Как пользоваться электронной почтой
Вопрос, казалось бы, не стоит выеденного яйца. Каждый думает, что он умеет отправлять письма, не так ли? Так в чем же тогда дело?
А тогда почему многие на работе регулярно пишут письма так, что им хоть почтовый аккаунт вырубай? Если кто не в курсе - электронная почта есть самый, сцуко, опасный способ коммуникации на работе. Это - пост-памятка, который я пишу для себя. Заебался объяснять в двадцатый раз - буду давать ссылку.
Начнем с того, что почта все помнит, и ничего не забывает. Сюрприз! Ваши письма легко поднять в любой удобный момент, и кому-нибудь втихую форварднуть, причем без вашего ведома. Или же, распечатать, и предъявить вам же при "разборе полетов". Проникнетесь этим, и
1. Никогда не пишите в почте того, что вы не хотите, чтобы видели и помнили все.
Более того, можно форварднуть не всю переписку (ее один хер всю читать никто не будет), а дернуть из контекста самое интересное. И продолжим тем, что оправленную почту назад не вернуть. Не плюй в колодец. Вылетит - не поймаешь.
2. Хорошенько подумайте, что вы пишете, и как оно будет звучать будучи вырванным из контекста. Избегайте любых эмоциональных формулировок. Сделайте это до отправки письма! И если есть хоть малейшие сомнения по поводу содержимого - не отправляйте такое письмо. Это проще, чем кажется - достаточно не нажимать кнопку оправить, и все.
На самом деле, Outlook умеет отзывать почту, если ее не успели прочитать, а вы вдруг одумалисть. Но я бы не советовал уповать на это.
Да, кстати, капитализация, то есть те самые ЗАГЛАВНЫЕ БУКОВКИ, которыми вы выделяете наиболее значимые слова, воспринимаются людьми как КРИК. То есть, крайнее проявление бурлящих, пнимаете-ли, говн эмоций. И если даже вы никого не обвиняете, и не кидаете в письме конкретных предъяв - люди подумают, что вы именно этим и занимаетесь. В противном случае - схерали вы тогда ОРЕТЕ?
3. Никогда, слышите - НИКОГДА не применяйте капитализацию. Вместо этого можно _подчеркнуть_ слово, или *выделить* его, если вам так приспичило.
То же самое касается восклицательных знаков!!! С ними надо обращаться аккуратнее!!!!! Я сказал - АККУРАТНЕЕ!!!!!!!!!
На чем мы остановились? Ах да. На вырывании из контекста. Так вот, убить весь контекст очень просто. Для этого отлично подходит подстрочный ответ.
> Он
делается
> примерно
вот
> так.
Раздербаниваем, пнимаете-ли, чужое письмо на абзацы (а лучше - на предложения), и начинаем по каждому предложению нести свой поток сознания. Таким образом можно легко свести дискуссию на говно, или доказать кому-нибудь, что он идиот.
4. Отвечайте на мысль, содержащуюся в письме, целиком. Не комментируйте предложения, и даже абзацы. Если только они не являются единицой мысли. И даже тогда - отвечайте не на абзацы, а на все письмо.
Да, кстати, абзац - это вовсе не какая-то там ненужная хуйня, выдуманная филологами. Абзац - он, сцуко, единица мысли, придуманный специально, чтобы отличать осмысленный текст от высера выплеска потока сознания. Мысль у вас в письме - есть? А абзацы?
5. Используйте абзацы для отделения тезисов и мыслей друг от друга
Тогда, может быть, ваши письма кто-нибудь будет читать. Потому, как всем, в том числе и вам, приходит и так дохуя корпоративного спама, который вы не читаете. Поэтому, собравшись писать письмо, трижды подумайте - может быть его, письмо вообще писать не нужно? Кому оно, в сущности, нужно, ваше письмо, а?
6. Ограничьтесь минимумом получателей письма. Иначе его не прочтут те, кому оно действительно адресовано.
Подумали, но не передумали. Что ж, тогда вы можете сильно повысить шансы вашего письма на прочтение, сделав его коротким. Три абзаца - это почти предел объема корпоративной писанины, которую способен вынести средний читатель.
Читатель-же не средний, а топ-уровня - получает ежедневно настолько дохуя спама, что у них вырабатывается привычка читать письма не дальше первого абзаца. Учтите это, когда соберетесь писать очередное длинное письмо.
7. Уже первый абзац должен давать ясное понимание, о чем это вообще, достаточную для принятия решения - читать сейчас письмо дальше, или нет. Опишите контекст проблемы (о чем это вообще), содержательную часть (что вы хотите сказать), и какого именно действия вы хотите от получателя письма после его прочтения.
А что вы, собственно, от человека добиться хотите? Хотите, чтобы он сделал что? Решил немедленно указанную проблему? Отписал вам свое мнение по ней? Проверил ваше решение на предмет ошибок? Что-то согласовал?
Или, может быть, вы хотите, чтобы он принял ваше письмо к сведению, и никак не прореагировал? Так именно так он и сделает, если вы не напишете ему в конце: "прошу подтвердить, что описанные изменения можно выпускать в релиз". Можно на "принятие к сведению" обижаться - а можно просто научиться пользоваться электронной почтой. И все.
Если вы хотите, чтобы письмо не проигнорировали не смотря ни на что - есть еще одно сильнодействующее средство. Но его надо использовать с осторожностью. Не, речь не о дурацких штуках вроде выставления приоритета письму в аутлуке. Есть средство посильнее:
8. Ставьте в копию важного письма, на которое нужен срочный ответ, своего начальника, или начальника адресата
Начальник один хер особо вникать не будет. Но адресат-то этого не знает, не так ли? Злоупотреблять этим не советую, ровно как писать в таких письмах хуйню. Вылетит. Не поймаешь.
Ну и главное. Почта - самый узкий канал коммуникации. Тонкостей ваших эмоций, которые вы испытываете при написании, адресат не видит. Но люди не могут без эмоций, и поэтому они будут за вас выдуманы. В конфликтной ситуации - не в вашу пользу. Учитывая это, редко кому удается почтой помириться, зато срач почтой потрясающе легко раздуть на ровном месте. Большинство конфликтов разогревается именно на электронной почте.
Имея это в виду,
9. Никогда не используйте почту для решения любых скользких эмоциональных вопросов. Чуть что не так - встречайтесь лично, на худой конец - телефон.
Ага, именно так. Не надо вот этих вот затяжных веток слово-заслово с десятками постов и адресатов ради выяснения какой-то никому не важной хуйни. Думаете, весь десяток адресатов с замиранием сердца следит за вашей дискуссией? Не. Всем похуй.
Такие дела. Ну, может быть, я погорячился, когда говорил, что буду давать на этот текст ссылку как на обучающий материал :). Ибо он нарушает как минимум парочку принципов деловой переписки. :) Но я надеюсь, "всем похуй". :)
PS: Писать почту, допустим, мы умеем, а как насчет читать? Вопрос, сцуко, настолько же непрост, насколько простым он кажется на первый взгляд. К счастью, эта тема исчерпывающим образом раскрыта в замечательном тексте замечательной Линор Горалик. Который меня и вдохновил на написание данного поста. Вот он:
http://linorg.ru/how-to-read.html
А тогда почему многие на работе регулярно пишут письма так, что им хоть почтовый аккаунт вырубай? Если кто не в курсе - электронная почта есть самый, сцуко, опасный способ коммуникации на работе. Это - пост-памятка, который я пишу для себя. Заебался объяснять в двадцатый раз - буду давать ссылку.
Начнем с того, что почта все помнит, и ничего не забывает. Сюрприз! Ваши письма легко поднять в любой удобный момент, и кому-нибудь втихую форварднуть, причем без вашего ведома. Или же, распечатать, и предъявить вам же при "разборе полетов". Проникнетесь этим, и
1. Никогда не пишите в почте того, что вы не хотите, чтобы видели и помнили все.
Более того, можно форварднуть не всю переписку (ее один хер всю читать никто не будет), а дернуть из контекста самое интересное. И продолжим тем, что оправленную почту назад не вернуть. Не плюй в колодец. Вылетит - не поймаешь.
2. Хорошенько подумайте, что вы пишете, и как оно будет звучать будучи вырванным из контекста. Избегайте любых эмоциональных формулировок. Сделайте это до отправки письма! И если есть хоть малейшие сомнения по поводу содержимого - не отправляйте такое письмо. Это проще, чем кажется - достаточно не нажимать кнопку оправить, и все.
На самом деле, Outlook умеет отзывать почту, если ее не успели прочитать, а вы вдруг одумалисть. Но я бы не советовал уповать на это.
Да, кстати, капитализация, то есть те самые ЗАГЛАВНЫЕ БУКОВКИ, которыми вы выделяете наиболее значимые слова, воспринимаются людьми как КРИК. То есть, крайнее проявление бурлящих, пнимаете-ли, говн эмоций. И если даже вы никого не обвиняете, и не кидаете в письме конкретных предъяв - люди подумают, что вы именно этим и занимаетесь. В противном случае - схерали вы тогда ОРЕТЕ?
3. Никогда, слышите - НИКОГДА не применяйте капитализацию. Вместо этого можно _подчеркнуть_ слово, или *выделить* его, если вам так приспичило.
То же самое касается восклицательных знаков!!! С ними надо обращаться аккуратнее!!!!! Я сказал - АККУРАТНЕЕ!!!!!!!!!
На чем мы остановились? Ах да. На вырывании из контекста. Так вот, убить весь контекст очень просто. Для этого отлично подходит подстрочный ответ.
> Он
делается
> примерно
вот
> так.
Раздербаниваем, пнимаете-ли, чужое письмо на абзацы (а лучше - на предложения), и начинаем по каждому предложению нести свой поток сознания. Таким образом можно легко свести дискуссию на говно, или доказать кому-нибудь, что он идиот.
4. Отвечайте на мысль, содержащуюся в письме, целиком. Не комментируйте предложения, и даже абзацы. Если только они не являются единицой мысли. И даже тогда - отвечайте не на абзацы, а на все письмо.
Да, кстати, абзац - это вовсе не какая-то там ненужная хуйня, выдуманная филологами. Абзац - он, сцуко, единица мысли, придуманный специально, чтобы отличать осмысленный текст от высера выплеска потока сознания. Мысль у вас в письме - есть? А абзацы?
5. Используйте абзацы для отделения тезисов и мыслей друг от друга
Тогда, может быть, ваши письма кто-нибудь будет читать. Потому, как всем, в том числе и вам, приходит и так дохуя корпоративного спама, который вы не читаете. Поэтому, собравшись писать письмо, трижды подумайте - может быть его, письмо вообще писать не нужно? Кому оно, в сущности, нужно, ваше письмо, а?
6. Ограничьтесь минимумом получателей письма. Иначе его не прочтут те, кому оно действительно адресовано.
Подумали, но не передумали. Что ж, тогда вы можете сильно повысить шансы вашего письма на прочтение, сделав его коротким. Три абзаца - это почти предел объема корпоративной писанины, которую способен вынести средний читатель.
Читатель-же не средний, а топ-уровня - получает ежедневно настолько дохуя спама, что у них вырабатывается привычка читать письма не дальше первого абзаца. Учтите это, когда соберетесь писать очередное длинное письмо.
7. Уже первый абзац должен давать ясное понимание, о чем это вообще, достаточную для принятия решения - читать сейчас письмо дальше, или нет. Опишите контекст проблемы (о чем это вообще), содержательную часть (что вы хотите сказать), и какого именно действия вы хотите от получателя письма после его прочтения.
А что вы, собственно, от человека добиться хотите? Хотите, чтобы он сделал что? Решил немедленно указанную проблему? Отписал вам свое мнение по ней? Проверил ваше решение на предмет ошибок? Что-то согласовал?
Или, может быть, вы хотите, чтобы он принял ваше письмо к сведению, и никак не прореагировал? Так именно так он и сделает, если вы не напишете ему в конце: "прошу подтвердить, что описанные изменения можно выпускать в релиз". Можно на "принятие к сведению" обижаться - а можно просто научиться пользоваться электронной почтой. И все.
Если вы хотите, чтобы письмо не проигнорировали не смотря ни на что - есть еще одно сильнодействующее средство. Но его надо использовать с осторожностью. Не, речь не о дурацких штуках вроде выставления приоритета письму в аутлуке. Есть средство посильнее:
8. Ставьте в копию важного письма, на которое нужен срочный ответ, своего начальника, или начальника адресата
Начальник один хер особо вникать не будет. Но адресат-то этого не знает, не так ли? Злоупотреблять этим не советую, ровно как писать в таких письмах хуйню. Вылетит. Не поймаешь.
Ну и главное. Почта - самый узкий канал коммуникации. Тонкостей ваших эмоций, которые вы испытываете при написании, адресат не видит. Но люди не могут без эмоций, и поэтому они будут за вас выдуманы. В конфликтной ситуации - не в вашу пользу. Учитывая это, редко кому удается почтой помириться, зато срач почтой потрясающе легко раздуть на ровном месте. Большинство конфликтов разогревается именно на электронной почте.
Имея это в виду,
9. Никогда не используйте почту для решения любых скользких эмоциональных вопросов. Чуть что не так - встречайтесь лично, на худой конец - телефон.
Ага, именно так. Не надо вот этих вот затяжных веток слово-заслово с десятками постов и адресатов ради выяснения какой-то никому не важной хуйни. Думаете, весь десяток адресатов с замиранием сердца следит за вашей дискуссией? Не. Всем похуй.
Такие дела. Ну, может быть, я погорячился, когда говорил, что буду давать на этот текст ссылку как на обучающий материал :). Ибо он нарушает как минимум парочку принципов деловой переписки. :) Но я надеюсь, "всем похуй". :)
PS: Писать почту, допустим, мы умеем, а как насчет читать? Вопрос, сцуко, настолько же непрост, насколько простым он кажется на первый взгляд. К счастью, эта тема исчерпывающим образом раскрыта в замечательном тексте замечательной Линор Горалик. Который меня и вдохновил на написание данного поста. Вот он:
http://linorg.ru/how-to-read.html