на мою природную потребность «спешить жить» это приводит к неумению равномерно распределять нагрузку.
Учиться жить медленно.
2. Понять, что безделье, чаще всего, меня угнетает, и деланье хотя бы чего-то (даже домашней работы) успокаивает мои нервы и умиротворяет душу.
Вот освободилось время/наступили выходные. И есть волшебный диванчик, и можно посмотреть какие-то сериалы, но несколько месяцев назад меня такая мулька перестала удовлетворять. Я чувствую разбитость, сержусь на себя, если просто лежу. Иногда встречающиеся в журнале статьи «о пользе лени» твердят, что лень исключительно хороша, когда ты не думаешь о приносимой ею пользе. Из чего я делаю вывод, что лениться со спокойной душой я могу только в отпуске - читать ни к чему не обязывающую литературу, спать подолгу, даже не краситься :) Т.е. в ситуации, когда объективно делать нечего, и нет над душой дамоклова меча списка дел. А дома (в Питере) всегда есть, чем заняться: сделать домашнюю тренировку, постирать белье (большинство вручную), покататься на велосипедах, написать в блог накопившееся, поотвечать на комментарии и сообщения (обычно я игнорирую это в течение рабочих дней). Получается такая странная ситуация, что время освободил, а занять его особо нечем - для чего же была нужна эта гонка?
А другой парадокс - если и выходные я провела насыщенно - раскатывая по городу, посещая разные места, встречаясь с друзьями, то моей подвижной психике кажется, что это уже перебор и в начале недели я чувствую себя несчастной и неотдохнувшей. Однако дополнительный выходной, например, в среду, где я сама занимаюсь только собой, своими текущими желаниями, болтаюсь одна по городу, способен вдохнуть в меня немалое количество жизненной силы :) Главное в этот день - ни о чем не думать, просто плыть по течению и баловать себя :)
В общем, лень и безделье полезны тогда лишь, когда у вас состояние «ничего не хочется делать», т.е. естественное желание безделья, а не сознательно принятое - (появилось время) побездельничать потому что «что-то я давно не отдыхал».
3. Слушать «замедляющую» музыку (у меня это интернет-радио ABC lounge) во время рабочего процесса, чтобы нормализовать ритм в голове.
Это вот как раз, чтобы убрать шум из головы и суету. Музыка постоянно воздействует на нас, девчонки, например, вешаются :) Им она слишком замедляет и без того небыстрые процессы, поэтому, когда я ухожу, они включают что-то пободрее :)
4. Скачать крутое приложение для задач.
Я перепробовала, пожалуй, с десяток разных. Остановилась на Хаос-Контроль (chaos-control.mobi), оно для телефона и десктопной версии. Есть прекрасное «место хаоса», куда быстро скидываешь сиюминутно родившуюся задачу.
Потом её можно доработать - присвоить сроки исполнения, контексты - дополнительный реквизит, по которому можно объединять задачи, можно создать проект, в котором внутри будут прятаться задачи, или папку, внутри которой будут и проекты и задачки.
Отдельно есть лист «план дня» - туда попадают задачи со сроками, и есть замечательное дополнение «также можно заняться сегодня» - там задачи с более поздними сроками.
Красненькая дата внизу - это просроченные задачи
Обычно, мой день начинается с того, что ещё лежа в кровати, я открываю приложение, смотрю задачи на сегодня, потом иду в папки/проекты, и проглядываю там списки задач, если вижу, что можно что-то добавить, «включаю» у них дату исполнения на сегодня и они оказываются в списке.
Недавно изучала, как проводили дни всякие разные гении, там на одном циферблате часов умещалась весь их 24-часовой день - весьма любопытно, но больше всего мне запал в душу сам циферблат - это так удобно! Глядите:
Совершенно иначе воспринимаешь отведенные тебе часы, ведь появляется 6 часов утра, 6 часов дня, 6 часов вечера - 18 часов на всякие свершения! Обалденно же!
Главный вывод по гениям - они почти все обязательно спали днем и много гуляли.
5. Про Паретто и как я с ним не всегда согласна.
Говорят, это правило можно приложить к любой сфере жизни. Я даже начала изучать своих клиентов и выяснилось, что мне выгоднее (по прибыли) обслужить 5 бабушек, чем одного клиента, но который за одни очки заплатит столько же, сколько все 5 бабушек за свои 5 пар очков. И тогда я плюнула, думаю, не, хрень это. И с фигурой, ну точно не 20% работы дают мне 80% результата.. Гораздо больше у меня занимают мысли, расчеты, построение плана питания, нагрузки, распределения.
Или вот с делами. У меня дела все слишком разношерстные, для примера:
- закупка и ремонт оборудования (офтальмологического)
- возиться с компами, чтобы нормально работали (типа сисадмин)
- найм (собеседование) и обучение сотрудников: продажам, новым продуктам, очковой коррекции, контактологии
- ведение группы в контакте, ведение сайта, инет-каталогов (съемка, описание продуктов, общение с разработчиками)
- заказ полиграфии, рекламных плакатов, постеров, придумывание текста, расположения, дизайна
- закупка товара (оправы, готовые формы, сз очки)
- прием пациентов (сложная коррекция, контактные линзы)
- подмена курьера (в случае необходимости)
- обеспечение филиалов всем необходимым для работы (создание акций, выбиванием скидок из поставщиков, разборки с клиентам и поставщиками)
- создание уюта и комфорта для пациентов и сотрудников (всякие фишечки для мотивации)
Если считать по материальной отдаче, я не могу найти те 20%, которые давали бы 80% - скорее, 50/50, ведь в рознице все детали важны - профессионализм сотрудников, это рождает доверие и позволяет продать более совершенный продукт, который принесет больше выгоды. Я лично даю мастер-классы регулярно и беру (пока я одна) самые дорогие заказы - потому что уверенность зашкаливает, я точно знаю, что, кому и как. Интернет-торговля тоже необходима - поток клиентов начинает идти и оттуда, просто я могу кучу бабок отдать маркетинговому агенству и он организует мне поток клиентов, но это выходит слишком дорого, поэтому я сама все делаю и во всем разбираюсь, долго, муторно, но пока рано для оценки результата. Нормально работающий комп и банк-клиент обеспечивает оперативность работы всей фирмы. Яркая и новая реклама привлекает больше клиентов. Широкий ассортимент гарантирует, что клиент от нас не уйдет в поисках чего-то «лучшего». Напоенные заварным кофе и печеньками сотрудники, посетившие театр, работают лучше в чистом и светло отремонтированном помещении - каждый фактор важен, из каждого растет свой клиент :)
Сейчас у меня наступил период относительного затишья, когда все каталоги уже сданы, фото сняты, подписаны и выложены, понемногу движется продвижение сайта в инете, все замечания по сайтам и каталогам отправлены ответственным лицам, творческие задания дизайнерам даны - тексты составлены, имиджи тоже, со стилем определились, размеры сняты и жду, что будет дальше, и сейчас у меня новая фишка - перейти на систему автоматизации оптики вообще :) В пятницу после работы поехала к разработчикам и 2.5 часа пролетели как секунда :) Это такая крутая штука, переехать на эту систему, и тысячи задач, связанные с этим :) Но надо мной теперь висит только текущая работа и никаких кармических долгов - я готова ехать В ОТПУСК!!! :)
6. Когда меня кто-то где-то ждет, меня ужасно это раздражает и я выхожу из себя.
Примеры: я занята увлекательной и требующей концентрацией работы, а параллельно постоянно где-то требуюсь ещё. Мама меня давно не видела, жалуется, или муж.. :) И я начинаю испытывать чувство вины, что надо мчать к ним, но при этом отрываться от своего интереснейшего занятия, которое «получается», и в итоге я начинаю злиться, что ничего не успеваю :( В итоге, страдают все. У меня довольно много увлечений, которые со мной не разделяют мои домашние, и то время, когда я ими занимаюсь, тоже «списывается» с домашних счетов в никуда :( Так что если у вас родственники разделяют ваши увлечения - присоединяйте их обязательно, тогда и время недаром потратите, и с родственниками его проведете!
Если ситуация как у меня - старайтесь впихнуть все увлечения во время рабочего дня :)
7. Планировать неделю и дни наперед.
Если неделю я планирую довольно поверхностно - появляются встречи, записи пациентов - я просто вношу их в свой календарь на телефоне, чтобы точно ничего не пропустить, потом заполняю промежутки между ними остальными делами, то на день я планирую буквально весь функционал своего организма - количество приемов пищи, раскладывая с утра по контейнерам, взвешиваю все, прикидываю, как, когда и где я смогу перекусить всем этим (часто в машине получается в последнее время), или, если много разъездов, в какое кафе я пойду и что там возьму. Если планирую спорт - то время подъема, укола, перерасчет дозы, профиля инсулина, чтобы хорошо себя чувствовать во время и после тренировки, причем имеет значение, какой спорт, в какое время дня и сколько часов; водный режим (успеть выпить все до 16:00).
Да, от этого устаешь, но у меня нет выбора - малейшая ошибка в расчетах питания, инсулина и нагрузки = мгновенно плохое самочувствие и отсутствие работоспособности. Зато с делами таких проблем нет - их планирование по дням всегда стоит того :)
8. Мои лайфхаки.
- готовить в воскресенье сразу на 3-4 дня еды. Дополнительно основное блюдо - в среду/четверг. Терпеть не могу тратить время на готовку, ужас просто! Тут меня очень выручает поваренок - муж, который занимается мойкой овощей, очисткой, взаимодействием с техникой. Обычно приготовить такое количество еды это 5 часов от выходного дня (затраты на поездку до рынка, магазина, возврат домой, и, собственно, готовка). В последний раз с помощью мужа удалось сократить до 3-х. :)
- в машине всегда сумка с купальником, полотенцами, спортивной формой для йоги, ковриком - чтобы в любой свободный момент не отказаться от посещения спорткомплекса/бассейна/спа-зоны по причине отсутствия чего-либо :)
- сменные туфли в машине - чтобы прилично выглядеть в любой ситуации :)
- хранить все записи (обучение, лекции, размеры, тренировки, рецепты) - в evernote, чтобы все записи всегда были под рукой с помощью телефона или компа
- сфоткать все документы - чтобы оперативно подтвердить бронь на квартиру, билеты, страховку - и хранить в телефоне
- вести ежедневно «домашнюю бухгалтерию» - чтобы всегда знать, сколько конкретно сейчас у меня денег, сколько и на что и когда было потрачено
- проверять социальные сети раз-два в день, рсс-подписку - раз в 2 недели, на телефоне отключить все уведомления, всплывающие окна, «пузыри» с сообщениями, все то, что создает бардак и хаос в голове :)
- дома составлять меню и список продуктов, который синхронизируется с мужниным - если ходите по гиперам, можно разделиться и класть продукты из разных отделов (приложение Listik автоматически сортирует по отделам продукты + можно задать вручную), и в итоге каждый вычеркивает что-то - у партнера обновляется список :) Ровно в два раза быстрее время проходит!
Ну и понятное дело, никаких спонтанных покупок давно уже нет. Даже если и купим, потом лежит в холодильнике, потому что некуда девать - не продумано планом питания было, вот и ждет своего неведомого часа. Поэтому в холодильнике только контейнеры и кастрюльки с готовой едой, яйца, молоко и овощи :) Чтобы взять и скусочничать что-то - такого нет :)
Ну и самое главное, понимать, а для чего мы освобождаем это свободное время, какими вещами хотим заниматься :) Для меня вот, как оказалось, не является интересной мотивация «валяться и отдыхать перед телевизором», раньше была, а теперь что-то нет - лето на улице (+11, правда, даже не позагорать, а я очень хочу!), хочется ради чего-то другого, а чего-то другое (типа йога + бассейн + сауна по воскресеньям) идет вразрез с предпочтениями мужа, он не хочет один проводить воскресенье, и его можно понять.. И остается на воскресенье закупка продуктов и готовка. Ловлю кайф от посещения гипермаркетов - сейчас я делаю зубы, и стоят они 1.5 мои зарплаты, поэтому режим экономии is on, наслаждаюсь прогулками вдоль рядов с моющими средствами :)
И хочу уже в отпуск, я уже готова, только, сдав документы на визу, не учла, что паспорт забирают тоже Ж-) Так что жду получения и как только, так сразу, хотя бы на три дня на море! :)
Очень важный апдейт:
Постоянно следить за питанием, сном и достаточном количестве жидкости!!! Если будет страдать хоть один из этих пунктов, то это сразу скажется на отсутствии мотивации делать хоть что-нибудь :) Поэтому надо высыпаться, регулярно питать свой организм, и тогда хорошо работающая система будет рада делать какие-то задачки, что вы для неё будете с воодушевлением ставить! :)