Кнопка «Не сделать» - решение домашки о потоке задач
Итак в конце прошлой недели я опубликовал менеджерскую домашку о потоке задач. Напомню задание:
Вы менеджер. У вас есть команда, которая работает недельными итерациями. Предложите, как организовать работу над потоком задач от понедельника до понедельника так, чтобы к понедельнику все задачи были сделаны, а если сделать объективно не получается, чтобы было принято наилучшее возможное решение.
Когда я писал задание домашки, у меня и близко не было решения. Но как только я сформулировал задачу текстом - решение появилось моментально, так что я не постеснялся посмотреть ответы читателей.
В одном из ответов Женя Арутюнов предложил своё решение суть которого в «последовательной, осознанной и трудоёмкой работе. Выполнять эту работу - и есть решение».
Согласен с Женей. Нужна система принципов и нужно постоянно работать, чтобы их внедрить. Это то, что я предлагаю на курсе. Это то, чем занимается бюро всё время - если любопытно, загляните как-нибудь в Коворкафе, когда там будет Артём Горбунов, и понаблюдайте, как он корректирует работу бюрист (это как бариста, но в бюро).
Однако я верю в инструменты. Человек без инструментов может очень мало. Попробуйте сделать в стене дырку для розетки. Без такой вот херни и электродрели вам будет очень скучно:
Моё решение - набор инструментов менеджера:
Кнопка «Не сделать». Все инструменты управления задачами уделяют огромное внимание сделыванию. Там всегда есть галочка, кнопочка, чекбоксик. И разные приколюхи, поощряющие сделывание. Вот из Асаны, например:
А что предлагают инструменты, когда задачу не сделал? Обычно - ничего. Чтобы просрать задачу очень часто вообще ничего не нужно, просто не отмечаешь галочку. Не удивительно, что люди теряют не сделанные задачи.
Я предлагаю добавить кнопку «Не сделать». Человек должен принимать осознанное решение, что вот эту вот задачу он просрал, и нажимать специальную кнопку:
Нажатие на эту кнопку избавит от проблемы «ой, точно, я забыл чёт». Менеджеру останется ввести « тупое правило» - к следующему понедельнику по всем задачам всем надо нажимать или кнопку «сделал» или кнопку «не сделал». Установить такой порядок, я думаю, будет не сложно.
Советы. Окей, у нас есть кнопка «Не сделать». Это этого маловато. Кнопка решает часть проблем, но не все. Мы же на самом деле хотим, чтобы задачу сделали, если, конечно, она вдруг не потеряла смысл. Поэтому при нажатии «Не сделать» наш инструмент должен помогать сделать - давать советы. Что он может предложить?
Ну, во-первых, можно попросить помощи. О том, что задача не сделана может (должен?) узнать менеджер, старший специалист или коллеги. Они могут помочь сделать или дать совет.
Во-вторых, система могла бы предложить пофлексить. Если совсем размечтаться, она могла бы анализировать задачу и предлагать конкретный вид флекса. В игре «Проект» из книги, есть очень примитивный пример подобной системы советов - если задача не сделана, тебя спрашивают, как быть - забить, попилить ещё или пофлексить:
Скриншот игры «Проект» из книги «Управление проектами, людьми и собой»
Чекины. Окей, у нас есть кнопка «Не сделать», советы и уведомления при её нажатии, но и этого мало. Допустим чувак просрал что-то и в пятницу в 20:00 нажимает «Не сделал». И что? Неделя закончилась, все разошлись по домам, задача так и останется не сделанной.
Чтобы заранее узнать о проблеме и помочь, менеджеру нужно узнать о возможной проблеме как можно раньше - среди недели. Для этого нужна ещё одна кнопка.
Когда наш менеджер проводит планёрку в понедельник, он просит ребят сделать прогноз: «Ты это сделаешь за неделю?» А человек предполагает: «Сделаю!» Когда работа начинается, прогноз меняется. Обычно в худшую сторону. Поэтому система должна спрашивать чувака каждый день «Вот ты сказал, что сделаешь. А сейчас что думаешь, сделаешь?» А чувак должен снова отведать - «Сделаю» или «Упс, уже не сделаю». И если он изменил своё мнение, об этом должен узнать менеджер, который может помочь. Ну и, конечно, система тоже может помочь советом, см. выше.
В ограничениях домашки сказано, что новых встречь и людей добавлять нельзя. А кто и когда будет спрашивать каждый день? Слава богу, Бейскемп уже давно придумал чекины. Это как скрам-собрание, но никто не собирается, а пишет, чё как:
Пример чекина из бейскемпа
У бейскемпа в чекинах вопросы, а у нас будет список задач, по которым надо подтвердить ожидания.
Замечу, что это кардинально отличается от бесящего «фоловинга», когда ты как мудак получаешь сообщение о любой хуйне, связанной с задачей.
Протухание задач. Как бы мы ни старались, к началу новой недели останутся несделанные задачи. Инструменты, описанные выше, помогут а) уменьшить количество не сделанных задач, б) сделать несделанность осознанной. Но что-то всё равно просрётся. Что делать с этими задачами?
Ответ: они должны протухнуть. То есть если у нас где-то был список задач на неделю, всё несделанное должно оттуда исчезнуть и переместится в специальный ящик для отстоя. Все задачи в этом ящики должны быть очищены, от тегов приоритета, ответственных.
Во время планирования очередной недели новые задачи можно взять из этого ящика и снова запланировать. А можно и не брать. Заниматься «воскрешением» задач должен менеджер. Если задача не сделалась и никто о ней не вспомнил, то и хуй с ней. Таким образом у нас каждую неделю будет нулевой инбокс.
Статистика. Если описанная выше система будет компьютерной, то появится возможность показать сотрудником как они принимают решения и оценивают задачи. Сколько обещают, а сколько реально сделывают. В какой момент в неделе они понимают, что ошиблись с оценкой. Менеджеру система сможет показать, сколько задач берётся в работу, сколько сделывается, сколько флексится.
Итого. У нас в системе появляется процесс, когда каждый чувак каждый день отмечает, уверен ли он всё ещё, что сделает задачу или нет. И если нет, менеджер и прочие заинтересованные об этом узнают и приходят на помощь, если нужно. Плюс несделанные задачи протухают. И всё это сдобрено статистикой, которая помогает видеть проблемы.
Такие дела.